Hoe ontsnappen aan de dagelijkse ratrace? 7 tips

"Te veel is te veel", vindt Cyriel Kortleven. “Je kan nu bij Starbucks zelfs kiezen uit 87.000 drankcombinaties. Ik denk dat je al die drankjes zelfs niet in een heel leven kan uitproberen.” Nog een ander prachtig voorbeeld van te veel is te veel: “Er bestaan nu zelfs al vergelijkingssites van vergelijkingssites om ons te helpen bij het maken van de juiste keuze."

Cyriel Kortleven is een internationale spreker over creativiteit en innovatie. Met zijn 'less is more'-concept ('Lss = mr') hoopt hij de andere kant van het spectrum van innovatie onder de aandacht te brengen. De overdreven ratrace richting efficiëntie en steeds maar meer.

Less is more

“Er is op zich niks mis met meer mogelijkheden en meer welvaart, maar zoals vaker schieten we wel eens door. Heel wat mensen worden bijna verlamd door de keuzestress en al die mogelijkheden. Met als gevolg dat we nog nooit zoveel mensen hebben gehad met een burn-out. Stress is een dagelijkse realiteit geworden en er is steeds minder tijd over voor de echt belangrijke zaken in het leven.”

Iedereen druk, druk, druk

“We leven in een maatschappij met enorm veel producten en diensten. We zijn continu geconnecteerd met al onze vrienden en collega’s van over de hele wereld, met de nieuwste technologieën en een overvloed aan informatie. Dit streven naar meer heeft veel te maken met onze status en ego. Vanaf het begin der tijden is 'bezit' een belangrijke manier om statusverschillen te laten zien. Hoe meer je bezit, hoe rijker je bent, hoe belangrijker de status (en hoe groter het ego).”

Hoe meer onlineconnecties, hoe groter ons ego

“Sinds de komst van technologie is kennis en informatie (en connecties) ook een nieuwe vorm van 'bezit' geworden. Het is in het Westen dan ook algemeen aanvaard dat we streven naar meer en dat dit een symbool is voor welvaart en status. Het is zelfs voor heel wat mensen belangrijk om aan te geven dat ze 'druk, druk, druk' zijn. Eén keer druk is zelfs niet goed genoeg meer”, aldus Cyriel Kortleven.

Er zijn 3 principes die je kan toepassen om je het 'less is more'-principe eigen te maken: start met stoppen, vereenvoudig en laat los.

1. Start met stoppen

• Sla deze week een vergadering over 

In elke organisatie wordt er wel eens geklaagd over de vergaderingen. En het lijkt ook dat er een duidelijke correlatie is tussen het niveau van je functie en het aantal vergaderingen. Deze kosten lopen absoluut in de miljarden (salaris, reistijd, accommodatie), en heel wat van die vergaderingen zijn niet eens effectief en efficiënt. Heel vaak is slechts een heel beperkt deel van de vergadering relevant voor jou en zijn andere communicatiemiddelen veel interessanter.

Dus, sla eens een keer een vergadering over waar jouw toegevoegde waarde redelijk klein is. Indien achteraf blijkt dat het bedrijf nog steeds goed functioneert (misschien zelfs nog beter aangezien je nu tijd kon besteden aan echt belangrijke zaken), dan weet je dat die vergadering - voor jou alleszins - overbodig was.

• Maak een lijst van nutteloze regeltjes in je organisatie  

Heel vaak ontstaan uit al die vergaderingen allerlei nutteloze regels. Heel veel regels zijn vaak in het verleden relevant geweest, maar zijn nu niet meer nuttig door de veranderende omgeving (bv. nieuwe technologieën), maar niemand durft de regel te schrappen (aangezien we het al jaren zo doen).

Hang gewoon een wit flipchart-blad op waar mensen een nutteloze regel kunnen op noteren. Indien meerdere mensen die regel nutteloos vinden, dan kan er misschien best overwogen worden om die regel te schrappen.

• Maak je eigen not to do-lijst  

We zijn zeer goed in het maken van to do-lijstjes en het lijkt wel of die lijsten steeds langer worden. Nu, het is minstens zo belangrijk om een lijstje te hebben van zaken die je niet meer wil doen.

Gun jezelf een vijftal minuten om een aantal activiteiten op te schrijven op je not to do-lijst: zaken die je nu nog doet maar niet meer wil doen. Geef jezelf vervolgens 3 maanden om ervoor te zorgen dat je die van je not to do-lijst kan schrappen, doordat je die actie gewoon echt niet meer doet.

2. Vereenvoudig

• Vat je dag eens samen in 1 tweet  

We zijn als hoogopgeleide mensen steeds meer geneigd om in vakjargon en ingewikkelde bewoordingen te spreken. En als je deze intelligente mensen bij elkaar brengt in een organisatie zijn ze ook in staat om erg complexe systemen te ontwikkelen. Vaak bedenkt men een procedure om een bepaalde moeilijkheid te ontwijken, maar in de loop der jaren weet niemand nog waarom we bepaalde zaken dagelijks opnieuw doen.

De procedure is mogelijk helemaal niet meer relevant en we kunnen het veel makkelijker oplossen. Dus laten we terug naar de essentie gaan: wat is het belangrijkste dat moet gebeuren. Een tweet van 140 karakters sturen om een dag of vergadering samen te vatten, is een mooie manier om jezelf weer te beperken tot de essentie.

• Bouw routines in om geïnspireerd te raken  

Het lijkt een contradictie, maar soms helpt het om een routine in te bouwen om je inspiratie te prikkelen. We plannen onze agenda's vaak zo vol dat er geen ruimte meer is om geïnspireerd te raken.

Daarom is het een goed idee om een patroon in te bouwen waarop je met inspiratie bezig bent. Zo blokkeert Cyriel Kortleven zijn vrijdagochtend (zijn poetshulp komt dan ook langs, dus ideaal om het huis te verlaten) om zijn social media kanalen te bekijken (Twitter, een aantal blogs en enkele LinkedIn-groepen). Die ochtend gunt hij zichzelf de tijd om even te verdwalen in de overvloed aan inspiratie, en om vervolgens zijn eigen werk te updaten met nieuwe ideeën.

3. Laat los

• Plan 17,53 procent 'vrije' ruimte  

Naar analogie met het puzzelspel van vroeger met de blokjes die je moet verschuiven naar het ene lege vak om zo alle puzzelstukken in de juiste volgorde te krijgen. We hebben die lege ruimte nodig om flexibel te kunnen zijn. In heel wat organisaties heeft het efficiëntiemonster toegeslagen en probeert men om elk 'beschikbaar' moment volledig te benutten. 100 procent efficiëntie dus (en als het even kan 110 procent, want dan maken we een extra overuur). Wat men hierbij echter uit het oog verliest, is dat we lege ruimte nodig hebben om te kunnen 'bewegen'. Deze bewegingsruimte hebben we nodig om te kunnen reageren op die nieuwe klant, een plots probleem of andere onvoorziene omstandigheden. Het moet niet precies 17,53 procent zijn, maar statistiek doet het altijd goed.

• Laat de schuldvraag los 

Heel vaak is men binnen organisaties vooral bezig met het zoeken van de schuldige als er iets misloopt. De schuldvraag is op zich wel belangrijk, vooral om ervoor te zorgen dat het in de toekomst niet meer gebeurt en men ervan kan leren. Maar vaak gaat heel veel energie verloren tijdens deze zoektocht, aangezien afdelingen elkaar beginnen te beschuldigen.

Een probleem wordt meestal veroorzaakt door een samenloop van omstandigheden in plaats van door 1 duidelijke schuldenaar. Wat zou er gebeuren als we al die negatieve energie zouden omzetten in een positieve zoektocht om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw zou voordoen? Noem de schuldige ‘IDDI’. Iddi staat voor "I didn't do it" en het zorgt ervoor dat er een 'schuldige' is benoemd en het gesprek zich nu verder constructief kan voortzetten. Je focust vervolgens op het oplossen van het probleem en het voorkomen van toekomstige gelijkaardige situaties.

(mr) - Cyriel Kortleven is een internationale spreker over creativiteit en innovatie. Samen met zijn collega Marc Heleven exploreren ze less is more, je kan op de hoogte blijven van de laatste voorbeelden en tips via de mailinglijst en blogposts op www.cyrielkortleven.com