Hoe omgaan met persoonlijke telefoongesprekken op het werk?

Een werkgerelateerde crisis uitwerken, terwijl je op vakantie bent. Je mails checken tijdens het pendelen. Een bedrijfsgsm is praktisch, maar uiteindelijk wordt deze niet altijd voor professionele doeleinden gebruikt. Je kent het wel, oma die nog even belt tijdens de kantooruren om te vragen of je vanavond komt eten. Je elektriciteitsleverancier die laat weten dat er toch niemand thuis is om de deur open te doen, terwijl jij naar je vergadering loopt.

Het is handig om altijd bereikbaar te zijn, maar is het wel oké om telefonische privégesprekken te voeren op het werk?

Privégesprekken voeren tijdens werkuren kan storend zijn voor collega’s, medewerkers (en jezelf) uit hun concentratie halen, en het kan je onprofessioneel doen lijken. De meeste bedrijven tolereren het wel. Je weet maar nooit of het een noodgeval is en werkomgevingen worden in het algemeen flexibeler om de werkprivébalans aangenamer te maken. Maar is het zo’n goed idee om altijd bereikbaar te zijn? Sms’en tijdens een vergadering, hoe onschuldig ook, kan je afwezig en ongeconcentreerd doen lijken. Best om van bellen op de werkvloer geen slechte gewoonte te maken en het discreet te houden.

Overloop deze lijst om na te gaan of je telefoongebruik verantwoord is.

1. Check het arbeidsreglement, maar hou ook de algemene beleefdheid in het achterhoofd.

Het ene bedrijf is al strenger dan het andere. Vraag daarom aan je manager of HR of het oké is om privégesprekken te houden tijdens de werkuren. Zo ben je zeker. Doe dit vooral als je nog maar net gestart bent bij je nieuwe werkgever.

Heeft je kantoor geen specifieke richtlijnen rond telefoneren? Observeer. Wacht even af hoe anderen het aanpakken en bedenk hoe jij het zou vinden, moesten zij veel persoonlijke gesprekken voeren tijdens de werkuren.

Probeer rekening te houden met algemene hoffelijkheid. Leg geen gsm open en bloot op je bureau als je geen oproep verwacht. Verwacht je een telefoontje? Laat het dan weten aan de collega’s in je directe omgeving. Neem je gsm niet mee naar meetings, behalve in tijden van nood. Hou je je gsm toch liever in het zicht? Zet je telefoon dan zeker op stil.

2. Stel vrienden en familie op de hoogte van je werkuren.

Word je vaak gecontacteerd door dezelfde vrienden en familie? Laat hen weten wanneer je precies werkt. Zo vermijd je dat ze je om de haverklap opbellen. Sturen ze vooral berichten, beantwoord deze dan niet meteen. Zo krijgen ze het signaal dat jouw werk prioriteit krijgt en ontmoedig je hun telefonisch gestalk. Zo hou je controle over je telefoonverkeer.

Spreek ook een voicemailbericht in waarin je uitlegt dat je aan het werken bent en wanneer je wel bereikbaar bent. Je kan je telefooninstellingen op ‘niet storen’ zetten, waardoor je telefoontjes automatisch worden omgeleid naar je voicemail. Zo kan jij je rustig concentreren.

Willen ze je toch bereiken voor een noodgeval dan kunnen ze je kantoor bellen. Dat is een drempel die hen doet nadenken of hun bericht wel dringend is.

Zet ook je meldingen uit, zowel van e-mails als van sociale media. Check je updates tijdens je pauze.

3. Neem je toch een oproep aan en ben je omringd door collega’s, wees dan attent.

Niet iedereen wil op de hoogte zijn van je weekendplannen, de breuk tussen je zus en haar lief, hoe incompetent de klusjesman is, of wat je waar hebt gekocht. Sommige collega’s willen zich focussen op hun werk.

Wees daarom discreet en zonder je af tijdens een gesprek. Een lege vergaderzaal, de keuken, het toilet, de gang, buiten… Kan je het kantoor niet verlaten, hou het gesprek dan zo stil mogelijk, zodat niet iedereen kan meeluisteren.

Sommige bedrijven installeren zelfs speciale geluidsneutrale telefoonkamers of hebben ruimtes voorzien waar je je kan terugtrekken om even te bellen voor het werk of privé. Want ja de telefooncel of phone booth maakt een comeback. Binnen de bedrijfsmuren dan wel.

4. Hou het ook professioneel wanneer je naar kantoor belt.

Werk je thuis of ben je op (zaken)reis, let dan zeker op wat je zegt aan de telefoon. Of het nu naar je werkgever, collega’s of klanten is, blijf beleefd. Buiten de traditionele werkomgeving, is het gemakkelijk om professionele etiquette te laten varen. Misschien roep je in een reflex op je hond, praat je dialect, laat je je tijdens je gesprek afleiden door je lief of je kinderen, lopen we rond omdat de deurbel ging, of worden we aangesproken in de straat…

Let ook op lawaai in je omgeving en het volume van je stem. Ben je in een omgeving waar er wel eens door luidsprekers wordt geroepen (station, luchthaven, supermarkt) dan kan dit storend zijn. Vind daarom een rustigere plek of vraag of je op een beter moment mag terugbellen.

Neem daarom steeds een momentje om je omgeving op te nemen en te evalueren en jezelf mentaal voor te bereiden. Zo kan je optimaal een zakelijk gesprek voeren.

Eender waar je bent, ook telefonisch laat je een indruk achter. Hou daarom je professionele reputatie in het achterhoofd en bel verantwoord.

(sjv) – Bron: money.usnews.com