Hoe moet ik een vergadering leiden?

Zit op de meest opvallende plaats

Als gespreksleider van een vergadering neem je plaats op de meest opvallende plek aan de tafel en zorg je ervoor dat je iedereen kan zien zonder je te moeten draaien. Die positie maakt het voor nieuwkomers duidelijk dat jij de vergadering leidt, maar zorgt er ook voor dat je de lichaamstaal van iedereen kan opvangen als je luistert naar een spreker.

Vergaderhygiëne: weg met nutteloze vergaderingen!

Begin en eindig stipt op tijd

Vooreerst is het belangrijk om de vergadering precies op tijd te laten beginnen. Wie wacht op laatkomers, zal in de toekomst namelijk nooit meer op tijd kunnen beginnen. Uiteraard is het even belangrijk om de vergadering op het afgesproken uur te eindigen.

Als gespreksleider open je de meeting best door iedereen welkom te heten. Meld ook wie zich liet verontschuldigen voor de vergadering en waarom. Zijn er nieuwe mensen aanwezig, stel ze dan voor. Vraag ten slotte of iemand nog bepaalde punten aan de agenda wil toevoegen.

Begin elke vergadering ook steeds met het verslag van de vorige vergadering. Overloop het kort en deel mee wat de evolutie van de punten ondertussen is. Het is dan ook heel handig om in elk verslag te vermelden wie wat gaat doen tegen welke datum, zodat je kan controleren of iedereen zijn taken effectief uitgevoerd heeft.

Extra: Hoe spring jij eruit tijdens een virtuele meeting?

Zorg voor een strakke planning

Maak op voorhand een duidelijke, gestructureerde vergaderagenda. Dit zorgt voor een goede focus en richting van de vergadering. Concreet begin je met het belangrijkste agendapunt en zorg je voor een thematische indeling van de meeting, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten. Vergeet ook niet om af en toe korte pauzes in te lassen zodat iedereen even op adem kan komen om daarna weer geconcentreerd verder te vergaderen.

Verder is het van belang om de tijd goed in de gaten te houden. Leg voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast en zie er tijdens de vergadering op toe dat die niet overschreden wordt. Vraag desnoods aan iemand anders om de tijd bij te houden. Vermijd ook dat mensen door elkaar gaan praten en sta niet toe dat er een gesprek tussen een aantal collega's onderling ontstaat. Worden er geen nieuwe argumenten meer aangebracht? Rond het agendapunt dan af met een beslissing.

CHECK: Deze 4 vergader-types vermijd je best

Betrek iedereen bij het gesprek

Als gespreksleider is het jouw taak om iedereen bij het gesprek te betrekken. Personen die zwijgen hebben ook een mening en het is van belang om die tijdens de vergadering te horen. Het komt namelijk vaak voor dat mensen tijdens de vergadering zelf hun mond houden en pas na de meeting in de wandelgangen hun mening uiten.

Waak er ten slotte over dat alle deelnemers aan de vergadering gerespecteerd worden. Dit doe je mede door een inspirerende omgeving te creëren waarin iedereen zich veilig voelt en vrijuit kan spreken.

Lees ook: 5 succesfactoren voor online vergaderen

(Jobat/lm)