Hoe je baas, collega of klant duidelijk maken dat je teveel werk hebt?

Je bent waarschijnlijk al wel eens geconfronteerd geweest met een collega die iets in de stijl van: "Ik heb te weinig tijd, kan jij dit nog voor me doen?" zegt in het voorbijlopen en ondertussen het werk al op je bureau heeft gedumpt voor je kan antwoorden. Collegiaal als je bent, zucht je misschien even, maar uiteindelijk neem je het werk er gewoon bij. Ook al heb je zelf al moeite met je eigen werk af te krijgen op een dag.

Hoe maak je je collega’s of werkgevers nu duidelijk dat je eigenlijk écht geen tijd hebt nu?

Collega's

Laat weten dat je je collega inderdaad met deze opdracht wil helpen, maar dat je nu eerst aan een project of opdracht bezig bent die prioriteit moet krijgen. Zeg hen dat het voor jou belangrijk is om je volledig te kunnen focussen, zodat je je eigen deadline haalt. Je kan hen desnoods een ander tijdstip voorstellen waarop je hen op je gemak kan voorthelpen.

Vriendelijk zijn wil niet zeggen dat je over je heen moet laten lopen. Een vriendelijk mailtje of bericht om je collega erop te wijzen dat je momenteel geen ruimte hebt in je planning, maar op een later tijdstip graag tijd vrij wil maken, zal wel op begrip kunnen rekenen. Ze hebben zichzelf waarschijnlijk ook al wel in deze situatie bevonden.

Leidinggevenden

Nee zeggen tegen je baas is vaak moeilijk. Je voelt dat elke vraag eigenlijk een beetje een opdracht is en dat het dus bij je job hoort. Maar soms heb je gewoon geen tijd en dan loopt de kwaliteit van je prestaties misschien gevaar, wat niet goed is voor jou én ook niet voor je manager(s). Misschien krijg jij nadien de schuld dat een ander aspect van je job niet tijdig werd afgerond of dat er vertraging zit op een taak die in hun ogen belangrijker was … Beter op je strepen staan dus en duidelijkheid vragen!

Je kan bijvoorbeeld laten weten dat je graag deze taak op je wil nemen, maar ondertussen een prioriteitenlijstje maken van je eigen taken. Je kan dit lijstje dan voorleggen aan je manager en vragen of de nieuwe taak die je werd toegewezen, hoger in het lijstje staat dan de andere taken. Want als je hun opdracht aanneemt dan verschuiven de andere to do’s naar een later tijdstip … Je kan hen desnoods een ruwe schatting geven van de werktijd die je hebt ingeschat per taak. Blijf vriendelijk en benadruk dat ze jou kunnen helpen bij de inschatting van de urgentie van de opdracht. Zo weten ze dat jij je werk serieus neemt en dat je goed werk wilt afleveren (en dat je nog véél hebt af te leveren, naast hun extra karweitjes), maar dat je ook niet afwijzend staat tegenover de taak die ze je willen toeschuiven.

Klant

Ook klanten durven op ongelukkige momenten om extra aandacht te vragen. De klant is koning, maar je wil weer niet dat je werk eronder begint te lijden. Wijs hen professioneel op het werk waar je momenteel mee bezig bent (voor hen). Maak een overzichtelijk lijstje, zodat ze daar duidelijkheid in hebben. Maak daar dan ook de nota bij dat als je die nieuwe taak daar nog bijneemt, je daar een bepaald bedrag (wees zo concreet mogelijk) voor moet aanrekenen.

Ook zal de extra opdracht de originele planning waarschijnlijk veranderen. Wees hier weer zo concreet mogelijk door een ruwe timing aan te geven. Vraag hen daarna of de nieuwe timing en kost voor hen oké zijn. Nadat ze bevestigd hebben, zal je je zo snel mogelijk op de nieuwe taak storten. Zo win je tijd, duidelijkheid, bewaar je het overzicht én laat je aan je klanten weten dat je geen stappen kan overslaan om hen het beste resultaat te leveren.

Schat zelf in

Uiteraard zijn er crisismomenten waarop je gewoon alles moet laten vallen en anderen te hulp moet schieten. Schat daarom zelf een beetje de prioriteiten in. Wees begripvol. De persoon die wil dat je iets voor hem of haar opknapt, komt dat niet altijd uit luiheid vragen, maar heeft vaak zelf een te hoge werkdruk. Je weet trouwens maar nooit wanneer je zelf eens hulp nodig hebt.

Blijf vriendelijk en beleefd. Vaak zijn anderen dat niet, maar dat wil niet zeggen dat jij in hetzelfde patroon moet hervallen. Positieve communicatie heeft het meest (langdurige) effect en kan ook voor het meeste begrip zorgen.

(sjv) - Bron : Express.be