Het Nieuwe Werken vraagt om duidelijke afspraken

"E-mails zijn niet dringend. Als je iemand echt nodig hebt, dan bel je." (Gert Lambers, hr-manager Aurelium)

Technologiebedrijven zijn vaak ideale speeltuinen voor experimenten rond flexibel werken. Dat vonden ze ook bij Aurelium. Dit ICT-bedrijf, dat zich vooral op de kmo-markt richt, maakte drie jaar geleden formeel werk van Het Nieuwe Werken.

Onvoorziene problemen

“Al onze sales en consultants, ongeveer een derde van de 45 werknemers, kunnen vrij bepalen waar en wanneer ze werken. Hun agenda beheren ze volledig zelf. Wij controleren niets, behalve hun prestaties. Hoe ze hun resultaten halen, is hun verantwoordelijkheid”, legt hr-manager Gert Lambers uit.

Klinkt als een droom. In de praktijk stuitte het bedrijf al snel op onvoorziene problemen. “We merkten dat de vrijheid die we onze medewerkers gaven hen niet altijd een goed gevoel gaf. Vooral het ‘beschikbaar zijn’ bleek een bron van onzekerheid te zijn. Vreemd genoeg had dat niets te maken met de verwachtingen van het bedrijf, maar speelde dat vooral onder collega’s zelf”, herinnert Gert Lambers zich.

Werknemers durfden overdag hun telefoon niet uit te zetten, omdat hun collega’s dat ook niet zouden doen. Als collega’s ’s avonds nog een e-mail stuurden, voelden ze zich verplicht daar op te antwoorden en ook op die momenten bereikbaar te zijn.

Duidelijke afspraken

“Voor mij én het bedrijf is het nooit een probleem geweest dat werknemers besluiten om bij mooi weer een wandeling of een fietstochtje te gaan maken. Alleen werkte dat tussen collega’s onderling zo niet. Hoewel iedereen zijn agenda vrij kon bepalen, kwam het erop neer dat iedereen gewoon voortdurend bereikbaar en aan het werken was. Het Nieuwe Werken ontaardde in te veel werken, wat niet de bedoeling was”, aldus Gert Lambers.

Omdat het heel moeilijk bleek voor de werknemers van Aurelium om hun verwachte, gewenste en vereiste beschikbaarheid zelf onder controle te krijgen, drongen duidelijke afspraken zich op.

“Als we daar iets uit geleerd hebben, is het wel dat duidelijke afspraken noodzakelijk zijn om deze vorm van flexibel werken succesvol te laten zijn”, zegt de hr-manager. “We hebben de werknemers samen gezet en hen laten spreken over wat ze precies van elkaar verwachten.”

Voicemail

Op basis van die gesprekken werden een aantal duidelijke afspraken op papier gezet, zoals dat e-mails als niet urgent beschouwd hoeven te worden. “Als je iemand echt dringend nodig hebt, dan bel je. Afhankelijk van het project waar je aan werkt, of de persoon die je belt, is het ook perfect aanvaardbaar dat je op een antwoordapparaat belandt. Dat is niet altijd gemakkelijk, maar je moet daar leren mee omgaan”, legt Gert Lambers uit.

“Bots je op iemand zijn voicemail, spreek dan voldoende informatie in. Waarover bel je, hoe dringend wil je teruggebeld worden? Niets zo frustrerend als een bericht dat niet meer zegt, dan ‘bel eens’. Daar weet je niets mee.”

Meer stress

Prioriteiten herkennen en daar verstandig mee aan de slag gaan, is een van de belangrijkste werkpunten voor flexwerkers, weet Gert Lambers. “We zijn onze werknemers daar momenteel in aan het begeleiden. De vrijheid die ze hebben mag niet voor stress zorgen. Ze moeten echt voelen dat ze hun werk onder controle hebben.”

Een goede communicatie tussen bedrijf én werknemer, maar ook tussen werknemers onderling, is essentieel voor Het Nieuwe Werken. Zeker als niet alle werknemers even vrij over hun agenda kunnen beslissen.

“De medewerkers van onze service desk hebben wel vaste werkuren. Om goed samen te werken met wie wel flexibele uren heeft, moeten ook daar de juiste verwachtingspatronen gemaakt worden. De afspraak is ook hier dat er bij dringende vragen niet gemaild maar gebeld wordt, tot de service desk iemand te pakken krijgt die een antwoord kan geven. Meestal heeft dat niet zoveel voeten in de aarde, maar het zijn wel expliciete afspraken zodat iedereen weet wat hij moet doen en mag verwachten.”

(wv)