Help multitasking de wereld uit: 4 tips

Hoe kunnen we alle bordjes dag in dag uit in de lucht blijven houden? Dat is de vraag ...

1. Tracht zoveel mogelijk taken op een logische manier te bundelen

Je zou ervan versteld staan hoeveel tijd je wint door taken te groeperen in functie van de situatie waarin deze taak moet worden uitgevoerd. In plaats van 5 keer per dag naar je baas te lopen zou het bijvoorbeeld raadzaam kunnen zijn om je te bespreken punten ‘op te sparen’ en maar een keer per dag langs te gaan.

Een ander voorbeeld is een computerapplicatie. Misschien kan je beter ineens alle taken in een bepaald programma afwerken. Je kan ook denken aan bepaalde locaties waar je iets moet doen, of zelfs vervoersmiddelen als de trein of auto.

2. Volg je planning zo goed mogelijk

Als je er in slaagt om je planning te volgen dan valt het multitasken haast vanzelf weg. Je krijgt alleszins veel meer grip op je werkdag door zowel de leuke als de minder leuke taken te plannen.

Zorg zeker voor voldoende buffers om onverwachte zaken op te vangen. Klinkt dit wat neurotisch? Misschien wel maar eens het werkt wil je nooit meer terug naar de oude situatie.

3. Plan ‘switch-tijdsblokken’ in

Iedereen heeft wel dagelijkse beslommeringen of kleinere taken af te werken dus probeer deze zoveel mogelijk in een bepaald tijdslot af te werken. Zo bundel je ook het soort taken die vaak met andere taken worden gecombineerd, of die je snel na elkaar kunt doen. Het voordeel is dat je dit dan tenminste beperkt in de tijd.

4. Beperk het aantal storingen

Hoe minder afleidingen hoe beter. Zorg voor een werkplek waar je geconcentreerd kunt werken. Mocht dit een probleem zijn, zoek dan naar creatieve oplossingen.

Wanneer een bepaald rapport veel aandacht vraagt, ga dan apart zitten of spreek af dat je collega’s je telefoons een uurtje overnemen. Zoals bij elk initiatief in teamverband is het een kwestie van geven en nemen. Doe jouw collega’s dus op tijd en stond hetzelfde plezier.

(tc) 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.
Heb je interesse om efficiënter te gaan werken? Schrijf je dan in voor de open opleiding. Lezers van Jobat ontvangen 10% korting.