Heb jij ook pizza-projecten?

Kleine teams met vier à vijf mensen zijn vaak het best. Of zoals de baas van Amazon altijd zegt: If you can’t feed a team with two pizzas, it’s too large.

Het is kenmerkend voor veel bedrijven die groeien. Al snel gaan afdelingen en medewerkers naast mekaar werken. Bedrijven trachten dit dan op te lossen door teams op te richten over de afdelingen heen. Zo ook dus Accent, waar ze - met de Amazon-baas in het achterhoofd - zijn begonnen met pizzaprojecten. “Een typisch pizza-team bestaat uit vier à vijf deelnemers. Wij hebben dus grote eters”, lacht Lien Byttebier, HR-manager bij Accent.

Twintig is te veel

Bij Accent hadden ze vroeger ook wel projecten met twintig à dertig mensen. “Maar die hadden in de praktijk een aantal trekkers en anderen die wel meededen, maar niet genoeg inbreng konden hebben. Vaak waren de teams gewoon te groot”, vertelt Byttebier.

En dus gooide Accent het over een andere boeg. Er kwamen kleinere, cross-departementale en gerichte teams van een vijftal leden van diverse diensten, één verantwoordelijke en een duidelijke reikwijdte. Telkens draaien ze rond één thema dat impact heeft op diverse afdelingen. Byttebier geeft een voorbeeld. “Bij onze kredietcontrole stelden we af en toe klachten van klanten vast. Maar die kunnen diverse oorsprong hebben”, stelt ze. “Het kan zijn dat onze verkopers onduidelijke afspraken maakten, dat de consulent meer overuren doorgaf dan voorzien of dat de boekhoudafdeling een fout of oud btw-nummer gebruikte.”

Bonus

Kortom, veel zaken in een bedrijf komen van diverse kanten of afdelingen. Je bekijkt die dan ook het best met de diverse afdelingen onderling. Het zelfsturend aspect is hier zeer belangrijk, benadrukt Lien Byttebier. “Het pizzateam wordt samengesteld vanuit de groep zelf. Niemand wordt aangeduid. Tegelijk zorgen we voor een duidelijk budget en opvolging vanuit het management”, vertelt ze. “Daarnaast zijn de verwachtingen van het eindresultaat helder met duidelijke milestones. Elk kwartaal wordt door de teamleden meegedeeld wat juist gerealiseerd is.” De projecten hebben ook een vrij korte looptijd: een jaar, maar langer indien nodig.

Bij Accent zijn er dit jaar een zestal pizzaprojecten. Die gaan van data security tot e-learning, iso-certificaten en aankoop. “In het begin van het jaar worden alle pizzaprojecten vastgelegd”, stelt ze. Van de ‘hogere’ Accent-medewerkers, die toch al enige ervaring hebben, wordt verwacht dat ze hier open voor staan. Ze krijgen hier ook een bonus voor. Ook onderliggende niveaus kunnen een aanvraag indienen, bijvoorbeeld door medewerkers met ambitie. Zij krijgen dan geen bonus, omdat zo’n project in de praktijk voor hen ook een soort leertraject is.

Telefoon

Ook belangrijk: medewerkers doen de pizzameetings bovenop hun dagelijkse job. “Maar als het echt een groot project blijkt of wordt, kan het wel zijn dat we er iemand afzonderlijk opzetten”, stelt ze. Het opzet is duidelijk: thema’s tackelen die voor diverse afdelingen van tel zijn. “We merken dat, vanaf de start van onze pizzaprojecten, de samenwerking tussen de afdelingen verbetert. Mensen zullen ook sneller de telefoon nemen om met een collega van een andere dienst een probleem op te lossen.”

(wv)