Google tip: deel je werkweek zo in

Jeremiah Dillon merkte een negatieve trend op in zijn werkomgeving. Medewerkers hadden minder tijd, minder fut, minder zin om te werken of zich naar vergaderingen te slepen, waardoor ze minder deden en creëerden.

Hij stuurde een mail naar al zijn collega’s met zijn inzichten om hun productiviteit en hun timemanagement skills wat op te krikken.

E-mail

“Als je geen tijd hebt om dit te lezen... lees het dan twee keer.

Stop. Adem. Denk nu aan hoe jij je tijd indeelt. Zelf heb ik ook wel wat ruimte voor verbetering.

Er zijn twee paradigma’s als het aankomt op plannen: de manager en de uitvoerder.

De dag van de manager kan ingedeeld worden in intervals van 30 minuten, en ze veranderen elk half uur wat ze aan het doen zijn. Een beetje zoals Tetris, schuiven met blokjes en open plekken invullen.

De dag van de uitvoerder (maker, bedenker, doener) ziet er anders uit. Zij moeten dingen maken, creëren, bouwen. Maar, voor ze daar aan beginnen, moeten ze nadenken. De meest effectieve manier voor hen om hun tijd te gebruiken is door hun tijd in blokken van halve of volledige dagen te benutten. Zelfs één enkele vergadering van 30 minuten in het midden van hun ‘Doe Tijd’ kan hen ontsporen.

We moeten allemaal uitvoerders zijn.  

Ok. Goed idee. Ik zal dat doen... je weet wel... later... ik ben te laat voor een meeting. 

Nee. Zo werkt het niet. De enige manier om deze aanpak succesvol te maken, is door doelgericht te zijn. Stel daarom een implementatieplan op. Je moet precies definiëren wanneer en waar je tijd zal maken voor de ‘Doe Tijd’ voor je projecten. Laat me je even een verhaal vertellen over een studie die hier aan gewijd is:

• Een studiegroep werd gevraagd om 1 keer per week te sporten gedurende de volgende week. 29% van hen heeft gesport.
• De volgende studiegroep werd hetzelfde gevraagd, maar kreeg ook uitgebreide informatie over waarom sport belangrijk is voor je gezondheid. 39% van de groep heeft gesport.
• De volgende studiegroep kreeg de opdracht om te sporten op een bepaalde plek, op een bepaalde dag en op een bepaald moment die door hen gekozen werd. 91% heeft gesport.

Leg jezelf op om de ‘Doe Tijd’ in je agenda te beschermen, net zoals de plaats en het tijdstip waarop je het zal doen. Specifieer idealiter ook wat je zal doen of creëren. Op die manier zal het ook echt gebeuren.

Wel ik kan dit doen… als laatste ding op vrijdag, ja... nadat al mijn vergaderingen voorbij zijn.

Eigenlijk niet. Veel van onze vergaderingen kunnen korter, hebben minder mensen nodig, of kunnen gewoon geschrapt worden. Gebruik die uren voor je ‘Doe Tijd’. Maar stel het niet uit tot het einde van de dag op vrijdag. De tijd die je kiest, doet er echt toe. Je energieniveau golft tijdens de week, probeer hiernaar te plannen.

Probeer het volgende te doen:

• Maandag: Je energie helt naar beneden na het weekend.
  Plan gemakkelijke taken in die niet veel van je vergen, zoals je doelen vastleggen, jezelf organiseren en plannen.
• Dinsdag & woensdag: Je energie piekt.
  Pak de moeilijkste problemen aan, schrijf, brainstorm, plan je ‘Doe Tijd’ in.
• Donderdag: Je energie begint weg te vloeien.
  Plan hier je vergaderingen in, vooral als je een overeenkomst/overeenstemming moet bereiken.
• Vrijdag: Je laagste energiepeil.
  Doe werk dat je op een ander moment kan voortzetten. Plan op voorhand of op lange termijn en bouw aan relatiebouwen, netwerken.

Geef de voorkeur aan de ochtend voor je ‘Doe Tijd’. In de namiddag worden we vaak geplaagd door beslissingsmoeheid. Hou de late namiddag voor routineklusjes of machinale opdrachten.

Mijn nieuwe uitdaging voor jullie: creëer en bescherm jouw ‘Doe Tijd’ en hou rekening met de ‘Doe Tijd’ van anderen voor je deze verstoort.

Ik heb zelf ‘Doe Tijd’ in mijn agenda staan. Plan daar alsjeblieft niet in of over, en ik beloof dat ik mijn best zal doen om niet over die van jou te plannen.”

VIDEO

Google-medewerkers zouden geen Google-medewerkers zijn, moesten ze deze virale mail al niet in een visueel aantrekkelijk jasje gestoken hebben. Je kan ondertussen dus een videoversie van de mail bekijken.

(sjv) - Bron: Medium