Flexibel werken in de ouderenzorg loont/kan

“In sollicitatiegesprekken blijkt het vaak een troef.” (Inge Van Bouwel, hoofdverpleegkundige Familiehof)

Familiehof is sinds de overname in 2000 in sneltempo uitgegroeid tot een innovatief woonzorgcentrum en zag het aantal medewerkers van amper drie in 2000 toenemen tot een 80-tal vandaag. Dat alleen al vroeg een efficiëntere organisatie. De directie kwam zo uit bij Time Care. In 2011-2012 werd er bij Familiehof mee van start gegaan en daarmee was het woonzorgcentrum een van de eersten. Via zelfroosteren kunnen de medewerkers een gezins- en sociaalvriendelijk uurrooster zelf opstellen.

“Het systeem begint stilaan ingang te vinden, al zijn er nog niet zoveel woonzorgcentra die het al doen. Bij ons heeft die flexibele werkplanning alvast zijn deugdelijkheid bewezen. Er zijn opvallend minder 'last minute' wissels en ook voor ons is het een extra troef”, zegt directeur Koen Valgaeren.

Minder wissels

De belangrijkste aanleiding voor de invoering van een nieuwe methode voor planning was dat er na de opmaak van het definitieve uurrooster nog vaak wissels werden doorgevoerd. De hoofdverpleegkundige was telkens al gauw enkele uren zoet met het puzzelen tussen de vele wissels.

“Voordien werkten we met herhalende vaste uurroosters voor drie maanden. Dat was telkens aanleiding voor heel wat wissels, zelfs tot op het laatste moment.”, zegt coördinerend hoofdverpleegkundige Inge Van Bouwel. “Nu wordt ruim een maand op voorhand gewerkt. Midden van de maand kennen de medewerkers hun uurrooster voor de maand nadien. Daarmee kan korter op de bal worden gespeeld”, verduidelijkt ze.

“Het opstellen van die planning verloopt in drie fases”, pikt collega-hoofdverpleegkundige Anneke Caals in. “Eerst is er de wensenfase, waarbij iedere medewerker individueel zijn eigen uurrooster kan opstellen. Ze weten hoeveel uren ze die maand moeten presteren en mogen die naar eigen wensen invulling geven.”

“Vervolgens komen we in de aanpassingsfase of schuiffase. Het uurrooster wordt voor iedereen opengesteld en er wordt dan gekeken waar er nog 'gaten' zijn en waar moet worden geschoven. Onderling kunnen ze, zonder dat onze zegen daarvoor nodig is, met mekaar wisselen tussen vroege en late shiften, weekenddienst,... Daarvoor hebben ze een week de tijd, telkens tussen de eerste en zevende van de maand. Iedere medewerker heeft elke maand ook een vetodag, een dag die ze kunnen opgeven dat ze absoluut niet willen werken”, legt Inge Van Bouwel uit.

“De derde en laatste fase is de definitieve fase waarvoor wij, als planners, dan de tijd hebben om het 'definitieve' rooster vast te leggen. Uiteraard kan het nog gebeuren dat er wissels komen. Er zijn altijd onvoorziene omstandigheden. Maar dat aantal ligt toch een groot stuk lager dan voordien”, beamen de hoofdverpleegkundigen. “Het teamgevoel wordt ook aangewakkerd, medewerkers spreken onderling meer af”, voegt de directeur eraan toe.

Win-winsituatie

De invoering van het systeem is niet alleen tegemoet gekomen aan de behoefte voor een betere balans werk-privé, maar heeft ook de betrokkenheid en het medezeggenschap bevorderd. Voor het woonzorgcentrum is het bovendien een win-winsituatie.

“Wij stemden vroeger ons privéleven af op ons werk, maar dat ligt nu wel anders. Zeker de jongere generatie is daar gevoelig aan. Gezien we heel wat jonge medewerkers hebben, was dit van grote waarde. Ook om nieuwe medewerkers aan te trekken. In sollicitatiegesprekken kaart ik dit altijd aan en je merkt dat kandidaten hier warm voor lopen. Het is niet zelden een extra troef om hen over de streep te trekken voor Familiehof te kiezen”, geeft Inge Van Bouwel aan. “Het levert ook tijdswinst op om andere taken te doen. Zeker met de digitalisering die op ons afkomt. Want dan komt er weer een pak administratief werk bij”, weet haar collega.

Directeur Koen Valgaeren waarschuwt wel dat het altijd een uitdaging blijft. “Zelfroosteren vraagt natuurlijk wel om discipline, zowel de planner als de medewerkers moeten consequent blijven. Het systeem beloont de mensen die het correct gebruiken. Als organisatie moet je erover waken dat je niet hervalt in een te groot aantal wissels gedurende de maand.”

(br)