Effectief vergaderen via videocall: 5 tips

Kun je vanwege omstandigheden niet naar kantoor? Door middel van mobiele apparatuur en verbeterde netwerkverbindingen zijn er steeds meer mogelijkheden om vanop afstand te vergaderen. Werk je van huis uit, onderweg of in een koffiebar? Met behulp van video conferencing kan je overal met je collega’s vergaderen op afstand!

Hou daarbij zoveel mogelijk rekening met volgende tips...

1. Zorg dat je op tijd bent

Je wilt geen ergernissen bij je medecollega’s. Zorg er daarom voor dat je alles bij de hand hebt voor het videobellen. Log bovendien op tijd in voordat de videocall van start gaat. In een fysieke vergaderruimte wachten op een collega die te laat is, wordt als minder storend ervaren dan het online zitten wachten voor een meeting.

2. Ga voor een eenvoudige tool

Bij video conferencing is het gebruikelijk om in te loggen door middel van een link of inlogcode. Het kan voor sommige deelnemers veel tijd en moeite kosten voordat ze alles klaar hebben voor het videobellen. Stuur daarom op tijd de link of inlogcode door naar alle deelnemers van de vergadering. Een goede voorbereiding is namelijk al het halve werk.

3. Bewaar orde in het gesprek

Met veel deelnemers in een videogesprek kan het snel rommelig worden doordat mensen door elkaar praten. Vooral bij het videobellen is het belangrijk om anderen te laten uitpraten. Om ervoor te zorgen dat de vergadering gestroomlijnd verloopt, kan je er voor kiezen om een gespreksleider aan te wijzen. Het kan overbodig lijken, maar juist bij het videobellen met veel deelnemers is het een ideale oplossing. Doordat de gespreksleider de discussiepunten benoemt, wordt er structuur gegeven aan de vergadering. Hij neemt de leiding in het gesprek en bepaalt wie welk punt bespreekt of ergens op reageert.

Heb je een vraag voor iemand specifiek, begin je vraag dan met het noemen van zijn/haar naam. Zo weet deze persoon dat de vraag aan hem/haar geadresseerd is, en weten de andere deelnemers aan het gesprek dat zij beter even stil zijn.

4. Goede internetverbinding is een must

Een stabiele internetverbinding is een must bij een videoconversatie. Het voorkomt dat je beeld en geluid gaan haperen, of dat je 5 seconden achterloopt op het gesprek. De beste oplossing voor een slechte internetverbinding is om de wifi verbinding uit te zetten en over te schakelen naar het 4G-netwerk.

5. Zorg voor zo min mogelijk afleidingen

Ben je klaar voor de videoconferentie? Zorg dan voor zo min mogelijk afleiding op de achtergrond. Haal alle obstakels en items uit het gezichtsveld van de camera, dan worden de andere deelnemers niet nodeloos afgeleid. Een ander stoorzender tijdens het videobellen zijn achtergrondgeluiden. Denk bij achtergrondgeluiden aan het koffiezetapparaat dat geluid maakt, een huilende baby of blaffende hond, of andere geluiden die ervoor zorgen dat andere deelnemers worden afgeleid.

Wie niet aan het woord is, zet zijn/haar microfoon best gewoon op ‘mute’. Vergeet deze wel niet opnieuw aan te zetten wanneer je iets wil zeggen!

• Lees ook onze e-gids: Thuiswerken op een productieve én gezonde manier

(tk/kv) - Bron: Skepp