E-mail etiquette: de 25 ultieme regels

De basis

Als je een huis bouwt, begin je met de kelder. Logisch. Voor je aan je e-mail begint, start je ook maar beter met de basis.

1. Solliciteer je voor een job of wil je een persoonlijke afspraak maken? Dan verstuur je je mail met je persoonlijk e-mailadres. Verpruts je kansen niet met een onprofessioneel mailadres zoals ‘partygirl1990@gmail.com’.

2. Als je een boze mail gekregen hebt, of zelf over je toeren bent, wacht je maar beter met je mailtje. Een bericht verzenden dat gebaseerd is op emoties zorgt alleen maar voor problemen.

3. Sluit je mailtje op een vriendelijke toon af. Met een simpele ‘Met vriendelijke groeten’ of ‘Fijne dag’ kom je niet alleen professioneel over, maar geef je de ontvanger ook een goed gevoel.

4. Lees je bericht grondig na voor je het verzendt.

Timing is alles

Je kent ongetwijfeld het gevoel wanneer je angstig aan het wachten bent op een antwoord van bijvoorbeeld je baas of het bedrijf waar je solliciteerde. Geen leuk gevoel? Laat je e-mails dan zelf ook niet weken onbeantwoord.

5. De algemene regel: antwoord zo snel als je kunt, al moet je natuurlijk niet alles meteen laten vallen.

6. Als je een lange of ingewikkelde mail krijgt, schrijf dan niet meteen een ondoordacht antwoord. Laat de afzender weten dat je het goed ontvangen hebt maar iets meer tijd nodig hebt om na te denken over de kwestie.

7. Hoe sneller je antwoordt, hoe korter je e-mails mogen zijn.

Wie krijgt welke e-mail?

Als je voortdurend mailtjes krijgt waarbij je in CC werd gezet en waar je eigenlijk niets mee te maken hebt, dan kan dat best frustrerend zijn. Maar neem je zelf de regels in acht?

8. Je kunt de afzender van een mail apart een antwoord versturen, of iedereen die in het mailtje werd opgenomen. Wees voorzichtig om iedereen te antwoorden. Een update is misschien enkel belangrijk voor de baas.

9. Maak gebruik van BCC, waarbij je hetzelfde mailtje naar tientallen mensen tegelijkertijd kunt sturen, zonder dat ze zien wie het allemaal kreeg.

10. Verwacht je een antwoord van bepaalde mensen? Zet hun namen dan bovenaan, bij Aan. Wil je anderen meegeven waar je mee bezig bent zonder dat je iets terug verwacht? Zet die personen dan bij CC.

11. Maar vooral: stuur je mail naar zo weinig mogelijk mensen. Want te veel koks in de keuken, zorgt alleen maar voor verwarring.

Het onderwerp

Het eerste wat mensen lezen van een mailtje is het onderwerp! Juist daarom weet je best wat je wel of niet schrijft in dat vakje.

12. Wees gedetailleerd. Zo kan de ontvanger makkelijker inschatten hoe belangrijk het is en kan hij of zij je mailtje later ook sneller terugvinden.

13. Hou het kort. Tien woorden is het absolute maximum.

14. Ben je gehaast? Niets invullen als onderwerp is not done. Niemand ziet graag een mailtje binnenkomen getiteld ‘No Subject’.

De inhoud

De vorige onderdelen zijn belangrijk, maar alles staat of valt met de inhoud van je mail.

15. Zorg dat je e-mail overzichtelijk en duidelijk is. Ben je uren aan het typen? Dan neem je best de telefoon.

16. Hou je aan de regels die je leerde op school. Goede zinsopbouw, hoofdletters en leestekens … maar laat emoji’s achterwege.

17. Zorg dat je e-mail een duidelijke vraag bevat. Deel ook mee waarom je die vraag stelt. Niets zo vervelend als een mailtje krijgen waar je niet van weet wat er precies van je verwacht wordt.

18. Wil je enkel een update meegeven? Wees dan duidelijk dat je geen antwoord verwacht, maar dat je enkel wil meegeven hoever je staat met bijvoorbeeld een project.

19. Maak gebruik van lijstjes waar het kan. Iedereen heeft het druk en met een opsomming vraag je minder tijd van de ontvanger.

20. Zet de hoofdpunten of sleutelwoorden in het vet, zodat ze meteen opvallen. Laat hoofdletters achterwege, dat kan de indruk geven dat je boos bent.

21. Vermijd verschillende lettertypes en wees niet te enthousiast met kleuren. Je e-mail moet zo makkelijk en snel mogelijk te lezen zijn.

Bijlagen

Ja, ook om bijlagen te versturen, bestaan er regels.

22. Vooraleer je een bijlage toevoegt, denk je best even na of het echt nodig is. Een document waarin maar twee lijnen tekst staan, laat je best voor wat het is.

23. Als je twijfelt over het type document, voeg dan altijd een PDF toe. Zo weet je zeker dat je bijlage aankomt zoals het moet.

24. Als je een groot bestand moet verzenden, of meerdere zware bestanden, maak dan eerst een gecomprimeerd zip-file aan. Of maak gebruik van een dienst zoals WeTransfer.

25. Maak er een gewoonte van om eerst je bijlage toe te voegen voor je je mailtje schrijft. Zo voorkom je dat je een tweede mail moet sturen met ‘Sorry, bijlage vergeten’.

(dt/em) - Bron: The Muse