E-mail als een baas: 10 tips

Mailen als een baas: zo doe je het!

1. Laat er geen gras over groeien

First things first: laat een belangrijke e-mail niet te lang sudderen in je mailbox. Een echte baas pakt de koe efficiënt bij de horens en antwoordt snel tot zeer snel.

Is de mail minder dringend of niet echt voor jou bedoeld, wacht dan met beantwoorden tot je er effectief de tijd voor hebt of stuur de mail door naar iemand die het voor jou kan beantwoorden.

2. Gebruik het juiste e-mailadres

Ben je van plan om een professionele e-mail te versturen, gebruik dan zeker je werkmail en niet het mailadres die je privé al sinds je studententijd gebruikt. Een e-mailhandtekening komt ook altijd goed over, maar pas op: overdrijf niet met de informatie. Gebruik ook eerder een link naar je LinkedIn-profiel dan naar je Facebook-profiel.

Wil je écht als een coole baas overkomen, gebruik dan een QR-code die doorverwijst naar bijvoorbeeld de contactpagina van het bedrijf waarvoor je werkt.

3. Zoek een aantrekkelijke onderwerptitel

Een mail zonder onderwerptitel is een no-go! Laat de copywriter of ChatGPT’er in je los en maak een titel die duidelijk vermeldt waar het over gaat. Zet er desnoods de naam van de desbetreffende persoon in om de aandacht te trekken.

4. Draai niet oneindig rond de pot

Heb je een boodschap over te brengen? Vermijd een ellenlange inleiding die bij iedereen de aandacht doet verslappen. Get to the point en gebruik een korte intro om de mail te kaderen, een middenstuk dat de boodschap krachtdadig weergeeft en een conclusie die niets aan het toeval overlaat.

Ontdek: De etiquetteregels van professionele digitale communicatie

5. CC of BCC: that’s the question

Verstuur je een mail aan meerdere personen? Wees niet die amateur die alle 54 e-mailadressen in de bovenste adresbalk propt. Het maakt je boodschap minder belangrijk en de kans is groot dat iedereen ervan uitgaat dat de overige 53 geadresseerden wel zullen antwoorden op jouw vraag.

Stel jij je vraag aan een grote groep mensen, overweeg dan om de optie BCC te gebruiken: zo houd je de 54 mailadressen onzichtbaar en kan niemand zien wie de e-mail ontvangt. De optie CC kun je dan weer gebruiken wanneer het over een kleine groep van mensen gaat die duidelijk betrokken zijn bij het onderwerp van je mail.

6. Schakel je emoties (en emoji’s) uit

Een echte pro houdt het hoofd koel wanneer de emoties de overhand dreigen te nemen. Hou het zakelijk en formeel en laat die speelse, grappige emoji’s vooral achterwege.

Say what? Stop met deze woorden te gebruiken in je e-mails

7. Eindig in schoonheid

Rol jij ook altijd met je ogen wanneer een zakelijke mail afgesloten wordt met “groetjes”, “grts!” of - erger - “grtz!”? Begrijpelijk, vooral wanneer je de verzender van de mail nog niet echt kent.

Tip: met een “Vriendelijke groet(en)” doe je nooit iets verkeerd.

8. Lees het na vooraleer je het verstuurt

Haast en spoed is zelden goed, ook bij het versturen van je e-mail. Scan je tekst op mogelijke inhoudelijke of grammaticale fouten en pas die aan. Kemels horen in de woestijn en niet in je professionele mail.

9. Vergeet 24/7

Dat je vlot bereikbaar bent en snel feedback geeft op de mails die je ontvangt, is prima, maar je bent nog altijd geen slaaf van je werk - zeker niet als baas. Stel voor jezelf je grenzen tot wanneer je online beschikbaar bent en meld dat aan je collega’s.

Check: Waarom je werkmails beter 's middags beantwoordt

10. Taalgebruik

Wat de vraag of boodschap ook is, een echte pro kan die op een vriendelijke en positieve manier kordaat verpakken.

Bijvoorbeeld:

• FOUT: “Sorry voor het late antwoord, de reden is blablala…”
• GOED: “Bedankt voor je geduld.”
  
  
• FOUT: “Ik denk dat we beter…” (komt onzeker en twijfelachtig over)
• GOED: “We gaan…” of “Het zou beter zijn dat…” (komt zelfzekerder over)
  
  
• FOUT: “Wanneer kun je deze taak op jou nemen?” (is niet echt duidelijk wanneer de gewenste deadline is en legt het initiatief volledig bij de geadresseerde)
• GOED: “Kun je dit uitwerken tegen?..” (komt duidelijker over en biedt ruimte om eventueel een alternatieve en meer realistische deadline voor te stellen)
  
  
• FOUT: “Weet je hiermee genoeg?", " Heb je nog meer informatie nodig?”
• GOED: “Laat maar weten of je nog verdere vragen hebt”
  
  
• FOUT: “Sorry voor de fout, ik heb me vergist want … blablabla”
• GOED: “Dank je wel om het op te merken!” (je bent hem of haar dankbaar voor de opmerking want je hebt eruit geleerd)
  
  
• FOUT: “Kan ik vroeger vertrekken op die vergadering want…?”
• GOED: “Ik moet om X uur vertrekken op de vergadering.” (ook een baas heeft recht op een sociaal leven)

7 tips: Je excuses aanbieden via e-mail

Ultieme tip!

Bestaat de kans dat er heel wat online gediscussieerd zal worden als antwoord op jouw e-mail? Laat die mail dan voor wat hij is en plan een korte vergadering of samenkomst in: het zal je heel wat tijdverlies en online frustratie besparen.

Een echte pro kijkt de vraag of het probleem dan ook recht in de ogen en praat zaken graag op een volwassen manier face to face uit.

Extra: 5 tips om beter te communiceren op de werkvloer

(fd)