De ideale vergadering: 16 do's & don'ts
Welke zaken moet je tijdens belangrijke meetings zeker doen … of laten? Een overzicht van een aantal absolute do's en don'ts!
Om optimaal te kunnen werken, loont het om even stil te staan bij de organisatie van je takenlijstje.
Je open taken op meerdere plaatsen noteren brengt je vroeg of laat gegarandeerd in de problemen. Hoe kun je prioriteiten stellen als je niet eens een overzicht hebt van alles wat je nog wilt doen? Zorg dus altijd voor één to-do lijst, die je op een centrale plaats bewaart. Zo kun je hem op vrijwel ieder moment van de dag raadplegen of bijwerken.
Natuurlijk kun je acties tijdelijk op een andere plaats noteren - bijvoorbeeld in een notitieboekje - als ze later maar op je enige echte to-do lijst komen te staan.
Je hebt nu een lijst met alle open taken. Dat kunnen er vijf zijn, of vijftig … dat hangt bijvoorbeeld af van je rol in de organisatie. Om te bepalen waarmee je zult starten, moet je in één oogopslag kunnen zien hoe belangrijk en urgent iedere taak is.
Bij het noteren van je taken schrijf je dus best direct ook de prioriteit op, bijvoorbeeld door middel van een cijfer- of lettercode.
Niets is zo demotiverend als een eindeloze to-do lijst waarbij het einde maar nooit in zicht wil geraken. Om wat verlichting te bieden, kun je alle taken waar je niet binnen enkele dagen aan toe zult komen verwijderen en op je ‘later lijst’ noteren. Hier staan dan alle activiteiten met een lagere prioriteit op waarvan het geen ramp is als je er nooit (of in elk geval voorlopig niet) aan toe komt.
Wanneer in de toekomst een rustigere periode aanbreekt, kun je jouw ‘later lijst’ gebruiken om taken voor je to-do lijst te vinden.
Je takenlijst is jouw bijbel op kantoor. Het is het punt waarnaar je steeds terugkeert om te bepalen wat je gaat doen. Daarom moet je takenlijst altijd up-to-date zijn. Dus:
De 10 minuten per dag waarin je aan het schuiven bent met de prioriteiten van je open taken gaan zich in een veelvoud van tijd terugbetalen!
Om aan bovenstaande vereisten te voldoen, moet je to-do lijst wel digitaal zijn. Een lijst bijhouden op papier werkt niet, omdat je dan veel te gemakkelijk het overzicht verliest. Als op pagina 2 of 3 bijvoorbeeld nog open taken staan, dan zie je die gemakkelijk over het hoofd. En taken verschuiven omdat de prioriteiten veranderd zijn, lukt alleen op de computer. Een simpele tekstverwerker is dus de beste tool voor jouw to-do lijst.
Zorgen e-mails ervoor dat je nauwelijks aan je to-do lijst kunt werken? 9 snelle tips tegen een overvolle mailbox
(ak)
Alexander Keehnen is operationeel manager bij een start-up onderneming en geeft workshops op het gebied van zelfmanagement. Meer tips over stressvrij werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek 'Weg met Stress op Kantoor'.
12 november 2021Welke zaken moet je tijdens belangrijke meetings zeker doen … of laten? Een overzicht van een aantal absolute do's en don'ts!
Er wacht een lastig werkje, maar je doet liever andere zaken. Stress en frustratie zijn het resultaat. Maar stoppen met uitstellen is niet zo moeilijk ...
De coronasleur is niet goed voor je brein. Psycholoog en TEDx-spreker Thijs Launspach geeft tips om je brein te onderhouden...
Altijd maar weer dat werk mee naar huis, nooit eens het gevoel dat je taken voor vandaag zijn afgerond ... een herkenbaar gevoel? Het kan ook anders!
Kijk met een loopbril naar je werk, en je zal versteld staan van het resultaat. Yep, je kan ineens veel doen op één dag!
Een iPad is een duur, maar o zo plezant speeltje. Hoe je baas te overhalen om er jou een te geven? Da's makkelijk...
Wil je graag wat meer structuur brengen in je werk? Dan hebben wij een aantal praktische tips waarmee jij je werkdag succesvol kan plannen.
Zoals veel sectoren zoekt de metaalsector hardnekkig naar technici... Welke jobs worden vaak gevraagd?
Bijna twee derden van de werkende 55-plussers zou het afgelopen jaar over het hoofd gezien zijn voor een promotie.