De opmars van visual management: geen woorden maar borden

"De borden zorgen voor transparante communicatie binnen het team." (Commercieel consulent Elke Mets, rechts op de foto naast haar collega Madelon Rats)

1. De consulent

“Een belangrijk moment is ons ochtendoverleg. Dat is het moment waarop we samen met het team de stand van zaken op het scrumtakenbord bekijken”, vertelt Elke Mets, commercieel consulent bij HR- en uitzendbedrijf Agilitas. “Het is een bord waarop onze belangrijkste taken vermeld worden en waar gekleurde post-its je vertellen hoever we al staan. Zo zie je duidelijk hoeveel vacatures er al ingevuld zijn en hoever we staan met het voorstellen van kandidaten.”

Het handige van dit bord is dat je in één oogopslag knelpunten ziet. “Zie je een vacature die toch niet ingevuld geraakt, dan wil je je daarop focussen. Elke consulent werkt met een specifieke kleur post-its. Dit biedt het voordeel dat je er snel achter komt wie in je team ondersteuning kan gebruiken.”

Het grootste pluspunt van die borden? “Ze zorgen voor transparante communicatie binnen het team. Meer nog, ze wakkeren het enthousiasme van je medewerkers aan. Het gebeurt regelmatig dat ik een collega naar het bord zie huppelen om met een post-it zijn of haar volgende stap te visualiseren.” Borden houden mensen ook betrokken. “In ons kantoor is er ook een muur met feelgoodquotes, zoals: ‘Als het leven je doet struikelen, maak dan een salto.’ Het zien van zulke woorden geeft een goed gevoel, niet?”

2. De verpleegkundige

“Vorig jaar hebben we op onze afdeling een verbeterbord geplaatst waarop we verpleegkundigen en logistieke medewerkers uitnodigen om verbeterpunten en -voorstellen te melden. Zo’n bord heeft zeker een effect. Mensen voelen zich aangemoedigd om zowel kleine als grotere aandachtspunten in alle openheid te bespreken”, vertelt Vicky Hooyberghs, hoofdverpleegkundige op de eenheid reumatologie-endocrinologie van UZ Leuven.

"Visualiseren van informatie, maakt zaken concreter.” (Hoofdverpleegkundige Vicky Hooyberghs)

Dat die punten zo zichtbaar zijn voor het hele team, draagt volgens haar bij tot een feedbackcultuur. “De topics op het bord gaan bovendien leven binnen het team. Mensen beginnen erover na te denken, praten erover en ze formuleren ook oplossingen. Het mooie daaraan is dat er een dynamiek op gang komt, waarbij het team met ideeën komt om de kwaliteit van onze zorg verder te optimaliseren. Uiteraard staat de tevredenheid van onze patiënt centraal. Maar je krijgt ook een hechter team.”

Op de afdeling tref je ook patiëntenborden aan waarop de patiënt aan de hand van foto’s kan zien welke verpleegkundigen van dienst zijn. “Visualiseren van informatie maakt zaken concreter en zorgt ervoor dat wat je wil communiceren, effectief binnenkomt. En dat is nu net de basis van communicatie die werkt”, zo vat ze samen.

3. De softwareontwikkelaars

Een zeventigtal medewerkers verdeeld over zeven productteams staan bij HR-specialist Attentia in voor de productontwikkeling van DOTS, hun onlineplatform voor HR en well-being. Om de samenwerking vlot en flexibel te laten gebeuren, gebruiken de teams zogenaamde agile-methodes zoals scrum.

“Wij staan elke ochtend samen rond ons bord. Zo wordt het heel tastbaar wat er nog gedaan moet worden.” (Scrum master Ivo Luyckx)

“Hierbij deel je een groter product op in verschillende zogenaamde user stories, die je om de twee weken oplevert in een sprint. Zo krijg je veel sneller feedback van de gebruikers en klanten. En kun je sneller reageren op de wisselende noden of eventuele fouten”, aldus Ivo Luyckx van Attentia. “Ik zorg ervoor dat iedereen optimaal kan samenwerken binnen ons IT-team, dat overigens multidisciplinair is met ook testers en analisten”, vertelt Luyckx.

Ook scrum heeft een visuele kant. “Wij staan elke ochtend samen rond ons bord. Zo wordt het heel tastbaar wat er gedaan is en nog gedaan moet worden. Productverantwoordelijken kunnen ook altijd op ieder bord de evolutie van de sprint opvolgen”, zegt hij. “We gebruiken scrum al langer, maar nadien is daar ons bord bijgekomen. Zo zie je hoever iedereen staat met de opvolging van de verschillende taken. En ook waar de sterke, aandachts- en knelpunten van je team zich bevinden.”

(William Visterin & Nathalie Dirix)