De opmars van timeboxing: to-dolijstje krijgt upgrade

“Het probleem is dat we onze tijd niet goed gebruiken. We stellen uit en krijgen minder voor mekaar dan zou moeten”, stelt Marc Zao-Sanders. Met timeboxing probeert hij een antwoord te formuleren en hij schreef er ook een boek over. Zao-Sanders is geen productiviteitsgoeroe of opinion leader, maar eerder een gebruiker van de methode. Zelf staat de man aan het hoofd van een techbedrijf in Londen.

Concreet is timeboxing de combinatie van een to-dolijst en een agenda. De aanpak is simpel: geef elke taak op je takenlijst een bepaalde hoeveelheid tijd, plan deze in je agenda en blokkeer daarna alle afleidingen terwijl je ermee aan de slag bent. Blijf eraan werken tot de toegewezen tijd verstreken is, beoordeel je voortgang en ga verder met het volgende item op je takenlijst.

Uitstelgedrag is genetisch bepaald: wat kan jij doen?

Troeven

Timeboxing bestaat dus uit twee activiteiten: plannen en het effectief uitvoeren. Vóór elke werkdag verdeelt Zao-Sanders zijn agenda in verschillende blokken. Voor meetings, taken die geconcentreerd werk vereisen en ook voor pauzes – al is het maar 15 minuten. “Naarmate je de methode meer gebruikt, ga je ook beter kunnen plannen”, stelt hij.

De auteur raadt aan om taken waar je echt flinke concentratie voor nodig hebt te plannen op momenten waarop je het hoogste niveau van focus en energie hebt, bijvoorbeeld ’s ochtends vroeg. “Timeboxing is erg actiegericht. Je voegt één enkel item toe aan je agenda, je bepaalt een passende tijdsduur en je kunt aan de slag”, stelt hij.

Gewone takenlijsten houden vaak geen rekening met de tijd die je nodig hebt om ze te voltooien. “Hier kies je op voorhand wat je doet, voordat de afleidingen van de dag zich aandienen. Zo kun je je op één ding tegelijk concentreren.”

Lees ook: 7 timemanagement hacks voor op je werk

Nog een weg te gaan

Uiteraard heeft de medaille ook een keerzijde. Zo werkt timeboxing uiteraard alleen voor jobs waar je je taken zelf kunt inplannen. Dat is niet altijd het geval, al kun je ook bijvoorbeeld maar één of twee dagen per week timeboxen. Daarnaast vergt het ook tijd en focus (en discipline) om je timeboxen op voorhand in te plannen.

Bovendien is timeboxing nog niet erg bekend. Bij het grote publiek zijn er bekendere technieken zoals Pomodoro (waarbij je je werk verdeelt in gefocuste intervallen van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten). Om nog maar te zwijgen van de klassieke to-dolijst. Maar de groep van timebox-aanhangers groeit gestaag.

De optimale to-do lijst: 5 tips

(William Visterin) - Bron: Go for happy Magazine / 'Timeboxing, de kracht van één ding tegelijk doen' van Marc Zao-Sanders