De oorzaken van jouw e-mailverslaving blootgelegd

De meeste mensen steken hun e-mailverslaving op hun job, anderen op hun vrienden. Hoe dan ook: zeker met de komst van de smartphone verspillen velen van ons bergen tijd met het nakijken van onze mails. Van ’s morgens tot ’s avonds en de dag erna opnieuw. Want het stopt nooit meer. Wat is eraan te doen? Inzien hoe zo’n verslaving tot stand komt, kan alvast helpen.

Een disfunctionele gewoonte

Zeker voor mensen die in de kennissector werken, is de kans groot dat ze op een bepaald moment verslaafd geraken aan hun e-mails. En dat kost hen gemoedsrust en veel krachten. Vooral smartphones hebben een verslavend effect op hun eigenaar, mede door de e-mailapp.

In zijn boek ‘The power of habit’ omschrijft Charles Duhigg hoe je gewoonten aanmaakt. Voor elke gewoonte zijn er drie actoren die samenwerken: de trigger (T), de actie (A) en de beloning (R). Anders omschreven: als er iets gebeurt, dan doe ik iets en krijg ik een beloning. Bijvoorbeeld: als de telefoon rinkelt, neem ik op en wordt mijn verwachting ingevuld. Wanneer zo’n gewoonte een verslaving wordt? Als iets niet doen pijnlijker wordt dan iets wel doen.

Nir Eyal gaat in zijn boek ‘Hooked: How to build habit-forming products’ verder op het TAR-model van Duhigg. Hij legt de systematiek van verslavende producten uit en voegt een extra element toe aan het TAR-model: de investering. Hoe meer je in iets geïnvesteerd hebt, hoe moeilijker het wordt om het los te laten. Hoeveel tijd heb je de voorbije maanden geïnvesteerd in je mailbox? Inderdaad. Constant je e-mail checken wordt zo een disfunctionele gewoonte.

De triggers

Er bestaan zowel interne als externe triggers die je ertoe brengen nog eens op je smartphone of laptop te kijken. Zulke externe triggers zijn alle mogelijke geluidjes of anderen meldingen die de devices rondom je laten weerklinken of tonen. Elimineer die externe triggers. Zet je geluidjes af, verwijder de apps.

Daarnaast zijn er ook nog interne triggers. Je brein maakt bij alles associaties: bij mensen, plaatsen, emoties, routines, noem maar op. En al die dingen kan je in verband brengen met je inbox. Emoties als verveling of vermoeidheid kunnen je triggeren, net als pakweg een wachtkamer of toilet. Veel valt er niet tegen te beginnen, je brein werkt nu eenmaal zo. Maar je kan je wel wapenen door die triggers te herkennen. Probeer op zo’n moment een ander actie te ondernemen. Associeer de wachtkamer met een krant en verveling met een wandelingetje.

De actie

Het kost je vaak weinig energie om een e-mail te lezen en te beantwoorden. Bijna geen, eigenlijk. En dus wordt je gedrag snel compulsief. Als je je triggers niet uitgezet krijgt, kun je er nog altijd voor zorgen dat de actie afgeremd wordt.

Probeer ervoor te zorgen dat het je meer moeite kost om je e-mail te checken. Zet devices af en toe helemaal af (ze speciaal opstarten voor een e-mail kost je tijd), verwijder apps of zorg voor een systeem waarbij je op veel knopjes moet klikken of wachtwoorden dient in te vullen. De kans dat je ‘effe snel’ je inbox checkt, is zo weer wat verkleind.

De beloning

Volgens Nir Eyal zijn er drie soorten beloningen: sociale beloningen, de middelen of ‘the hunt’, en persoonlijke beloningen. Onze inbox kan een paar van die beloningen voortbrengen. En net de mix van al die beloningen is de meest verslavende.

Snel antwoorden op een e-mail wordt vaak als efficiënt gepercipieerd. In de meeste omgevingen staat efficiënt synoniem voor waardevol. En dus zal je vaak naar je inbox gaan, want je wordt door je omgeving graag als waardevol aanzien. Als je ’s avonds laat nog een mailtje beantwoordt, ga je ervan dat dat binnen de normen van je omgeving goed gedrag is.

Zeker voor kenniswerkers is informatie een belangrijk middel. Een e-mail kan nu eenmaal belangrijke informatie bevatten. Het is dus belangrijk dat je je inbox in de gaten houdt. Dat er informatie in zit, is voor ons brein vaak belangrijker dan de vraag of die informatie ook dringend is.

Voor onszelf willen we persoonlijke voldoening. Vaak hangt dat samen met de erkenning die we krijgen van anderen, de sociale beloning. We willen graag bewonderd worden en aanzien creëren. Veel e-mails krijgen en snel beantwoorden, doet je jezelf belangrijk voelen.

De investering

Hoe meer tijd je in iets gestoken hebt, hoe sterker de motivatie – of dwang – om dat te blijven doen. Heb je de voorbije maanden en jaren het imago opgebouwd dat je altijd bereikbaar bent per mail en steevast antwoordt? Dan is het lastig om daar opnieuw vanaf te stappen. Heb je doorheen de jaren de juiste nieuwsbrieven en mailinglijsten gevonden? Idem dito.

Conclusie: hoe geraak je ervan af?

Er is helemaal niets mis mee om je inbox af en toe te checken, maar probeer de verslaving buiten de deur te houden. De beste manier om dat te doen, is in de eerste plaats erkennen dat je te veel tijd verkwist met je e-mails. Eens dat besef er is, kan je je triggers in vraag stellen. Als het je lukt om minder te mailen, dan kan je nog altijd genieten van de beloningen die ermee samen gaan. Maar ook van nog veel andere dingen, zoals het echte offline leven.

(mr) – Met dan aan Johan D'Haeseleer, hij helpt werknemers en zelfstandigen om te winnen van hun to do’s. Meer tips en tricks door in te schrijven op zijn nieuwsbrief op www.extratijd.be.