De ideale vergadering: 16 do's & don'ts

1. Hou een specifiek doel voor ogen

Een vergadering zonder specifiek doel leidt zelden tot goede akkoorden. Wie een vergadering organiseert, denkt beter goed na over het concrete doel ervan. Hoe specifieker, hoe beter.

2. Hou notities bij

Noteer voor jezelf welke zaken je graag wil bespreken tijdens de meeting. Ook tijdens de vergadering kan het belangrijk zijn om bepaalde opmerkingen neer te schrijven, zodat je ze niet vergeet wanneer er weer snel wordt overgeschakeld naar een ander onderwerp.

3. Check je uiterlijk

Een ladder in je panty of een melksnor … kijk voor een vergadering na of alles nog wel goed zit. Mensen worden snel afgeleid en iemand met gemorste koffie op zijn hemd helpt hier zeker niet bij.

4. Kom niet te laat

Te laat komen op een belangrijke vergadering getuigt van weinig respect tegenover de andere aanwezigen. Neem alle voorzorgen die nodig zijn om op tijd te kunnen komen. Je wilt echt niet diegene zijn waar iedereen al zuchtend op zit te wachten.

5. Wees niet té vriendelijk

Te familiair gedrag hoort niet thuis op een businessmeeting. Wees vriendelijk, maar ga er niet over. Er moeten immers nog altijd professionele en géén privézaken worden besproken.

6. Praat niet te veel

Geef ook anderen de kans om het woord te nemen. Mensen die een vergadering organiseren om enkel hun eigen zegje te kunnen doen, sturen beter gewoon een mededeling via e-mail of houden beter een presentatie.

7. Luister niet te veel

Wie alleen maar luistert en zelf nooit het woord neemt, komt ongeïnteresseerd over. De meeste vergaderingen zijn interacties, dus probeer toch een nuttige bijdrage te leveren.

8. Vermijd ruzie

Meningen kunnen verschillen en in sommige vergaderingen gaat het er soms heftig aan toe. Luister naar andermans voorstellen en breek ze niet onmiddellijk af, maar argumenteer op een beleefde manier waarom je bepaalde zaken geen goed idee vindt.

9. Geef geen verkooppraatje

Natuurlijk moeten er tijdens vergaderingen bepaalde zaken 'worden verkocht', maar leer geen doorzichtig verkooppraatje uit het hoofd. Probeer eerst te achterhalen wat anderen willen, voor je jouw geniale idee op anderen loslaat.

10. Doe research

Wie onvoorbereid naar een meeting komt, valt automatisch door de mand. Doe de nodige research over wat er tijdens de meeting zal worden besproken.

11. Onthoud namen

Probeer (in de mate van het mogelijke) de namen van alle deelnemers aan de vergadering te onthouden. Niets beschamender om iets te moeten vragen aan 'dingske' of 'u daar'. Maak desnoods een kleine schets van alle aanwezigen die je in noodgevallen kan raadplegen.

12. Stel geen persoonlijke vragen

Laat vragen als "Hoe is het met je vrouw en kinderen?" achterwege tijdens een belangrijke meeting. Hou ze voor na de vergadering, wanneer je tijd hebt om een persoonlijk gesprek aan te gaan.

13. Flirt niet

Een meeting is niet het moment om je charmes los te laten op die ene mannelijke of vrouwelijke collega die je al weken ziet zitten. Flirten komt nu eenmaal niet professioneel over.

14. Schakel je telefoon uit

Je wil echt niet diegene zijn die een belangrijke vergadering verstoort met zijn rinkelende gsm. Je telefoon uitzetten tijdens een meeting is een vorm van beleefdheid en toont respect tegenover collega's en/of klanten.

15. Laat je niet afleiden

Niets vervelender dan een vergadering die uitloopt omdat er zaken worden besproken die niet relevant zijn. Focus je enkel op het noodzakelijke en laat je niet meeslepen door smalltalk.

16. Volg op

Vergeet na de vergadering de follow-up niet. Zet op te volgen afspraken in je agenda en check op tijd of ze worden nagekomen.

(nm) – Bron: Inc.com