De 5 grootste tijdverspillers op kantoor: hoe ga je ermee om?

Wees niet bang om een gesprek af te breken: “Sorry, maar ik moet weer aan de slag. Heb ik je zo voldoende vooruit geholpen?”

Hieronder de meest effectieve technieken om met deze tijdverspillers om te gaan ...

1. Perfectionisme

Als een taak af is, is hij af. Iedere minuut die je er extra aan besteedt is pure verspilling. Bepaal dus duidelijk voor iedere taak wat “goed genoeg” is. Zodra je dit bereikt hebt, ga je verder met je volgende taak.

Houdt altijd dit kernprincipe in gedachten: eerst uitdagen, dan besluiten, vervolgens uitvoeren. Een perfectionist is iemand die steeds blijft uitdagen, in plaats van na het besluit te focussen op de uitvoering.

2. “Rework” (fouten herstellen)

Zoals de bekende sportcoach John Wooden zei: “Als je al geen tijd hebt om het goed te doen, wanneer ga je dan tijd hebben om het opnieuw te doen?” Zorg dus dat je alles in één keer goed doet. Een goede focus en concentratie helpen daarbij.

Deze tijdverspiller geldt vooral voor administratieve taken: een fout leidt tot een klacht, en alle moeite van de afhandeling had voorkomen kunnen worden door de fout niet te maken. Maar dit geldt ook voor organisatorische functies. Bij het nemen van besluiten geldt bijvoorbeeld: zorg dat alle mensen met inspraak direct betrokken zijn en baseer het besluit op objectieve informatie, zoals statistieken. Zo voorkom je dat andere belanghebbenden later een beslissing omkeren, of dat nieuwe informatie zorgt dat je weer een stap terug moet nemen.

3. Collega’s en onverwachte bezoekers

Wij zijn allemaal goed van binnen en willen niets anders dan anderen helpen. Maar soms gaat dat ten koste van onszelf. Hieronder staan een aantal concrete suggesties om toch respectvol “nee” te zeggen tegen collega’s die van je tijd komen roven:

• “Sorry, ik help je graag maar ik ben nu even bezig. Is het goed als ik over een halfuur bij je langsloop?”
• Plan een afspraak met iemand die vragen aan je wil stellen. Dan kan hij of zij zich voorbereiden en kan jij er rekening mee houden in je planning.
• Kies vaste tijdstippen waarop je beschikbaar bent voor vragen en geef deze door aan de belangrijkste vragenstellers in je werkomgeving.
• Kies een geïsoleerde werkplek. Je kunt bijvoorbeeld thuiswerken of een vergaderzaaltje reserveren om je in afzondering te kunnen concentreren op een taak.
• Draag een koptelefoon. Dit is een duidelijk signaal dat je even niet aanspreekbaar bent.
• Wees niet bang om een gesprek af te breken: “Sorry, maar ik moet weer aan de slag. Heb ik je zo voldoende vooruit geholpen?”

En laten we de rollen eens omkeren. Heb je jezelf al eens afgevraagd of je respectvol omgaat met de tijd van jouw collega’s?

4. Noodgevallen / paniek!

Ken je dat gevoel? Je ontvangt een gesproken of geschreven bericht dat er iets fout is gegaan en je weet direct: o jee, dat is míjn schuld! Je weet direct wat de oorzaak is en schiet in gang: corrigeren, excuseren en hup, versturen.

Maar in je haast heb je weer een fout gemaakt, en je moet je nogmaals excuseren aan al je collega’s. Nu is het pas écht gênant geworden.

Overhaaste acties maken problemen alleen maar erger. Denk dus altijd rustig na voordat je actie neemt. Verzamel feiten en statistieken, en benoem vervolgens verschillende opties om met het noodgeval om te gaan. Overleg eventueel ook even met een collega over de oplossing. Zo voorkom je dat met een foute aanname of overhaaste actie het noodgeval nog erger gemaakt wordt.

5. E-mails

Heb je ook collega’s aan wie je best geen e-mails meer stuurt? Over hun schouder zie je dat het aantal ongelezen berichten niet meer te tellen is, en hun inbox is geworden tot een Bermudadriehoek waarin op mysterieuze wijze van alles verdwijnt.

Hoe hou jij jouw e-mailverkeer wél onder controle?

• Sluit iedere dag af met een (vrijwel) lege inbox
• Bedenk steeds of het sturen van een e-mail wel nodig is
• Bekijk je inbox alleen op tijden die je vooraf bepaald hebt
• Stel een goed e-mailarchief samen

Zoek je meer tips over omgaan met e-mails en andere stressfactoren op kantoor? Vraag dan het gratis rapport over e-mailen op kantoor aan. 

(ak) 

Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.