Zouden mensen dit wel eens hebben bij vergaderingen die jij organiseert?
Soms? Misschien? Dan is het tijd om goed na te denken bij je aanpak! Hier zijn de vijf geheimen van een perfecte vergadering, eentje zonder onnodige deelnemers, waarin het doel in zo kort mogelijke tijd bereikt wordt.
Als je de DUW letterlijk vermeldt in de uitnodiging, weten alle deelnemers wat zij kunnen verwachten. Zijn zij niet de juiste deelnemers, dan kunnen ze de uitnodiging weigeren en bijvoorbeeld doorsturen aan een collega die het onderwerp beter kent.
Zo voorkom je dat een onbelangrijke discussie uitloopt en je geen tijd meer overhoudt voor wat er écht toe doet.
Wat zijn de genomen besluiten en de afgesproken acties? Overloop deze nog eens aan het eind van de meeting, zo geef je anderen de kans om eventuele misverstanden direct te herstellen, nu men nog aanwezig is en men de kennis over het onderwerp paraat heeft.
En doe dit zo snel mogelijk na de vergadering wanneer de kennis nog vers in je hoofd zit. De notulen zijn uiteraard gebaseerd op aantekeningen die je tijdens de vergadering hebt genomen. Goede notulen benoemen twee zaken: de genomen besluiten en de afgesproken acties, inclusief de verantwoordelijke personen en de afgesproken deadlines.
Zet een herinnering in je agenda om na enkele dagen te controleren of iedereen zijn/haar acties inderdaad heeft uitgevoerd.
(ak)
Wil je graag kennis maken met talloze andere tips voor stressvrij werken op kantoor? Schrijf je dan in voor de gratis nieuwsbrief van Alexander Keehnen, via www.emailopkantoor.nl.
Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over effectief vergaderen zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’. Twitter: @AKeehnen.
26 augustus 2014Tijdens vergaderingen heeft oogcontact een belangrijke functie. Wie is uitgesproken, zal de ander langer aankijken en daarbij knikken, de wenkbrauwen optrekken en het hoofd schuin houden.
De 3 bedrijven die hun bestuursleden op jaarbasis het meest uitbetalen? Apple Computers, Nabors Industries en Intuitive Surgical.
Ook al een lange vergadering doorsparteld zonder het verwachte resultaat? Met een goede voorbereiding kan je ervoor zorgen dat je gesprek niet uitloopt.
De 'Twee Pizza's'-regel van Jeff Bezos, oprichter en CEO van webwinkel Amazon.com, is volgens hem dé manier om efficiënt te vergaderen ...
Het rekruteringsbedrijf Robert Half Nederland geeft enkele tips om de productiviteit van medewerkers te behouden tijdens meetings en het e-mailen.
Eén op de tien werknemers geeft toe al eens in slaap gevallen te zijn tijdens een presentatie op het werk. Dat blijkt uit onderzoek bij kantoormedewerkers.
Een vergadering leiden is niet altijd evident... We geven je graag wat goede raad mee om efficiënt vergaderingen te leiden.
In de recente top tien van grootste knelpuntberoepen staan er twee uit de industrie: de technicus installaties en de elektrotechnisch installateur.
Nu de brandstofmotoren in sneltreinvaart plaats maken voor elektrische aandrijvingen, zou je denken dat de hoogdagen van de automechaniekers geteld zijn. Niets is minder waar!