De 5 excuses van een e-mailverslaafde

Nochtans zijn we het er allen over eens dat e-mails te veel van onze tijd opslorpen. Op kantoor is het mailprogramma vaak het eerste programma dat we openen wanneer we de werkdag beginnen en tevens het laatste dat we afsluiten voor we naar huis gaan… En ongetwijfeld heb je al veelvuldig de raad gekregen om je inbox niet meteen te openen van zodra je op je werk komt, maar om eerst de belangrijkste taken af te handelen. Maar… doe je dat ook? Of gebruik je één van onderstaande 5 excuses en bewijs je daarmee meteen dat je een slaaf bent van je mailbox?

1.'Mijn to do-lijst zit in mijn mailprogramma.'

De extra functies van je inbox als agenda gebruiken lijkt handig, maar dat zijn ze niet wanneer je door binnenkomende mails afgeleid wordt van dringend werk. Gebruik daarom een alternatief voor je to do-lijst, zoals een ouderwetse papieren agenda of laat nieuwe mails met een interval van een uur binnenkomen in plaats van om de vijf minuten.

5 tips: de optimale to-do lijst

2. 'Anders raak ik nooit door die massa mails.'

Als je elke dag veel mails krijgt, lijkt het een hele opdracht om alles in één keer door te nemen op het einde van de dag. Het is echter een feit dat je veel efficiënter werkt wanneer je systematisch je mails doorneemt: zo blijf je geconcentreerd én spaar je tijd uit.

3. 'Het bewijst dat ik hard werk.'

Het aantal ongelezen mails zien slinken, geeft je een vals gevoel dat je werk vooruit gaat. Want ook hier draait het niet om kwantiteit maar om kwaliteit. Het is beter om bepaalde mails kort of zelfs niet te beantwoorden, zodat je dringende projecten eerst kan afwerken.

4. 'Mensen verwachten snel een antwoord.'

Wanneer je meestal binnen het uur je mails beantwoordt, voelt het vreemd om een dag te wachten. Maar de waarheid is dat de meeste mensen niet snel een antwoord verwachten: anders zouden ze wel een telefoontje plegen. Voel je dus niet schuldig als je een e-mail niet per kerende beantwoordt.

5. 'Wat zou ik anders doen?'

Weinig mensen zullen het toegeven, maar het is makkelijk om je mails te beginnen checken wanneer je even niet weet hoe een volgende opdracht aan te pakken. Een verlies van tijd, want het werkt veel efficiënter als je even de tijd neemt om je ideeën op een stukje papier neer te pennen, zodat je wel verder kan.

E-mail etiquette: de 25 ultieme regels

(jn) - Bron: Businessinsider.com