Vergaderen is noodzakelijk wanneer zaken niet via e-mail of telefoon kunnen worden geregeld en wanneer ideeën en meningen van verschillende mensen tegelijk moeten worden gehoord. Maar op een meeting kan dus aardig wat mislopen ...
Niets irritanter dan een vergadering die wordt gestoord door werknemers die te laat binnenkomen. Organiseer een meeting dan ook niet te vroeg. Best is om te wachten tot na de ochtendspits, zodat werknemers zeker op tijd kunnen zijn. Maak ook duidelijke afspraken over het beginuur van de vergadering en laat beleefd weten dat laatkomers niet worden geapprecieerd.
In vergaderingen worden vaak mensen uitgenodigd die eigenlijk niets met het project te maken hebben of van het onderwerp niets afweten. Een goede voorbereiding van een meeting houdt onder meer in dat je nadenkt over welke personen onmisbaar zijn op de vergadering en welke eigenlijk niet.
Soms kan er in een vergadering onnodig worden uitgeweid over onderwerpen die er eigenlijk niet toe doen. Zorg er daarom altijd voor dat er iemand verantwoordelijk is voor de agenda van de vergadering, die als een soort scheidsrechter toekijkt of er niet al te veel wordt afgeweken van de te bespreken onderwerpen.
Wees duidelijk over het einddoel van de vergadering. Moeten er gewoon zaken worden uitgelegd of herhaald aan werknemers, of moeten er echt nieuwe beslissingen worden genomen? Ook wanneer er gestemd moet worden, kan je dit beter duidelijk vooraf melden. Is een halve meerderheid voldoende of moet echt iedereen akkoord gaan?
Wees bij de aankondiging van de meeting duidelijk waarover het zal gaan. Zo kan iedereen zich optimaal voorbereiden, eventuele vragen bedenken en zal de vergadering op tijdsvlak minder uit de hand lopen.
Stel een duidelijke agenda op van de te bespreken onderwerpen. Zeker wanneer er veel moet worden besproken, is dit handig. Zo kunnen de verschillende agendapunten stap voor stap worden afgehandeld en verandert de meeting niet in een zootje.
Bereken vooraf hoeveel tijd ieder onderwerp maximum in beslag mag nemen. Deel dit desnoods aan de deelnemers mee, zodat er niet nodeloos over één bepaald onderwerp wordt gediscussieerd, waardoor andere onderwerpen niet meer aan bod kunnen komen.
Vooral in vakantieperiodes is het niet altijd gemakkelijk om een vergadering te organiseren waar iedereen die ertoe doet aanwezig kan zijn. Als die ene werknemer die het meest van het project afweet twee weken afwezig is, aarzel dan niet om de meeting tot dan eventjes uit te stellen.
Helaas, je kan er alleen maar van dromen dat iedereen het op elk vlak met elkaar eens raakt. Zoek daarom naar een gulden middenweg, waar iedereen (of bijna iedereen) zich min of meer bij kan neerleggen. Op vergaderingen moet immers iedereen wat water bij de wijn doen.
Minder mondige werknemers komen vaak niet aan bod in drukke vergaderingen. Luister echter ook naar hen en vraag duidelijk naar hun mening. Zo vermijd je dat ze achteraf naar jou komen en jou toevertrouwen waarom bepaalde genomen beslissingen toch niet zo’n goed idee zijn.
(nm) – Bron: Managersonline.nl
16 augustus 2012Tijdens vergaderingen heeft oogcontact een belangrijke functie. Wie is uitgesproken, zal de ander langer aankijken en daarbij knikken, de wenkbrauwen optrekken en het hoofd schuin houden.
Een vergadering leiden is niet altijd evident... We geven je graag wat goede raad mee om efficiënt vergaderingen te leiden.
De 3 bedrijven die hun bestuursleden op jaarbasis het meest uitbetalen? Apple Computers, Nabors Industries en Intuitive Surgical.
Vind jij vergaderen tijdverspilling? Heel wat werknemers vinden dat samen met jou. Toch is het wel degelijk mogelijk om efficiënt te vergaderen.
Ook al een lange vergadering doorsparteld zonder het verwachte resultaat? Met een goede voorbereiding kan je ervoor zorgen dat je gesprek niet uitloopt.
Slijt je ook (te veel) uren aan een vierkante vergadertafel? Stel voor om eens aan de toog te vergaderen. Dat is effectiever, leert onderzoek.
Wanneer is het gepast om werk en sociale media te combineren? En wanneer speel je beter op veilig?
De magazijnier en de chauffeur zijn met ruime voorsprong de meest gevraagde functies in transport en logistiek. Al zijn er van deze jobs ook veel varianten.