Chronotime: tijdsregistratie voor Het Nieuwe Werken

“De tijd dat de meeste mensen fulltime werkten en de hele dag op kantoor zaten, is voorbij.” (Philippe Trémouroux, business development manager GFI)

Chronotime is een oplossing voor tijdsregistratie die aangepast is aan de 'New Way of Working', legt business development manager Philippe Trémouroux uit. "Werknemers van vandaag zijn mobiel en flexibel. De tijd dat de meeste mensen fulltime werkten en de hele dag op kantoor zaten, is voorbij. Sommigen werken deeltijds of zitten in een systeem van tijdskrediet, hebben flexibele werkplekken zonder vaste plaatsen, werken thuis of bij de klant, … Dat maakt het soms moeilijk om het overzicht te behouden."

Tegelijk is de verantwoordelijkheid van de hr-afdeling uitgebreid, stelt Philippe Trémouroux. Vroeg een hr-manager zich tien jaar geleden vooral af of iedereen op het werk was en of een afwezigheid wel verantwoord was, dan is hij vandaag veel meer strategisch bezig met het beheren en ontwikkelen van menselijk kapitaal. Dat gaat van rekrutering, opleidingen, sociale relaties en communicatie met de werknemers tot 'employer branding', zeg maar het bedrijf profileren als goede werkgever. Tegelijk blijven administratieve taken zoals tijdregistratie en vakantieregeling essentieel voor de goede werking van de onderneming. Chronotime helpt in de eerste plaats om die administratie te automatiseren.

Verlof

"Neem een eenvoudig iets als een verlofaanvraag", zegt business unit manager Kris Van der Stappen. "In veel bedrijven moet de werknemer inloggen op een intern systeem om zijn aanvraag in te vullen. Die wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke, en naar de hr-afdeling doorgestuurd voor de verdere afhandeling. Dat kan ook in Chronotime, maar het mooie aan ons systeem is dat er veel meer informatie inzit. Als iemand afwezig is, heeft dat immers ook gevolgen voor de planning. Op een ziekenhuisafdeling bijvoorbeeld volstaat het niet dat er vijf verpleegsters aanwezig zijn; ze moeten ook de juiste certificaten hebben en bepaalde toestellen kunnen bedienen. In Chronotime worden die regels automatisch nagekeken en wordt de verantwoordelijke verwittigd zodat hij de planning kan aanpassen."

De integratie werkt ook in de andere richting: aanpassingen in de planning komen automatisch in de agenda van de werknemers terecht. "Als je in plaats van zaterdag op zondag moet komen werken, krijg je in sommige bedrijven wel een mail maar moet je zelf je agenda aanpassen. In Chronotime gebeurt dat automatisch. Dat lijkt iets heel stoms, maar het maakt het leven van de gebruiker wel een stuk eenvoudiger." In de tool kan een werknemer ook zien hoeveel verlofdagen hij nog heeft en kan hij berichten van de hr-afdeling ontvangen.

In een tweede fase kan de hr-afdeling aan de slag met de informatie die Chronotime verzamelt. "Dat is het verhaal van 'big data': als je veel gegevens verzamelt en die analyseert, kun je daar veel uit leren", zegt Van der Stappen. "Je kunt bijvoorbeeld merken dat in een bepaalde afdeling veel overuren gedaan worden. Is er een probleem qua bezetting, zijn er underperformers, of willen mensen daar gewoon wat bijverdienen via overuren? Maar je kunt ook de financiële impact van beslissingen analyseren – wat gebeurt er bijvoorbeeld als je meer mensen op de nachtshift zet?"

Werven

Chronotime is bedoeld voor bedrijven vanaf 200 werknemers. "In een kmo met veertig werknemers kan de baas nog overzien waar iedereen mee bezig is", zegt Van der Stappen. Het is ook toepasbaar in de gezondheidszorg, waar het opmaken van een planning erg complex kan zijn. Een andere toepassing is tijdregistratie op bouwwerven. "Bij grote bouwprojecten moet iedereen op de werf geregistreerd worden, omwille van de veiligheid en om zwartwerk tegen te gaan", verduidelijkt Philippe Trémouroux. "Die gegevens moeten elke dag doorgestuurd worden naar de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. We hebben een slim mobiel tijdregistratiepunt dat toelaat om naast het in- en uitbadgen ook verlofaanvragen te doen en informatie te raadplegen."

Zelf gebruikt GFI Chronotime nog niet. "We hebben al een honderdtal verschillende apps ontwikkeld waarvan sommige iets gelijkaardigs doen", zegt Kris Van der Stappen. "We kunnen die dus niet allemaal intern gebruiken. Maar we werken aan de harmonisatie van onze systemen zodat alle vestigingen dezelfde software gebruiken. En Chronotime zal daar zeker bij zijn."

Dichtbij

GFI is een systeemintegrator: een bedrijf dat verschillende onderdelen van informatietechnologie zoals hardware en software samenbrengt en aanpast aan de noden van de klant. In die sector is het een middelgrote speler, met ongeveer 11.000 werknemers in Europa. De meeste daarvan zijn actief als consultant bij het bedenken en uitwerken van oplossingen voor de klanten; een kleine duizend zorgen voor interne ondersteuning.

In België is GFI aanwezig met een hoofdzetel in Heverlee en kantoren in Waver en Gent. Ook het Luxemburgse kantoor wordt vanuit België geleid. "Wij geloven heel sterk in 'proximity': we willen dicht bij onze klanten zitten", zegt Kris Van der Stappen. "Voor wat wij doen moet je een goed inzicht krijgen in de bedrijfsprocessen –wat een onderneming allemaal doet en hoe dat precies gebeurt. Daarvoor heeft een consultant het best rechtstreeks contact met de klant. En dat kan niet als je niet ter plaatse aanwezig bent." In moederland Frankrijk heeft GFI daarom maar liefst vijftig regionale kantoren.

"Wat ons ook onderscheidt van de meeste andere systeemintegratoren, is dat wij niet gewoon bestaande oplossingen van bijvoorbeeld Microsoft of Oracle aanpassen aan de noden van onze klanten, maar zelf ook software ontwikkelen", zegt Van der Stappen. "We hebben zo al een mooie portefeuille met ons eigen intellectueel eigendom verzameld. Chronotime is daar maar een van."

(wv)