Ceo’s vechten met hun mailbox

Luk Denayer, managing directir van Xylos, zit danig verveeld met de ongeveer 1.700 berichten in zijn inbox.

‘Ik mag dan wel aan het hoofd staan van een informaticabedrijf, aan de omgang met mijn mailbox was nog veel werk’, lacht managing director Luk Denayer. Samen met Xylos-coach Tom Van ’t veld buigt hij zich over een laptop voor een korte sessie die hem in staat moet stellen het hoofd te bieden aan zijn woekerende mailbox.

1.700 e-mail inbox

De Xylos-topman zit danig verveeld met de ongeveer 1.700 berichten in zijn inbox. ‘Er was werk aan de winkel. Misschien ging ik wat nonchalant met mijn e-mails om. Na verloop van tijd wordt je inbox een soort archief, waardoor je mails minder snel deletet uit vrees informatie kwijt te raken. Je kunt een paar uur per dag bezig zijn met je e-mails. Maar als je jezelf geen discipline oplegt, wordt het een fulltime job. Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.’

Coach en cursist gaan samen aan het werk tijdens een sessie van enkele uren. ‘Op deze manier kunnen cursisten met hun eigen mailbox aan de slag en kunnen we in een kort tijdsbestek focussen op specifieke vragen,’ zegt Van’t veld. ‘Veel ceo’s hebben geen tijd om een hele dag uit te trekken voor een dergelijke bijscholing.’

Fout!

Ziet Van’t veld zijn cursisten dan vaak dezelfde fouten maken? ‘Mail leidt enorm af. De pop-up die je waarschuwt voor mail, zetten we uit’, zegt Van ’t veld. ‘Vaak zit de inbox ook overvol en vinden mensen er hun weg niet meer in terug. De overdaad aan mails is het eerste wat we gaan bestrijden. Breng ze onder in categorieën, werk met mappen. Leer de mogelijkheden van het mailprogramma kennen. Uit die vele opties en hulpmiddelen kan de cursist dan selecteren wat voor hem het interessantst lijkt.’

Er ontstaan snel automatismen in mailgebruik. ‘Die zul je met een coachingsessie van twee uur niet oplossen,’ zegt Van ’t veld. ‘Cursisten moeten zichzelf verplichten om met hun tools aan het werk te gaan.’

Voor het hele bedrijf

Er wordt vaak gepleit je mailbox slechts twee of drie keer per dag te checken. Verrassend genoeg is dat niet de eerste raad die Van ‘t veld aan zijn cursisten geeft. ‘Het werkt gewoon niet voor iedereen. Bovendien: zolang iedereen in je organisatie ervan uitgaat dat jij je mail onmiddellijk beantwoordt, zal het moeilijk zijn om ze maar enkele keren per dag te checken.’

De cursus is in de eerste plaats gericht op de ontvanger, die na afloop beter gewapend is tegen de toestroom aan mails die hij dagelijks te verduren krijgt. Immers, om die toevloed in te dammen, moet het hele bedrijf afspraken hebben rond e-mailgebruik.

Coach Van ’t veld kan het beamen: ‘Voor bedrijven berekenen we de tijd en energie die e-mails hun organisatie dagelijks kosten. Daar val je soms van achterover.’

Hot potato

Kortom, ook aan de verzendzijde is er werk aan de winkel. ‘Binnen bedrijven bestaan er over heel veel aspecten afspraken, behalve over e-mailbeheer,’zegt Denayer. ‘Terwijl het toch erg veel tijd en energie kan opslorpen. Het beheer van je inbox is een kwestie van persoonlijke efficiëntie, maar het mailverkeer binnen het bedrijf stroomlijnen vraagt om concrete afspraken op bedrijfsniveau.’

Denayer geeft een bekend voorbeeld: ‘Vaak wordt er in ijltempo heen en weer gemaild. Neem in zo’n geval gewoon de telefoon en bespreek het even; dat bespaart meteen een hoop misverstanden. E-mail geeft te vaak de optie om een probleem door te schuiven: Ik stuur het probleem naar jou, los het nu maar op. Pass the hot potato.’

Ongeduldige ceo

Hoewel e-mails op die manier een serieuze impact hebben op de werkvloer, gebeurt het maar zelden dat het gebruik ervan wordt onderworpen aan afspraken. ‘E-mail is tot nu toe vooral het onderwerp geweest van technische afspraken,’ zegt Denayer. ‘Het ict-departement beslist over de grootte van je inbox, marketing bezorgt je een handtekening met bedrijfslogo en daar houdt het eigenlijk op.’

Xylos gaat regels opstellen voor e-mails. Van’t veld is ervan overtuigd dat de top-down aanpak het beste middel is om de netiquette binnen het bedrijf bij te sturen. ‘Door ceo’s uit te nodigen voor een coachingsessie worden ze zich bewust van de problematiek. Zij zijn vaak de eersten om ongeduldig te worden wanneer hun bericht niet meteen beantwoord wordt. Hopelijk sijpelt hun gestroomlijnde mail-aanpak door tot op alle niveaus van het bedrijf.’

Een dergelijke netiquette wordt in de toekomst steeds belangrijker. ‘Een jongere generatie werknemers gaat op een andere manier om met de verschillende media’, weet Denayer uit ervaring. ‘Voor hen is een mail al een ouderwets communicatiemiddel. De aanpak daarvan gaat verder dan louter afspraken over het mailverkeer, je moet ook richtlijnen maken over het gebruik van de telefoon of direct messaging.’

(ml)