Carpoolen met firmawagen is fiscaal interessant

Er is namelijk door de overheid een fiscaalgunstige behandeling van de verplaatsingsvergoeding voorzien die u als werkgever toekent aan uw carpoolende werknemers. Deze fiscale voordelen gelden echter enkel als het carpoolen door het bedrijf wordt georganiseerd. Indien niet, dan gelden de normale regels.

Op vrijwillige basis carpoolen

Wanneer de werknemers het carpoolen onderling regelen, worden de normale fiscale principes toegepast. De werknemer dient ze als een belastbare bezoldiging aan te geven.

Carpoolen door de onderneming georganiseerd (“georganiseerd gemeenschappelijk vervoer”)

Om te kunnen spreken van “georganiseerd gemeenschappelijk vervoer” moet een bedrijf op zijn minst een carpoolreglement hebben opgesteld waarin vermeld wordt hoe werknemers kunnen deelnemen, hoe het carpoolen gecontroleerd wordt, én hoe een werknemer uit het systeem kan stappen.

Ook aan de volgende voorwaarden moet voldoen zijn:

• er moet daadwerkelijk gecarpoold worden. Dit betekent dat minstens een deel van het traject met twee personen afgelegd moet worden;
• werknemers dienen een verklaring op eer te ondertekenen dat zij aan carpooling doen;
• de verplaatsingsvergoedingen worden op fiscale fiche 281.10 van de betrokken werknemers vermeld.

De bovenvermelde voorwaarden zijn zowel van toepassing op werknemers die kiezen voor forfaitaire aftrek van hun beroepskosten als op werknemers die kiezen voor het bewijzen van hun werkelijke kosten. De fiscale behandeling verschilt naargelang men voor het carpoolen van een bedrijfswagen gebruik maakt of van een eigen wagen.

1. Werknemer kiest voor forfaitaire aftrek van de beroepskosten 

a. Met de eigen wagen

De verplaatsingsvergoeding die een werkgever aan zijn werknemer betaalt (voor het woon-werkverkeer) is vrijgesteld van belastingen voor een bedrag van maximaal 350 euro.

Werknemers die carpoolen krijgen het vrijgestelde bedrag verhoogd tot maximum de prijs op weekbasis van een eerste klasse treinabonnement voor de afgelegde afstand, en dit vermenigvuldigd met het aantal weken dat de werknemer effectief werkt.

b. Met de bedrijfswagen

De woon-werkverplaatsingen van een werknemer met een bedrijfswagen worden als privéverplaatsingen beschouwd. Op alle voordelen die hieruit voortvloeien moet de werknemer belastingen betalen. Het voordeel is afhankelijk van de afstand tussen woon- en werkplaats:

• Indien deze afstand 25 km of minder bedraagt, is het voordeel gelijk aan 5.000 km, vermenigvuldigd met het aantal gram CO2-uitstoot per kilometer en met een CO2-eur coëfficiënt;
• Indien de afstand meer dan 25 km bedraagt, dan bedraagt het voordeel 7.500 km, vermenigvuldigd met het aantal gram CO2-uitstoot per kilometer en met een CO2-eur coëfficiënt.

Indien de werknemer in zijn bedrijfswagen een carpoolpassagier meeneemt, dan wordt het voordeel verminderd met de gecarpoolde afstand:

• Wanneer de werknemer op 25 km of minder van zijn arbeidsplaats woont en een carpoolpassagier meeneemt, dan verdwijnt het voordeel van alle aard volledig;
• Wanneer de werknemer op meer dan 25 km van zijn arbeidsplaats woont en een passagier meeneemt, dan wordt het voordeel herleid tot 2.500 km, vermenigvuldigd met het aantal gram CO2-uitstoot per kilometer en met een CO2-coëfficiënt;
• Wanneer de werknemer op meer dan 25 km van zijn arbeidsplaats woont en voor meer dan 25 km een passagier meeneemt, dan verdwijnt het voordeel van alle aard volledig.

2. De werknemer bewijst zijn werkelijke beroepskosten 

In dit geval gelden dezelfde regels als in het geval de werknemers op vrijwillige basis carpoolen en hun reële beroepskosten bewijzen.

(jn) - Bron: Securex