Arvesta rust 65 zalen uit voor video-vergaderen

“Elke dag vinden over heel het bedrijf zo’n 120 tot 140 videocalls plaats, dat is heel wat.” (Bart Van Nynatten, IT-manager business solutions van Arvesta)

“De werknemers van Arvesta zijn verspreid over meer dan veertig verschillende sites in België maar ook in Nederland, Duitsland en Frankrijk”, zegt Bart Van Nynatten, IT-manager business solutions van Arvesta, het vroegere Aveve. Hij wijst daarmee meteen op het belang van een efficiënt systeem dat teleconferencing simpeler moet maken.

“We willen vermijden dat de collega’s voortdurend de baan op moeten en zo tijd verliezen aan verplaatsingen. Maar we willen ook het telewerken vergemakkelijken. Daarom hebben we radicaal ingezet op een eenvoudige manier om videocalls en teleconferencing mogelijk te maken.”

Rond de tafel

Intussen is de technologie ook al flink geëvolueerd en is er keuze. Niet enkel de technologie van Microsoft (met bijvoorbeeld Skype of Teams), maar ook een toepassing als Google Hangouts Meet maakt het bijvoorbeeld mogelijk om van eender welke locatie deel te nemen aan vergaderingen of een-op-een-besprekingen.

Binnen Arvesta zijn er 65 vergaderzalen, allen uitgerust met een HD-scherm, camera, Google Chromebox en speaker. “De camera zorgt ervoor dat iedereen die rond de tafel zit ook zichtbaar is voor de persoon die elders aan de meeting deelneemt. Op het scherm kunnen alle deelnemers presentaties, video’s of documenten delen”, aldus Bart Van Nynatten.

130 videocalls per dag

De technologie aanbieden is één zaak, maar ze ook effectief gebruiken een andere. Al blijkt het digitaal vergaderen al goed ingeburgerd, dat tonen de cijfers alvast aan: “Elke dag vinden over heel het bedrijf zo’n 120 tot 140 videocalls plaats, dat is heel wat”, stelt hij. “Je merkt ook dat iedereen het gewoon is om het systeem te gebruiken en van waar dan ook aan te sluiten bij een meeting. Collega’s waarderen het dat ze niet langer tijd verliezen met verplaatsingen en ook van thuis uit kunnen vergaderen.”

Tenslotte is de ondersteuning voor videovergaderen binnen de organisatie niet enkel ingegeven uit tijdwinst, maar ook om milieuredenen. “Dat we zo ons ecologisch steentje bijdragen, is de kers op de taart!”

(William Visterin)