9 vervelende e-mailgewoontes en hoe ze overkomen bij anderen

E-mail is het communicatiemiddel bij uitstek. 62% van de werkende mensen stuurt dagelijks e-mails op het werk. Dit blijkt uit een onderzoek van het Amerikaanse Pew Research Center. Alleen wordt de etiquette vaak over het hoofd gezien …

9 e-mailgewoontes die verkeerd overkomen

1. Het onderwerp van je e-mail misbruiken 

Bedoeling: Door het woord ‘Dringend’ of ‘Lees mij’ te typen, hoop je dat ze je e-mail snel behandelen

Hoe komt het over? Je gaat ervan uit dat jouw e-mail belangrijker is dan die van anderen. Hierdoor kom je niet alleen opdringerig en veel te zelfzeker over, het lijkt bovendien alsof je geen rekening houdt met het werk dat de ontvanger nog moet verrichten.

2. Drukletters 

Bedoeling: Nadruk leggen en tonen dat hetgeen je benadrukt erg belangrijk is.

Hoe komt het over? Drukletters komen schreeuwerig en arrogant over. Hetzelfde geldt voor het overmatig gebruik van leestekens, vooral wat het uitroepteken betreft. Wees er zuinig mee: 1 uitroepteken is meer dan voldoende.

3. Vragen beantwoorden die niet voor jou zijn 

Bedoeling:In een e-mail naar meerdere collega’s, reageer jij op elke vraag die je kan beantwoorden. Je wilt behulpzaam overkomen.

Hoe komt het over? Het is de online variant van ‘antwoorden zonder je hand op te steken.’ Het komt over alsof je de autoriteit van je collega wilt ondermijnen of erger nog, dat je zijn of haar job wilt overnemen.

4. Je vraagt om je telkens in ‘cc’ te zetten 

Bedoeling: Je wilt problemen voorkomen door inzage te hebben in de correspondentie van je medewerkers

Hoe komt het over? Je komt over als een controlefreak die zijn medewerkers niet vertrouwt.

5. E-mails verbeteren 

Bedoeling: Je wilt zeker zijn dat je collega’s een correct taalgebruik hanteren in hun e-mails. Merk je fouten? Dan ga je de e-mail van een collega aanpassen en opnieuw versturen

Hoe komt het over? Je maakt je collega belachelijk. Maar bovendien krijgen anderen het gevoel dat je je superieur voelt ten opzichte van hen.

6. Zomaar mensen toevoegen aan een e-mailcorrespondentie met je collega 

Bedoeling: Je baas of andere medewerkers toevoegen aan het gesprek zodat ze op de hoogte zijn van het onderwerp die in de mail behandeld wordt.

Hoe komt het over? Het lijkt alsof je jezelf in een beter daglicht wilt stellen en de andere wilt laten betrappen op fouten.

7. Directe opvolging vragen van je e-mail 

Bedoeling:Zeker zijn dat je collega de e-mail goed ontvangen en gelezen heeft

Hoe komt het over? Egoïstisch en ongeduldig. Wil je dan toch meteen respons? Bel dan gewoon.

8. Het automatisch antwoord: ‘Ik heb het heel druk, maar zal antwoorden van zodra ik kan’ inschakelen 

Bedoeling: Je wil meer tijd krijgen om alles af te werken, zonder je collega's het gevoel te geven dat hun e-mails onbelangrijk zijn.

Hoe komt het over? Hoewel je vriendelijk wil overkomen, geef je de indruk neerbuigend te zijn.

9. Je nieuw bericht in een oude e-mail typen 

Bedoeling: Zorgen dat je collega alle correspondentie tussen jullie meteen terugvindt.

Hoe komt het over? De mensen krijgen de indruk dat je lui en niet goed georganiseerd bent. Bovendien lijkt het alsof je je collega onordelijk vindt. Terwijl het misschien net andersom is ...

(mw) – Bron: forbes.com