9 tips voor een opgeruimde bureau

Het spectrum gaat van een compleet leeg bureau waar niks op een andere (lees: verkeerde) plaats terechtkomt tot één waarvan je niet meer weet wat de kleur van de tafel is”, merkt productiviteitstrainer Johan D’Haeseleer. “Als trainer en consultant heb ik het voordeel dat ik allerlei burelen in verschillende organisaties zie. Eén ding is zeker, wanorde op je bureau zorgt voor onrust en het kost je mentale energie. Te veel kostbare mentale energie die je dan op het einde van je dag misschien wel tekort hebt.”

Ondertussen is er voldoende onderzoek verricht door breinexperts die stellen dat je brein kostbare energie verspilt, wanneer het steeds op de wanorde moet kijken. “Je kijkt met je brein. Dat geldt ook bij die mensen die wanorde verdedigen als een bron van inspiratie. Wanorde is een doodsteek voor je concentratie. Je probeert je te concentreren, maar je aandacht wil ontsnappen en de wanorde op je bureel zorgt voor de perfecte ontsnappingsroute.”

“Onbewust begin je te multitasken, en we weten allemaal dat multitasken niet de meest optimale manier van werken is. Je aandacht niet nodeloos laten stelen is één van de beste manieren om op het einde van je dag nog mentale energie over te hebben voor wat je ook belangrijk vindt. Blijvende rommel en wanorde zorgt voor nodeloze chronische stress.”

9 tips voor een opgeruimde bureau

1. Plan tijd voor het project “Opruimen bureau”

Het omtoveren van een puinhoop naar een serene omgeving die je ondersteunt om je te concentreren, is niet iets dat je er even tussendoor bijneemt. Indien je hier en daar een beetje opruimt, wordt de vrijgekomen ruimte makkelijk opnieuw ingenomen door allerlei spullen. De grove borstel erdoor halen, is dus zeker een betere optie.

2. Deel het project op in verschillende fases

Het is aan te raden om het project “bureau opruimen” op te delen in 3 afgescheiden fasen.

• Verzamelen en op zijn plaats zetten van de diverse zaken die op je bureel liggen.
• Triëren en beslissen waar de verschillende spullen en papieren heen moeten. Vuilbak, archief of op to-dolijst.
• Zet een systematiek op om orde te houden en je bureel te onderhouden. Elk systeem heeft onderhoud nodig.

3. Omarm “Minder is beter”

Wees selectief in de toestellen die ruimte verdienen op je bureel.

Wat heb je zeker nodig:

• Het klavier, de muis en het scherm van je computer
• Je telefoon
• Een blok papier en een potlood
• Een lamp

Analyseer of andere spullen wel een plaats verdienen op je werkblad. Hoe frequenter je iets gebruikt, hoe dichter je dit bij je werkblad kan plaatsen. Andere zaken haal je beter uit je gezichtsveld.

4. Digitaliseren van je informatie

Het wordt steeds makkelijker om je informatie digitaal te beheren. Het opzetten van een digitaal informatiebeheersysteem zoals in OneNote of Evernote is een goede investering.

Digitale documenten hebben een aantal voordelen:

• Pakken geen fysieke ruimte in
• Gemakkelijker terug te vinden, dankzij de digitale zoeksystemen
• Zijn ook toegankelijk op een andere locaties
• Zijn gemakkelijk transporteerbaar
• Zijn zeer flexibel om te kopiëren, te herorganiseren en eventueel te delen

“Ik ben fan vanOneNote, vooral omdat het vele linken heeft met de andere software van Microsoft”, vertelt productiviteitstrainer Johan D’Haeseleer. “Dankzij je smartphone heb je waarschijnlijke een scanner op zak. Office lens en Scanner Pro zijn twee apps die ik veelvuldig gebruik om documenten om te zetten naar een digitale vorm.”

5. Vermijd de papieren onderlegger

De papieren onderlegger op je bureel is een kleine ramp en wel om twee redenen

• Je hebt een pak informatie in je gezichtsveld dat roept ‘Doe mij’ en je bent met iets anders bezig.
• Het is een mengeling van zaken die je vandaag nog wil/moet doen met andere minder dringende zaken. Je papieren onderlegger is een verzamelplaats. En zodra je iets verzameld hebt, is het beter om dat niet meer in je gezichtsveld te hebben.

6. Bewaar alleen de noodzakelijke papieren

Veel mensen vinden het eng om documenten, brieven en aantekeningen weg te gooien. Als een project of activiteit nog loopt, is het prima om de betreffende papieren te bewaren (zolang je het logisch opbergt). Maar voor het opgeruimde gevoel is het goed om kritisch te zijn op wat je écht nog nodig hebt. Archiveer zo veel mogelijk enkel definitieve versies. En zorg er daarnaast voor dat dossiers van afgeronde projecten volledig zijn.

Neem elke stapel goed door en vraag je het volgende af:

• Ga ik dit ooit nog lezen/gebruiken?
• Is deze informatie nog actueel?
• Kan ik deze informatie ook op internet vinden?

Ja? Dan, weg ermee!

7. Beperk je niet enkel tot je bureautafel

Ook je bureel (de ruimte) kan een pak zaken bevatten die nodeloos je aandacht wegtrekken van waar je je op dat moment wil op concentreren. Je concentratieplaats is niet hetzelfde als je inspiratieplaats. Voorzie voor deze 2 verschillende zaken eventueel 2 verschillende ruimten.

8. Berg zoveel mogelijk op in een kast

Probeer je bureau zo leeg mogelijk te houden en bewaar alleen alles op je bureau wat je dagelijks gebruikt. Alles wat je niet regelmatig nodig hebt, kan je perfect opruimen in een kast. Let er wel op dat je niet alles los in je kast legt, want zo wordt je kast weer een warboel! Berg alles op in dozen, mappen of bakken en schrijf erop wat er in zit.

9. Neem een foto van de ideale situatie

Zorg voor een referentiepunt. Neem een foto van hoe je jouw werkplaats wil terugvinden. Op het einde van je dag of minstens op het einde van je week zorg je ervoor dat je naar bovengenoemd referentiepunt terugkeert. Je moraal zal zo op maandag niet een eerste slag krijgen wanneer je terugkeert na een rustgevend weekend.

(mr) – Voor meer tips kan je terecht op de blog van Johan D’Haeseleer of je je abonneren op zijn nieuwsbrief.