9 tips om je werkomgeving te verbeteren

Soms wordt ons zelf letterlijk verteld dat we “onze productiviteit moeten optimaliseren” en “onze efficiëntie moeten maximaliseren”. De toegenomen druk kan leiden tot stress en angst.

Maar: je kan wel degelijk je productiviteit verhogen en je stress doen dalen. Hoe? Door je werkomgeving en workflow te verbeteren, en zo je mood en concentratie te boosten.

1. Achtergrondlawaai of stilte?

Probeer te achterhalen in welke omstandigheden jij het beste werkt. Wanneer kan je je het langst concentreren? Als er veel rumoer rondom jou is of als het stil is?

Het is belangrijk om een plaats te vinden waar je je kan focussen, maar tegelijk ook lang kunt werken. Heb je collega’s rondom jou nodig om zo extra druk of motivatie te hebben om te ‘moeten’ werken? Of word je net afgeleid door te werken tussen collega’s?

Als je het liefst werkt op een stille plaats maar dit niet mogelijk is op kantoor, zet je dan ergens in een hoek waar je ogen niet worden afgeleid en zonder je af door oordopjes of een koptelefoon te gebruiken. Heb je graag een beetje geluid? Dan kan in je koptelefoon je favoriete muziek opzetten.

2. Start met dezelfde gewoonte

Veel werknemers starten de werkdag met een kop koffie. Voor de gelukkigen die geen koffie nodig hebben om wakker te worden, kan bijvoorbeeld het eten van je favoriete ontbijtreep je in de juiste mood zetten voor een productieve dag. Routines zorgen ervoor dat je werk- en privétijd van elkaar worden gescheiden.

3. Personaliseer je werkplek

Weerspiegelt je werkomgeving wie je bent? Geef je werkplek een persoonlijke toets. Een familiefoto op je bureau of een grappige screensaver van je huisdier vergroot de connectie met je werk en werkomgeving.

4. Verwijder de rotzooi

We hebben allemaal die mysterieuze plek waar alle rommel wordt bewaard: onbelangrijke paperassen en zaken die ooit eens moeten verwerkt worden. Smijt ze weg of verwerk ze, want ze kosten kostbare concentratietijd.

Als je je werkplek wil personaliseren, overdrijf dan ook niet. Vul je bureau niet met zaken die je afleiden. Als er te veel zaken staan op je bureau of desktop, zal je dat afleiden in plaats van productiever te maken.

5. Kijk niet té veel op schermen

Heb je een job waar je veel bezig bent met je pc, smartphone en andere schermen?

Dan is de “20-20-20 regel” iets voor jou:

• Kijk minstens elke 20 minuten weg van je computer
• Kijk naar een object (minstens 6 meter ver)
• Kijk er minstens 20 seconden naar

Deze korte break kan je concentratie bevorderen.

6. Vier kleine overwinningen en afgeronde subtaken

Hoe vaak geef je jezelf een compliment? Weet je wat je hebt gerealiseerd op het einde van de werkdag? Checklists houden je op schema voor de korte en langere termijn doelen.

Als je te weinig tijd hebt, helpt dit om te weten waar je de schaarse tijd aan moet besteden. Checklists en to-dolijstjes delen grote problemen op in kleine taken. Vandaag een paar kleine taken afwerken lijkt makkelijker dan te ‘moeten’ werken aan één groot project. Bepaal bij de start van de dag hoeveel tijd je hebt om aan welke to do’s te werken en zet ze in volgorde van belangrijkheid.

Kijk ook naar welke taken je hebt afgewerkt in plaats van enkel te focussen op de niet-afgeronde to do’s. Vink elke gerealiseerde to do af, dit is de beloning voor je werk. Je successen vieren maakt de vooruitgang zichtbaar en zal je gemotiveerd houden.

7. Water, water en water

Drink jij 6 à 8 glazen water per dag? Sommige werknemers halen dit elke dag zonder er stil te moeten bij staan, terwijl het voor anderen een echte opgave is. Een flesje water op je bureau zetten kan dan helpen.

Genoeg water drinken is goed voor je gezondheid, productiviteit, verbetert je geheugen én brengt verfrissing. Als je druk aan het werk bent, wordt water drinken al wel eens makkelijk uit het oog verloren. Sommige werknemers vergeten zelfs te eten. Een hongerige maag zorgt niet voor focus. Je kan een eet- of drinkbreak ook gebruiken als beloning voor een afgewerkte taak.

8. Start elke werkdag met dezelfde taak

Zelfs in de meest onvoorspelbare jobs zorgt een dosis voorspelbaarheid voor structuur in de chaos van de dagelijkse activiteiten. Elke dag bijvoorbeeld starten met het checken van je mails, beantwoorden van de voice-mails en andere berichten en het maken van een to-dolijst voor vandaag, maakt je klaar om met een fris hoofd de eerste uren te werken.

9. Zet je Facebook notificaties af

Eerlijk. Hoe vaak word je niet afgeleid door een Facebook notificatie, sms of whatsapp? Zet alle afleiding af wanneer je een dringende taak moet afwerken. Sluit verschillende browsers en alle sociale media sites als je wil focussen op één taak. Heel veel studies hebben intussen aangetoond dat multitasken heel moeilijk is. Ja kan zelfs best je telefoon uit het zicht leggen tot wanneer je een pauze neemt.

We willen allemaal geconnecteerd zijn en niets missen, maar zorg ervoor dat je ook geconnecteerd bent met je collega’s en met je vrienden en familie. Succes!

(mr)