9 snelle tips tegen een overvolle mailbox

1. Check niet voortdurend je e-mail

Een van de oorzaken van 'mailstress' is dat werknemers vaak het gevoel hebben dat ze meteen een e-mail moeten beantwoorden. Continu je e-mails checken is nu eenmaal een ziekte van deze tijd. Spreek met jezelf vaste 'mailmomenten' af, zoals een half uurtje 's ochtends en een half uurtje in de late namiddag. Zo win je veel tijd omdat je niet voortdurend wordt afgeleid door inkomende berichten.

Lees ook: De 5 excuses van een e-mailverslaafde

2. Archiveer je mailbox

Wie regelmatig melding krijgt dat zijn mailbox weer zijn limiet heeft bereikt, kan best eens overwegen om e-mails te archiveren. Op die manier zijn oude e-mails nog steeds raadpleegbaar, maar nemen ze een pak minder plaats in. Zo wordt je mailbox een stuk overzichtelijker en zal deze uiteindelijk ook sneller werken.

3. Denk twee keer na voor je iemand in cc zet

Veel mailoverload komt doordat mensen elkaar voortdurend in cc zetten, terwijl dit niet altijd nodig is. Denk zelf twee keer na over wie precies allemaal jouw bericht MOET gelezen hebben. Heeft de persoon in kwestie helemaal niets aan je e-mail, zet hem of haar dan niet in cc. Door zelf het goede voorbeeld te geven, zet je een eerste stap in de goede richting.

4. Zet meldingen van nieuwe e-mails uit

Zo'n pop-up die steeds verschijnt telkens je een nieuwe e-mail krijgt, doet meer kwaad dan goed. Ook al maak je jezelf wijs dat je het bericht later wel zult lezen, toch zal je het hoogstwaarschijnlijk binnen de vijf minuten lezen. Zo word je afgeleid van de zaken waar je op dat moment mee bezig was én heb je op het einde van de dag veel minder gedaan gekregen dan je wenste. Uitschakelen dus!

CHECK: Waarom je werkmails beter 's middags beantwoordt

5. Weet wat (on)belangrijk is

Leg een bepaalde tijdsperiode vast waarin je bepaalde 'belangrijke' e-mails moet beantwoorden. Prioriteiten stellen is een must! Maak goed het onderscheid tussen mails die belangrijk zijn en mails die je niet binnen de 24 uur moet beantwoorden.

6. Vermijd hele conversaties

E-mail is niet het geschikte medium om een volledige conversatie te voeren. Vaak is het makkelijker om gewoon even te bellen en zaken uitgebreid via de telefoon te bespreken. Nadien kan je nog steeds een mailtje sturen en een korte opsomming maken van wat nu precies is afgesproken.

Minder stress door minder e-mails: 5 tips

7. Schrijf je enkel in op nieuwsbrieven die je daadwerkelijk leest

Dagelijks krijgen veel werknemers een stroom van nieuwsbrieven in hun mailbox zonder dat ze deze ooit openen. Dit zorgt uiteraard voor chaos in je mailbox. Overloop met jezelf welke nieuwsbrieven je effectief leest en welke je onmiddellijk naar de prullenbak verplaatst. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven waar je niets aan hebt. Ze zorgen onnodig voor mailstress!

8. Maak mappen aan

Wellicht een overbodige tip, maar toch gebeurt het nog dat werknemers geen onderverdeling maken in hun mailbox. In zowat elk mailprogramma kan je onderverdelingen maken zodat e-mails van bepaalde personen of over een bepaald onderwerp in verschillende mappen verschijnen.

9. Mail zelf minder

Hoe meer je zelf mailt, hoe meer e-mails je op jouw beurt zal ontvangen. Maak er dus een gewoonte van om je e-mailgebruik in te perken en je collega's zullen volgen!

Ontdek: 7 timemanagement hacks voor op je werk

(nm)