8 richtlijnen om een team te leiden vanop afstand

Met hem overlopen we acht richtlijnen om als leidinggevende de onzekerheden waar teamleden mee worstelen aan te pakken. En zo het welzijn en de prestaties van je team te bevorderen.

1. Wees aanwezig

Nu je je teamleden niet meer dagelijks ziet, kan het verleidelijk zijn om zelf (onbewust) van de radar te verdwijnen. Niet dus. “De huidige situatie kan je team met heel wat meer onzekerheden en autonomie opzadelen dan ze gewend zijn. Als leidinggevende structuur en klaarheid bieden, helpt je medewerkers om hun prestaties te verbeteren en de vruchten te plukken van de autonomie die ze krijgen”, oppert Jeroen Camps.

Het is, volgens hem, dus belangrijk om duidelijke doelen te stellen, verwachtingen en communicatiekanalen te verduidelijken én om regelmatig te checken hoe het met je team gaat.

2. ...maar overdrijf niet met die aanwezigheid

Probeer niet in overdrive te gaan en te aanwezig te zijn. “Ook in deze onzekere tijden, moet je erover waken dat je goedbedoelde acties niet overkomen alsof je hen wilt controleren”, vindt Camps. Laat hen, zo raadt hij aan, zo autonoom mogelijk werken binnen de afgesproken grenzen en vermijd overdreven controle.

3. Plan minstens één videomeeting per week in

Onderzoekers adviseren leidinggevenden van een virtueel team om minstens één keer per week digitaal contact te hebben met hun medewerkers, bijvoorbeeld via mail. Al is deze richtlijn gebaseerd op de teamwerking waarbij de teamleden wel nog persoonlijk, face-to-face contact kunnen hebben. “In de uitzonderlijke situatie van de voorbije weken, zou ik aanraden om minstens wekelijks een videomeeting met je teamleden in te plannen.”

4. Toon waardering

Waardering tonen naar je medewerkers is belangrijk om je team gemotiveerd te houden. “Wanneer je op een virtuele manier samenwerkt, kunnen je medewerkers enkel uitgaan van wat je expliciet communiceert in de beperkte interacties die jullie hebben, zoals in een e-mail of Skypegesprek.”

Dit kan ervoor zorgen dat medewerkers sneller een gebrek aan waardering ervaren. “Zo wordt geschreven communicatie bijvoorbeeld sneller op een negatieve manier geïnterpreteerd dan gesproken communicatie.” Probeer dus extra in te zetten op het erkennen van het werk van je teamleden via e-mail of organiseer virtueel een informeel moment.

5. Laat de technologie haar werk doen

In de huidige virtuele situatie betekent dit dat je team online meetings moet kunnen organiseren zonder technische beperkingen en je alle relevante informatie makkelijk moet kunnen delen en consulteren. “Vraag je IT-afdeling om hier een prioriteit van te maken en neem een actieve rol op in het oplossen van eventuele uitdagingen.”

6. Blijf je team goed informeren

Iedereen vreest onzekerheid. Je team goed informeren zou dus één van je prioriteiten moeten zijn. Maar de interacties tussen leden van een virtueel team zijn minder frequent. “Dit betekent dat jij als leidinggevende nog vaker en op een heldere manier moet communiceren met je team, ook over zaken waar je normaal minder aandacht aan schenkt”, stelt Jeroen Camps. “Onthoud dat het beter is om een keer te veel te communiceren dan een keer te weinig.”

7. Focus op de marathon, niet op de sprint

Probeer deze uitzonderlijk periode te zien als een marathon en niet als een sprint. “De meesten onder ons hebben zich qua middelen niet goed kunnen voorbereiden op de plotse verandering naar een virtueel team. Bovendien ervaren sommigen bijkomende psychologische druk door onder meer het gebrek aan sociaal contact of de zorg voor familieleden.”

Een strikt regime, waarbij bijvoorbeeld iedereen evenveel uren of werk moet verzetten als voorheen, raadt hij af. “Het laatste wat je nu immers wilt zijn medewerkers die nu optimaal presteren, maar binnen een paar dagen of weken volledig uitgeput zijn.”

8. Denk zeker ook aan jezelf

Je kunt je team alleen optimaal leiden als je ook voor je eigen welzijn zorgt. “Eet gezond, blijf sporten, zorg voor een goede nachtrust, blijf virtueel verbonden met anderen en neem regelmatig een pauze waarin je niet met je werk bezig bent”, besluit Camps. “Je medewerkers (en je huisgenoten) zullen je dankbaar zijn.”

(William Visterin) - Met dank aan Jeroen Camps (Thomas More)