6 lijstjes die je een pak productiever maken

"Het probleem is dat heel veel mensen lijstjes maken, maar dat de meesten eigenlijk niet weten hoe die lijstjes effectief een meerwaarde kunnen betekenen." (Paula Rizzo, auteur van het boek 'Listful Thinking')

Listful Thinking. Onder die titel schreef Paula Rizzo een boek over hoe je lijstjes maakt die succesvol en efficiënt zijn, zonder dat ze je stress opleveren. “Ons brein is gemaakt om te denken, niet om lange lijsten van willekeurige dingen te onthouden”, zegt de voormalige medewerkster van Fox News. “Maar je hebt die lijstjes wel nodig als je veel opdrachten uit te voeren hebt. Anders vergeet je onvermijdelijk dingen.”

“Het probleem is dat heel veel mensen lijstjes maken, maar dat de meesten eigenlijk niet weten hoe die lijstjes effectief een meerwaarde kunnen betekenen”, vervolgt Rizzo. “Het komt er dus op aan om de juiste lijstjes te maken, maar ook om ze strategisch te gebruiken.” Bij deze geeft Rizzo – die nu bekendstaat als list producer – tips voor 6 nuttige lijstjes:

1. Een specifieke, dagelijkse to-dolijst

Het probleem met veel dagelijkse to-dolijstjes is dat ze te vaag blijven. Dat we van alles opschrijven en dus ook dingen waar we wellicht niet toe komen. “Er mogen op zo’n dagelijkse lijst alleen opdrachten waar je effectief de tijd en de middelen voor hebt. De grote projecten moet je van je dagelijkse lijstje halen”, zegt Rizzo.

De auteur raadt aan om aan het einde van de werkdag, voor je je bureau verlaat, even grondig na te denken over de volgende dag. Maar heel erg specifiek, dus. “Ga na welke telefoontjes je nog moet doen, welke mails je moet sturen, welke afspraken je gemaakt hebt. Dan heb je een duidelijk traject voor de volgende dag.”

Bij zo’n lijstje maak je best ook een tijdstabel. Plan de zwaarste opdrachten in op dat moment van de dag dat jijzelf meestal het meeste energie hebt. Telefoontjes en e-mails handel je best wat later op de dag af. Word je onderweg toch ergens afgeleid, grijp dan terug naar je to-dolijstje, dat zorgt voor rust in het hoofd. Zijn er dingen die je toch niet gedaan krijgt? Vraag je dan af hoe dat komt. Geef opdrachten waar je zelf de tijd niet voor hebt door aan een collega.

2. Een outsource-lijstje

Ja, je mag soms opdrachten doorgeven. Je moet je vaker afvragen: ‘Ben ik de enige die deze opdracht kan uitvoeren?’ Zeker als je ondernemer bent of een leidinggevende functie hebt. Het is niet omdat je zelf iets kan doen, dat je het ook moet doen.

Alle kleine taakjes opgeteld nemen ook veel tijd en energie in beslag. En die tijd en energie heb je vaak nodig om een goede zaak of afdeling uit te bouwen. Stel daarom dus outsource-lijstjes op. In het begin gaan die nog enige moeite kosten, maar op termijn win je er veel tijd mee.

3. Een langetermijnlijst

Volgens Rizzo heb je meer kans om dromen te laten uitkomen, als je op lange termijn lijstjes durft uit te schrijven. “Zelfs als je denkt dat een opdracht te groot of te moeilijk is, moet je ze op een lijstje durven te zetten”, zegt de auteur van Listful Thinking. “Studies tonen aan dat je tot 33 procent meer kans hebt om iets te doen als je het bewust hebt opgeschreven. Omdat je dan al iets in gang gezet hebt en er al energie in geïnvesteerd hebt.”

Natuurlijk is het niet de bedoeling dat zo’n lijstje vervolgens ergens in een lade verdwijnt. Neem je lijstje op regelmatige tijdstippen ter hand om het nog eens te evalueren. “Zelf zet ik een maandelijkse herinnering in mijn telefoon”, zegt Rizzo. “Ik schrap dingen, voeg dingen toe. Het maakt al snel duidelijk waar je echt werk wil van maken en welke opdrachten je toch maar beter laat vallen.”

4. Een pro- en contra-lijstje

Veel mensen durven belangrijke beslissingen en taken wel eens uit te stellen, ook als ze op hun to-dolijstje staan. Daarom is er nog een ander lijstje handig: een dat alle pro en contra’s van een beslissing oplijst. Dat verplicht je immers om ten gronde over een project na te denken.

“Het is niet omdat je meer pro’s dan contra’s hebt, dat je ja moet zeggen. Of omgekeerd. Best laat je zo’n lijstje even liggen om het een paar dagen later opnieuw te bekijken”, aldus Rizzo. “Durf je lijstje ook te delen met anderen. Of vraag hen om mee te denken over je lijstje. Het leidt gegarandeerd tot een betere beslissing.”

5. Een gedeelde projectlijst

Wie samen met anderen aan projecten werkt, maakt best ook een ‘projectlijstje’. Er zijn genoeg mogelijkheden – neem bijvoorbeeld Google Docs – om die lijstjes online te delen en eender waar aan te vullen. Maak de taken en verantwoordelijkheden zo specifiek mogelijk. En bundel ze dus vooral op één plaats.

“Bedoeling is dat je kan zien wie wat gedaan heeft en wie welke progressie maakt. Stel je lijstje in op die vragen”, zegt Rizzo. “Iedereen moet elkaars to-dolijstje kunnen volgen en aanvullen. Zo vermijd je onnodige mails en telefoontjes, waar tijd en energie in kruipt en die alleen maar extra misverstanden kunnen opleveren.”

6. Een gesprekslijstje

Tot slot nog een lijstje dat al te vaak vergeten wordt, maar heel erg kan helpen: het gesprekslijstje. Het bevat alle punten en thema’s die je graag wil bespreken bij een belangrijk telefoontje of in een vergadering. Hoe vaak vloeken we nadien immers niet dat we iets vergeten zijn? Maak het lijstje duidelijk en hou het bij de hand, zodat je – waar en wanneer ook – het gesprek kan voeren dat je wil voeren. “Het helpt om een vergadering of meeting efficiënt te houden, omdat je niet te snel of te vaak afwijkt”, besluit Rizzo.

(mr)