5 tips voor meer privacy op het werk

Belgen oordelen negatief over hun privacy op het werk

Naast toegang tot informatie, technologische ondersteuning en collega’s om mee samen te werken, vinden kenniswerkers privacy het belangrijkste aspect van hun werkomgeving.

Belgen oordelen negatief over hun privacy op het werk, nochtans hebben we in vergelijking met andere landen doorgaans een ruimere keuze als het aankomt op werkplekken.

• Belgen zijn minder dan gemiddeld tevreden over het geluidsniveau op het werk (55% voor België versus 63% gemiddeld).
• 54% van de kantoorwerkers in België zegt zich goed te kunnen concentreren, waar het gemiddelde op 65% ligt.
• Slechts 48% van de bevraagde Belgen kan zonder onderbrekingen werken (tegenover een gemiddeld van 58% voor alle landen).

Dit blijkt uit wereldwijd onderzoek bij meer dan 10.000 kantoormedewerkers van grote bedrijven in 14 landen (onder meer Nederland, België, Duitsland, VK, VS, Rusland, Frankrijk en Spanje), in opdracht van werkomgeving specialist Steelcase.

Privacy zorgt voor meer welzijn en productiviteit

Kenniswerkers die een hoge mate van privacy op de werkvloer ervaren, spreken over een hoger welzijn. Ze zijn meer betrokken en productiever.

Van de ondervraagden met een hoge mate van privacy:

• kan 98% zich goed concentreren;
• voelt 94% zich relaxed en op zijn gemak;
• kan 94% in teamverband werken zonder gestoord of onderbroken te worden;
• heeft 86% een keuze als het gaat om de werkplek;
• is 94% tevreden over het geluidsniveau op de werkvloer.

Niet terug naar afgesloten kantoren

Hoewel de onderzoeksresultaten aantonen dat mensen met een eigen kantoorruimte duidelijk een hoger welzijn ervaren (een score van 7,1 op 10) dan mensen die geen eigen werkplek hebben (een score van 5,8 op 10), betekent dit volgens Chris Congdon, Director Research Communications bij werkomgeving specialist Steelcase, niet dat we massaal terug moeten naar individuele, afgesloten kantoren: “Het gaat veel meer om de keuze en zeggenschap die iemand heeft om zelf een werkplek te kiezen. Een kenniswerker voert gedurende een werkdag doorgaans verschillende soorten taken uit en zal normaal gesproken doorheen de dag verschillende gemoedstoestanden ervaren. Op basis hiervan zal hij het ene moment de voorkeur geven aan een samenwerkplek en een andere keer aan een concentratiewerkplek.”

Zeggenschap om zelf werkplek te kiezen

“Privacy op de werkvloer valt op te delen in ‘informational privacy’ en ‘stimulation privacy’. Bij informational privacy gaat het om de mogelijkheid om persoonlijke informatie voor anderen af te schermen. Bij stimulation privacy gaat het erover om storende omgevingsinvloeden te voorkomen of te beperken”, aldus Chris Congdon van Steelcase.

“Het gebrek aan informational privacy is vooral in Aziatische culturen een uitdaging, terwijl in de westerse wereld vooral de stimulation privacy onder druk staat. Heel wat factoren leiden tot steeds minder privacy op de werkvloer: denk maar aan de toegenomen mobiliteit, het gebruik van mobiele toestellen, de informatie-explosie en het feit dat in onze 24/7-economie werk en privé steeds meer in elkaar overlopen. Ook het stimuleren van interactie en samenwerking en de populariteit van de open kantooromgeving spelen hierbij een belangrijke rol.”

Maar dat betekent dus niet dat we massaal terug moeten naar individuele, afgesloten kantoren. De wijze waarop mensen privacy nastreven is afhankelijk van iemands persoonlijkheid, gemoedstoestand en de taken die hij op dat moment moet uitvoeren.

De onderzoekers van Steelcase onderscheiden 5 verschillende manieren hoe kantoorwerkers kunnen zorgen voor meer privacy, ook in open kantoren.

1. Bewuste afscherming 

Jezelf afsluiten voor de zienswijzen van anderen om te voorkomen dat je denkpatroon of gedrag daardoor wordt beïnvloed.

Bijvoorbeeld het dragen van koptelefoons, je beeldscherm wegdraaien voor anderen, met je rug naar collega’s zitten.

2. Fysieke afzondering 

Je fysiek afzonderen van collega’s om je te kunnen concentreren, uiting te geven aan emoties, te reflecteren, privéaangelegenheden af te handelen of nieuwe energie op te doen.

Voorbeelden zijn een privéruimte opzoeken, naar buiten gaan of in de verste hoek van een grote ruimte plaatsnemen.

3. Selectieve openheid 

Zelf bepalen wat anderen van je zien en weten door selectief te zijn in je gedragingen en de informatie die je deelt.

Bijvoorbeeld: in plaats van video conferencing een telefoongesprek voorstellen, terughoudend zijn in de zaken die je online deelt via sociale media en persoonlijke items die je wel of niet op je werkplek toont.

4. Strategische anonimiteit 

Voor een bepaalde periode ‘onbekend’ of ‘onzichtbaar’ zijn om normale sociale afleidingen en onderbrekingen te vermijden.

Bijvoorbeeld in een café of in een andere openbare ruimte werken en onder een aangenomen identiteit deelnemen aan een online discussie.

5. Wederzijds vertrouwen 

Vertrouwelijke of persoonlijke informatie delen binnen een relatie die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen.

Voorbeelden zijn persoonlijke informatie delen met een collega en een functioneringsgesprek met je manager.

Bedrijven moeten verschillende soorten werkplekken aanbieden

“Omdat de manier waarop mensen privacy nastreven per individu verschilt, zou iedere werkgever een kantooromgeving moeten bieden die alle vijf bovengenoemde privacy-uitingen ondersteunt”, vertelt Chris Congdon van werkomgeving specialist Steelcase.

“Het gaat veel meer om de mogelijkheid die iemand heeft om zelf een werkplek te kiezen en zo zeggenschap uit te oefenen over het niveau van privacy. Voor het welzijn van de medewerkers en het innovatievermogen van een organisatie is het belangrijk dat er een goede balans bestaat tussen samenwerkplekken en plekken waar medewerkers zich kunnen terugtrekken.”

Belgen hebben veel keuze, maar zijn niet tevreden

Maar liefst 66% van de Belgen werkt altijd op kantoor. En daarbij hebben ze meer keuze qua werkplek in vergelijking met kantoorwerkers uit andere landen. Kantoren in België bestaan over het algemeen uit een gebalanceerde mix van private ruimtes (32%), een open kantooromgeving (32%) en een combinatie van beide (36%). België telt relatief veel werknomaden die al naar gelang hun gemoedstoestand en de taken die zij moet uitvoeren zelf hun werkplek kunnen kiezen (16% versus een gemiddelde van 8%).

Opvallend is dat de Belgische kantoorwerker in weerwil van de ruime mogelijkheden om mobiel te werken en zelf een werkplek naar keuze te selecteren, negatief oordeelt over zijn kantooromgeving: 37% van de ondervraagde Belgen is negatief tegenover 31% gemiddeld over alle landen.

(mr) - Het onderzoek is door Ipsos Loyalty uitgevoerd in opdracht van Steelcase. In 14 landen (Nederland, België, Duitsland, UK, Amerika, Rusland, Polen, Turkije, Frankrijk, Spanje, Canada, Mexico, India en China) zijn begin 2014 10.500 enquêtes afgenomen. De respondenten zijn werkzaam bij bedrijven met meer dan 100 medewerkers en besteden het merendeel van hun werkuren in een kantooromgeving.