5 tips voor een lege mailbox op het einde van je werkdag

Yep, wie checkt zijn mailbox meer dan 5 keer per dag? Dat zijn jij en ik, en bijna iedereen rondom ons. Je mailbox continu checken én toch je werkdag niet afsluiten met een lege inbox is voor véél werknemers een bron van stress.

“Het grote voordeel van een lege inbox is dat je op het einde van de dag een gevoel hebt van afwerking. De losse eindjes (en bij e-mails kunnen dat er nogal wat zijn) zijn onder controle. Ze hebben een plaats gekregen waardoor je ze, indien nodig, makkelijk terug kan oppikken”, vertelt Steven Vandenabeele, trainer & keynote speaker over productiviteit en persoonlijke ontwikkeling.

Ook spreker en trainer Johan D’Haeseleer merkt dat de mailbox voor veel werknemers een dagelijks gevecht is. “Een lege inbox betekent dat je hebt nagedacht over de nieuwe e-mails. En dat je je denkwerk ergens anders dan in je inbox hebt georganiseerd. Het splitsen van wat wél en niet belangrijk is, vergt een pak mentale energie. Geen wonder dat je inbox op nul zetten niet je favoriete dagelijkse bezigheid is. Je wil steeds bereikbaar zijn en niets missen, maar tegelijk vrees je inhoud van je inbox.”

Hoe pak je dit nu concreet aan? 

1. Verwerk een groep e-mails op vaste tijdstippen

Eerst en vooral pas je best het ‘batching-principe’ toe, het bundelen van gelijkaardige taken. “Je verwerkt je mails op vaste tijdstippen in groep, dus niét naargelang ze binnenkomen”, zegt productiviteitscoach Steven Vandenabeele.

“Door gelijkaardige taken achter elkaar uit te voeren, zal je merken dat ze veel sneller worden uitgevoerd. Aangezien het proces reeds geïnitieerd is, zullen de volgende handelingen veel efficiënter verlopen. Je bent namelijk ‘in the flow’. Een groot verschil met constant met binnenkomende e-mails geconfronteerd te worden, en je huidige taak te laten vallen om je nieuwsgierigheid te bevredigen. Daarna moet die vorige taak namelijk weer worden hervat. Ik raad aan om je inbox slechts 3x per dag te controleren. Een e-mail is namelijk per definitie niet dringend.”

2. E-mail openen = beslissen

“Daarna pas je het principe van 'lijm aan je vingers' toe op elke e-mail die je opent. Je gaat niet verder naar de volgende mail vooraleer je iets nuttigs met de huidige e-mail hebt gedaan”, zegt coach Steven Vandenabeele. “Als je dit niet doet, is de kans behoorlijk groot dat je deze e-mail op een later tijdstip opnieuw zal openen, opnieuw zal lezen, en er opnieuw niets mee zal doen. En zo kan het nog een tijdje doorgaan. Gevolg: de e-mail blijft in je inbox zitten en wordt herhaaldelijk gerecycleerd. Of hij verdwijnt stilaan uit het zicht omdat er nieuwe berichten bijkomen.”

Resultaat: elke binnenkomende e-mail werd ‘behandeld’. Dit wil niet noodzakelijk zeggen dat de aanverwante taken volledig van de baan zijn. Het komt neer op het onmiddellijk beslissen wat je met die e-mail gaat doen, en de actie uit te voeren.

Er zijn 5 mogelijke acties:

1. Antwoorden: als je de e-mail binnen de 2 minuten kan beantwoorden, doe het dan. Het heeft geen zin om dit bericht te laten ‘sudderen’ als je toch al weet wat er moet gebeuren. De oorspronkelijke e-mail kan nu verwijderd worden, aangezien het ook terug te vinden is in je uitgaande berichten.
2. Doen: als je planning het toelaat, voer dan de gevraagde taak uit. Dit gebeurt vaak met kleinere taken (forwarden naar een collega, iemand bellen ...). Verwijder daarna de e-mail, of versleep het naar je archief-folder.
3. Plannen: als het je nu niet past om de gevraagde taken uit te voeren, dan kan je het inplannen in je agenda. Geef het een (realistische) plaats in de toekomst zodat het op het juiste moment zichtbaar wordt. Versleep de e-mail naar je agenda of naar een aparte to-do folder.
4. Archiveren: de e-mail bevat geen taken (meer), maar je wenst hem toch te bewaren. Versleep de mail naar je archief-folder.
5. Verwijderen: als de mail geen meerwaarde heeft, verwijder hem dan. Het heeft geen zin dit bij te houden en je inbox te vervuilen.
6. Resultaat: elke e-mail is behandeld en verwijderd uit je inbox.

3. Snooze je e-mails

Een super tip. Heb jij ook af en toe een e-mail waarvan je zegt: “Nu niet en ook morgen niet”? Je wil dat mailtje opnieuw zien binnen drie weken en dan zal je wel beslissen wat je er zal mee doen. “Het zijn e-mails die je op een bepaald moment opnieuw wil zien. Niet vroeger en niet later”, vertelt productiviteitstrainer Johan D’Haeseleer. “Nu blijven die in je inbox staan. Opnieuw op ongelezen gezet of een vlagje aangezet. Dat eerste is liegen tegen jezelf, dat weet je wel hé? Stel je eens even voor dat je een snooze knop zou hebben voor dergelijke e-mails. Je drukt op snooze en de mail verdwijnt.  Een stukje dichter naar een lege inbox. Na een aantal dagen, weken of maanden verschijnt die mail opnieuw. Het aantal dagen, weken of maanden welke jij gekozen hebt, dus wanneer je klaar bent om beslissingen te nemen over die e-mail.”

Hoe je dat doet? “Stuur een mail naar @followupthen.com. Wat voor het @-teken komt te staan, bepaalt wanneer Followupthen je de email zal terugsturen.  Een e-mail naar 22april@followupthen.com sturen, betekent dat je de volgende 22 april de e-mail terugkrijgt.”

Er zijn ook programma’s specifiek voor Outlook, Gmail en Mail van Mac: lees er meer over in het blogartikel van Johan D’Haeseleer.

4. Maak een folder voor nieuwsbrieven die je niet weer wil ontvangen

Op een bepaald moment was deze nieuwsbrief relevant, nu is dat niet meer zo. Eenmaal per week schrijf je uit deze nieuwsbrieven uit.

5. Schaf je een Rss-reader aan

In je Rss-reader komen de blogposts van de website waarvoor je je abonneert. De Rss-reader is een alternatief voor nieuwsbrieven.  Je schrijft je natuurlijk uit voor de nieuwsbrief van deze sites.  Je ontvangt die informatie op een andere plaats dan in je inbox.

Een andere mogelijkheid: Maak een e-mailadres aan via Gmail. “Gebruik dit mailadres om je in te schrijven voor nieuwsbrieven waarvoor je de Rss-reader niet kan gebruiken. Laat Gmail al deze mails naar je forwarden. Dat maakt het makkelijk om een filterregel te maken.  Al de mails die op je Gmail-adres toekomen gaan allemaal rechtstreeks naar je leesfolder. De enige actie die je nog zelf dient te doen, is lezen.”
 

Moét een lege inbox echt?

Moet het nu allemaal zo perfect? Moet je elke werkdag een lege inbox hebben? “Natuurlijk niet … maar het is wel goed om de ‘zero’ zoveel mogelijk te benaderen. De bedoeling is vooral om je inbox beheersbaar te houden, zodat je in één oogopslag kan zien waar je nog aandacht aan moet besteden. Al de rest is verwerkt of heeft een plaats gekregen in je agenda. De dag afsluiten met 5 à 10 e-mails in je inbox is een haalbare kaart om met een gerust gevoel huiswaarts te keren”, vertelt Steven Vandenabeele.

Johan D’Haeseleer beaamt: “Intussen heb ik mijn e-mail beter onder controle. Op goede dagen check ik mijn inbox slechts één of twee keer. Het aantal goede dagen is – gelukkig  – veel groter dan vroeger. Steeds beter worden in baas zijn over mijn e-mails beschouw ik als een deel van mijn expertise. En ik voel de vooruitgang. Maar ik ben nog wel stappen verwijderd van perfectie. Voor mij is en zal het altijd een opdracht blijven om me minder te laten leiden door de magische pull van de inbox.”

(mr) - Meer info: Stevenvandenabeele.blogspot.be / Extratijd.be