4 goede gewoontes voor op kantoor

Je kunt je manier van werken bewust inrichten zodat de kans op stress verkleint. Dus je aanpak zo bepalen dat je de controle en focus vergroot … en multitasken beperkt.

Hier volgen vier simpele gewoontes die je zullen helpen om te focussen. Een belangrijk thema hierbij is om zoveel mogelijk de verleiding weg te nemen om “even vlug” iets tussendoor te doen. Heb jij deze vier gewoontes al aangeleerd?

1. Lees niet direct iedere nieuwe e-mail

Iedereen kent dat pop-up venster wel dat zich rechts onderin je beeld laat zien, iedere keer dat een nieuwe e-mail arriveert. De kans is echter groot dat je bezig bent aan een andere taak. Als je je laat afleiden door die e-mail - hem “vlug even” leest, “vlug even” beantwoordt, en vervolgens afvraagt: wat was ik ook alweer aan het doen? - creëer je veel chaos tijdens je dag.

Om je gevoel van rust en focus dus te verzekeren, is het beter om je e-mails alleen op gezette tijden te bekijken.

2. Sluit alle ongebruikte vensters

Ben jij die persoon met steevast 15 open Excelbestanden, 20 geopende e-mails en 10 tekstdocumenten? Onnodig geopende documenten kunnen je - net als nieuwe e-mails - enorm afleiden. Je bent bezig met een bepaalde taak, je oog valt op een ander document, je wilt “vlug even” iets toevoegen … en je bent weer vertrokken.

Een goede gewoonte is dus om steeds alleen de vensters geopend te hebben die daadwerkelijk nodig zijn voor de taak waar je op dat moment aan werkt.

3. Zet je telefoon uit tijdens vergaderingen

“Even vlug” een e-mail of sms lezen tijdens de vergadering. “Even vlug” het boodschappenlijstje doorsturen aan je partner. Of in het ergste geval zelfs dromerig de vakantiefoto’s van afgelopen zomer doorbladeren.

Voor je het weet heb je een belangrijke opmerking of zelfs een cruciale beslissing gemist. Zijn er geen belangrijke opmerkingen? Dan kun je jezelf afvragen of je überhaupt wel bij die vergadering aanwezig had moeten zijn.

4. Probeer soms afgezonderd te werken

Eén van de meest storende factoren op kantoor zijn je collega’s die je “even vlug” iets komen vragen. Daarom zijn de meest productieve uren vaak die momenten waarop anderen aan het lunchen zijn, of vroeg in de ochtend, of laat in de middag.

Als je jouw werktijden slim inricht of een afgezonderde werkplek kiest, kun je ervoor zorgen dat je minder vaak gestoord zal worden. Dan kun je geconcentreerd en met focus werken aan je open taken.

Ter info: ook voor het effectief behandelen van e-mails bestaan er enkele gewoontes die je gemakkelijk kunt aanleren. Je vindt ze in het gratis de downloaden rapport via www.emailopkantoor.nl. 

(ak) 

Alexander Keehnen is operationeel manager bij een start-up onderneming en geeft workshops op het gebied van zelfmanagement. Meer tips over stressvrij werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.