3 manieren om het aantal interne e-mails te verminderen

IT-bedrijf Atos haalde in 2011 het wereldnieuws door aan te kondigen dat het binnen de drie jaar het interne mailverkeer op de werkvloer zou verbannen. Deze Zero E-mail Policy zou ervoor zorgen dat werknemers beter kunnen samenwerken door meer bij elkaar langs te lopen en te gaan werken met sociale media.

De bestuursvoorzitter van Atos Rob Pols gaf onlangs toe dat hij nog vaak zijn e-mail controleert. Maar als je weet dat een gemiddelde Atos werknemer drie jaar geleden zo’n 6 uur per dag aan het mailen was dan wordt er vandaag zeker tijdswinst geboekt. De vraag is wel hoeveel extra storingen per dag worden uitgelokt door het gebruik van chat, telefoon en/of fysiek contact.

3 manieren om minder te e-mailen in je bedrijf

Bij Time Management Company is het aantal interne mails effectief met 95 procent gedaald dankzij een softwareprogramma dat toelaat medewerkers taken te geven. De ontvanger kan dan beslissen of hij de taak al dan niet kan uitvoeren binnen de gestelde deadline. Klinkt interessant? Dan kunnen onderstaande drie tips je wellicht helpen.

1. Maak optimaal gebruik van jouw softwarepakket

Zowat elk e-mailsysteem biedt de mogelijkheid om met taken te werken. Zo kan je in MS Outlook en Lotus Notes jouw collega’s taken toewijzen in plaats van hen met e-mails te bestoken. Bovendien heb je zelf een overzicht van de door jou toegewezen taken. Daarnaast kan je binnenkomende e-mails eenvoudigweg omzetten in taken, al dan niet gekoppeld aan een herinnering op een later moment.

Daarnaast zijn er tientallen softwarepakketten die het mogelijk maken om de interne communicatie te optimaliseren. Uitschieters zijn Insightly en Basecamp.com, beide SaaSoplossingen (Software as a Service), dus je hoeft de software niet aan te kopen, maar je sluit een contract per gebruiker en voor een bepaalde periode af. Sommige van onze klanten vinden dit geen optie omdat er getwijfeld wordt aan de beveiliging van hun data in de cloud, anderen hebben de stap al jaren geleden gezet.

2. Zorg voor een draagvlak binnen jouw team

Zelfs al werken bepaalde softwareoplossingen prima, toch is de creatie van een draagvlak van cruciaal belang. Niet iedereen vindt het even prettig om plots taken in plaats van e-mails te ontvangen, dus het vereist inspanningen om iedereen mee te krijgen in dit verhaal. Benadruk hierbij de voordelen voor de gebruikers (minder e-mails, meer overzicht) en geef jouw teamleden de kans om aan het idee te wennen.

3. Geef als baas het goede voorbeeld

“Als de baas het niet doet, dan doen wij het ook niet” is vaak de reactie van het team als het management niet meewerkt. Leidinggevenden moeten dus het goede voorbeeld geven om er zo voor te zorgen dat de medewerkers willen meestappen in dit verhaal.

(tc) 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.
Lezers van Jobat ontvangen een korting van 10% voor de open opleiding.