10 manieren om altijd op tijd te zijn

“Wanneer we met iets bezig zijn, hebben we echter een heel slecht gevoel over het verstrijken van tijd”, vertelt time management expert Johan D'Haeseleer van Extratijd. “Hoe lang zal iets duren? Hoeveel tijd heb je nodig om die taak te doen? We hebben daar geen juist beeld over, en dat helpt niet om in te schatten of we die taak nog kunnen uitvoeren voor we moeten vertrekken naar een afspraak.”

“Te laat komen wordt beschouwd als onbeleefd en onbetrouwbaar. In plaats van te laat te komen, kan je zeggen: 'ik ben later dan verwacht'. Dat zegt een Hollandse vriend van mij altijd. Dat kan misschien werken de eerste keer, maar iemand die regelmatig te laat is, zorgt voor veel wrevel en stress. Niet alleen bij de reeds aanwezigen. Als je al te laat vertrokken bent, ben je zelf de hele trein- of autorit niet op je gemak. Ook de kost van laattijdige afspraken is bijzonder groot. Je zou de kostprijs voor een bedrijf eens moeten uitrekenen van alle verloren uren waarbij een werknemer op iemand zit te wachten.”

Extra: 5 grote misvattingen over altijd te laat zijn

Je kan het leren

“Op tijd komen wordt beschouwd als een vorm van gekozen controle. Meesterschap over je tijdsgebruik. Wie wil dat nu niet? Op tijd zijn op een afspraak is een vaardigheid. En vaardigheden kan je leren. Je hebt ook leren schrijven”, aldus Johan D'Haeseleer.

10 tips om altijd op tijd te zijn ... 

1. Zet belangrijke zaken klaar aan de deur

Terugrijden omdat je iets vergeten bent kost je nog meer tijd. Zet de zaken die je wil meenemen klaar zodat je er niet naast kan kijken. Wanneer je ’s morgensvroeg al moet vertrekken, kan je je spullen beter de avond voordien al klaarzetten. 's Morgens ben je misschien nog niet helemaal wakker.

2. Gebruik dwingende reminders

Wanneer je om 10 uur 's ochtends een afspraak hebt en je moet om 10 voor 10 te vertrekken, gebruik dan een klokje dat je waarschuwt dat het tijd is om te vertrekken. Makkelijkst is een timer die aftelt. Je ziet in één oogopslag hoeveel tijd er je nog rest. Of schrijf de avond voordien of enkele uren voor je moet vertrekken op hoe laat je zeker je werk moet afsluiten.

Schrijf ook op waar je mee bezig was voor je vertrok, dan hoef je tijdens de meeting geen mentale energie te gebruiken om vast te houden aan wat je nog moet doen eenmaal de vergadering afgelopen is.

3. Verwijder hindernissen

Creëer ondersteunende omstandigheden. Op tijd vertrekken en eerst je sleutel nog moeten zoeken, zorgt voor frustratie. Je sleutels, je zonnebril of je tas leg je dus best steeds op dezelfde plaats. Liefst op de weg die je neemt voor je vertrekt.

4. Wees je bewust van de aan- of afwezigheid van een buffer

Sommige meetings hebben de neiging om uit te lopen. Ze nemen meer tijd in beslag dan voorzien. Heb je die tijd wel? Of heb je de ene meeting na de andere? Zeg op voorhand tegen de voorzitter of je contactpersoon dat je een volgende meeting hebt en dat je op tijd zal vertrekken. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een reminder op je gsm, zodat je op tijd een signaal krijgt wanneer je moet vertrekken. Je kan de tijd niet in de gaten houden én tegelijk helemaal aanwezig zijn op de meeting. Je kan mentaal niet met twee taken tegelijk bezig zijn.

5. Bereid je voor om gebruik te maken van tijdscadeaus

Sommige mensen zijn nooit op tijd omdat ze zoveel mogelijk uit een dag willen halen. Maar het kan toch geen kwaad om te vroeg te zijn? Of je bent mooi op tijd op een afspraak, en je blijkt de enige te zijn. Dat is toch geen tijdsverlies? Als je een goede to do-lijst hebt, kan je snel zien welk telefoontje je nog snel even kan doen, of als je goed georganiseerd bent heb je een mapje bij de hand met de documenten die je nog moet lezen. Te vroeg zijn betekent nooit tijdsverlies voor een kenniswerker die overal kan werken.

Doe in de tijd die je cadeau krijgt al het werk dat in je to do-lijstjes staat. Ga geen mails zitten lezen. De kans bestaat dat er iets in je e-mails staat dat je zou moeten doen. Maar je hebt geen tijd, want binnen vijf minuten start de vergadering. Wanneer er in je inbox een mail zit die je aandacht nodig heeft, zal je niet met je volle aandacht op de vergadering zijn.

6. Zeg ‘nee’ of ‘ja, maar’ tegen lastminutevragen

Je bent onderweg naar een meeting en in de gang roept een van je collega's of medewerkers je. Ze hebben je gezien en willen je iets vragen. Zeg ‘nee’ of ‘ja maar’. Iets als: ik wil dat gerust voor je doen, maar ik moet nu naar een vergadering. Je vraagt om je er later nog eens over aan te spreken of het op mail te zetten. Wanneer de mailvraag niet kan (een vraag van de baas van je baas bijvoorbeeld), schrijf je het neer. Zeg ook ‘nee’ of ‘ja, maar’ tegen jezelf. Nog snel een taak van maar 2 minuten doen die niet goed is ingeschat, helpt je niet om op tijd te komen.

7. Plan de nodige reistijd

De treinreis naar Brussel duurt 48 minuten, maar naar het station rijden en je wagen parkeren, nemen nog eens twintig minuten in beslag. Voorzien dan een uur en tien minuten en geen uur. Wat onze capaciteit qua tijd betreft maken we onszelf makkelijk iets wijs. Een uitspraak van Boeddha is: ‘Het probleem is dat we denken dat we tijd hebben’.

8. Leer de nodige tijd beter inschatten

Het inschatten van hoeveel tijd je nodig hebt, is een vaardigheid voor een kenniswerker en heel belangrijk wanneer je je prioriteiten beter wil managen. We leggen structureel te veel op ons bord en daardoor komt naast het werk ook het leven in gevaar.

9. Plan meetings op minder drukke momenten

In Brussel moeten aankomen om kwart na negen ‘s ochtends is het jezelf extra moeilijk maken. Net als gaan winkelen op een vrijdagavond een uur voor sluitingstijd. Dat zorgt ook voor langere wachtrijen. Blijf wanneer het mogelijk is uit de drukke momenten en plan die activiteiten wanneer het rustiger is. Dat scheelt een boel extra tijd.

10. Vertrek ruimschoots op tijd

Je kan overal werken. Zeker wanneer je to do-lijst onderverdeeld is in offline- en onlinetaken. Te vroeg zijn heeft dan alleen maar voordelen!

(mr)