10 geboden voor online meetings

1. Beperk het aantal meetings …

Door meer op afstand te vergaderen, gaan we ons vaker afvragen of een meeting eigenlijk echt wel noodzakelijk is, oppert Machteld Van de Woestyne, preventieadviseur ergonomie bij Attentia. “Je kunt heel wat problemen beter oplossen door een mail te sturen of door even kort met de juiste persoon te telefoneren”, stelt ze.

Is zo’n online meeting het beste communicatiemiddel? “Heb je input van collega’s nodig of wil je gewoon informatie meedelen? In het tweede geval is het echt niet noodzakelijk om iedereen in een meeting te verzamelen.”

2. ... en het aantal deelnemers

Nodig voor die online meeting alleen deelnemers uit die er echt bij moeten zijn. “Online is het sowieso praktisch als er niet te veel mensen aan een call deelnemen. Zo vermijd je ook dat iedereen door elkaar zou beginnen te praten”, vindt Van de Woestyne.

Word je zelf uitgenodigd voor een meeting waarin je eigenlijk niets te zoeken hebt? “Vraag dan of je aanwezigheid echt vereist is en deel je beperkte inbreng desnoods aan een andere deelnemer mee.”

3. Volg een duidelijke agenda

Wanneer een verzoek voor een meeting binnenkomt, wordt bijna altijd gevraagd om een volledig uur of zelfs langer te blokkeren. “De meeste meetings hoeven echter niet zo lang te duren. Less is more, en dat geldt zeker ook voor vergaderingen.”

Probeer meetings ook binnen de vooropgestelde tijd af te handelen door een duidelijke agenda samen te stellen. “Zorg er in elk geval voor dat alle belangrijke punten besproken worden. En dat iedereen na de meeting weet wat van hem of haar verwacht wordt. Maak ook een vergaderverslag dat je achteraf kunt delen met andere medewerkers die louter op de hoogte moeten zijn.”

4. Stel een gespreksleider aan

Soms is op voorhand duidelijk wie de vergadering leidt, maar soms ook niet. “Net zoals op kantoor heb je een dirigent nodig die de agenda opvolgt en de juiste vragen stelt. Deze persoon houdt de timing in het oog en zorgt er ook voor dat iedereen de kans krijgt om aan het woord te komen. Meer nog dan bij een fysieke vergadering dreigen stillere medewerkers op de achtergrond te verdwijnen.”

5. Laat de technologie werken

Een online vergadering vraagt in de eerste plaats een stabiele internetverbinding, dat is ook voor je deelnemers een stuk aangenamer. Probeer tools te gebruiken die gebruiksvriendelijk of bekend zijn bij de collega’s. “Zo vermijd je alvast onnodig tijdverlies en stress wanneer andere deelnemers proberen in te loggen”, raadt Van de Woestyne aan.

6. Kies een rustig plekje

Bij een vergadering op afstand is het de verantwoordelijkheid van iedere deelnemer om zich op een rustige plaats te zetten. “Bedenk dat achtergrondlawaai in je omgeving ook hoorbaar is voor je vergaderpartners en dat dit echt storend kan zijn. Zeg je huisgenoten op voorhand dat je in vergadering bent”, stelt ze. Ook is het bij een videomeeting een goed idee om even na te denken over wat er allemaal in beeld te zien is.

7. Gebruik een headset

Om het voor jezelf comfortabel te maken, en om zelf niemand te storen, gebruik je het best een headset. “Zo moeten anderen niet meeluisteren en lijkt het voor hen alsof je gewoon aan het telefoneren bent. Je zult ook minder afgeleid zijn door achtergrondgeluiden.”

8. Audio belangrijker dan video

Verwacht je dat iedere deelnemer in beeld komt? “Zeg dat dan voor de vergadering begint. Maar hou er wel rekening mee dat audio vaak al voldoende is om efficiënt te vergaderen.” Veel mensen voelen zich voor de camera niet (altijd) comfortabel. “Wie niet aan het woord is, kan z’n microfoon even uitzetten. Zo zul je andere sprekers minder storen met geluiden, bijvoorbeeld als je notities neemt.”

9. Stand-up

We zitten al een hele dag op een stoel te werken, maar als we telefoneren lopen we vaak rond. “Overtuig je collega’s dus om tijdens een online vergadering even recht te staan of zelfs rond te wandelen. Met een headset is dit perfect mogelijk, natuurlijk op voorwaarde dat dit de meeting niet verstoort”, stelt Machteld Van de Woestyne als preventieadviseur ergonomie.

10. Smalltalk

Aangezien veel mensen een hele dag thuis geïsoleerd zitten te werken, vormt een online meeting een belangrijk moment van sociaal contact. “Val daarom niet direct met de deur in huis, maar vraag iedereen eerst even hoe het ermee gaat. Tijd voor een grapje tussendoor moet ook zeker kunnen.”

• Lees ook onze e-gids: Thuiswerken op een productieve én gezonde manier (pdf)

(William Visterin) - Bron: MARK Magazine