Un.e assistant.e administratif.ve aux Services du rectorat à 90%

Un.e assistant.e administratif.ve aux Services du rectorat à 90%, Concernant la procédure de recrutement et sélection : Alixe Goussens - Service des Ressources humaines ( Afficher l'adresse e-mailalixe.goussens@unamur.be )
Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Laurence Lecocq - Responsable du Pôle administratif des Services du Rectorat ( Afficher l'adresse e-maillaurence.lecocq@unamur.be ), Politique de recrutement
Notre politique de gestion des Ressources humaines s'inscrit dans le respect de l'égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s'articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l'origine, les convictions, l'âge, l'orientation sexuelle, etc. L'Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité.
L'UNamur s'est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l'Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).
Modalités de sélection
* Examen des CV,
* Entretien par la Commission de recrutement et sélection.

Le Conseil d'administration de l'Université de Namur, Un.e assistant.e administratif.ve aux Services du rectorat à 90%
Faculté : Services généraux, Au sein des Services du Rectorat de l'UNamur, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle administratif, et sous la responsabilité fonctionnelle de la Rectrice et de la Vice-Rectrice à la Recherche, vous assurerez les tâches suivantes :
Mission 1 : Apporter un soutien administratif à la Rectrice et à la Vice-Rectrice à la Recherche :
Gestion quotidienne des agendas selon les sollicitations (Doodle, prise de RDVs, inscription à l'agenda, Teams, ...)
Organisation de réunions (fixation de date, réservation de locaux, intendance)
Rappel des suivis et des échéances
Organisation des déplacements
Gestion du courrier postal / mail entrant / sortant - rédaction de projets de courriers
Gestion des signatures pour les documents officiels (vérification préalable)
Accueil des visiteurs (essentiellement internes) et gestion des appels téléphoniques
Gestion des invitations officielles
Gestion de la base de données des désignations internes et externes
Soutien à la gestion budgétaire des CPOs (factures, notes de frais, suivi des comptes)
Gestion de l'économat
Mission 2 : Préparer des dossiers pour la Rectrice et la Vice-Rectrice à la Recherche en lien avec leurs portefeuilles :
Rassemblement des éléments constitutifs de dossiers de différentes réunions
Gestion administrative et secrétariat de certains comités spécifiques thématiques (uniquement pour la Vice-Rectrice à la recherche) : participation et rédaction du PV
Aide à la préparation des réunions interuniversitaire (gestion d'un drive documentaire)
Recherche d'informations (source interne, archives du service, base de données internes)
Relecture de documents et traduction de documents en anglais (via un logiciel de traduction)

Vous êtes titulaire d'un bachelier en secrétariat de direction ou dans une orientation autre avec une expérience probante pour la fonction à pourvoir.
Expérience
Vous disposez obligatoirement d'une expérience dans une fonction similaire, comprenant la gestion d'agendas, la rédaction de PV de réunions/notes, la constitution de dossiers, la préparation de dossiers, de réunions, etc.
Connaissances et compétences requises:
* Aptitudes communicationnelles tant à l'oral qu'à l'écrit (capacité rédactionnelle - orthographe parfaite)
* Collaboration - Capacité à s'intégrer dans une équipe
* Proactivité et autonomie dans le travail
* Adaptation et flexibilité
* Sens de l'organisation, de l'initiative et des responsabilités
* Rigueur - Fiabilité - Discrétion
* Sens du service, orienté solution
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
La connaissance du milieu de l'enseignement et plus particulièrement de l'enseignement supérieur est un atout.