Desk Operator »

Voor deze vacature is een uitstekende kennis van Engels en Frans vereist, we hebben het dus enkel in het Frans gepubliceerd., MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d'achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 125 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu'aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d'OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d'MSF Belgique) comprenant l'entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d'autres organisations du secteur humanitaire.

En 2023, MSF Supply a servi plus de 71.000 lignes de commandes et envoyé plus de 15.000 m3, soit 3100 tonnes de matériel sur le terrain.

Notre Mission : MSF Supply, centrale d'approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d'organisations humanitaires médicales test.

Le département des Opérations reçoit les commandes clients et s'assure que celles-ci soient correctement affrétées. Les Desk Operators effectuent la liaison avec les départements ad hoc en cas de problème avec les lignes de commande.

Les clients MSF Supply sont exclusivement des ONG's ou des centrales d'achat humanitaire.

RAISON D'ETRE :

Assurer la bonne réception et le bon traitement des commandes internationales en vue de garantir leur réalisation/traitement complet tout en essayant de répondre au mieux aux exigences des clients (qualité, délais, respect des prix) dans le respect des procédures.

RESPONSABILITES :

Il/elle doit connaître et appliquer les contraintes des pays afin de garantir le bon traitement de la commande :

les spécificités des produits utilisés par MSF Supply (psychotropes, produits dangereux, précurseurs, Keep Cool)
les règles d'importation de chaque pays dont il responsable
les procédures internes et externes en vigueur
les outils utilisés
pour les pays en guerre, il rassemble à la demande, les informations nécessaires via les partenaires locaux et les correspondants supply, sur le terrain et les partage en interne.

Gérer les commandes des clients de manière à ce que les missions reçoivent à temps les produits demandés en tenant compte des contraintes liées à l'importation des produits.
Réceptionner les commandes envoyées par les missions MSF et autres clients humanitaires de son portfolio.
Vérifier que la commande a bien été établie selon les règles en vigueur (adresse, mode de transport, incoterms, tarif client, contraintes d'importation) et introduire les corrections/modifications nécessaires.
Vérifier la bonne attribution des codes des produits et si nécessaire transférer les informations aux pharmaciens / techniciens (Assurance Qualité) pour obtenir le code adéquat.
Prendre contact en anglais/en français avec le client afin de l'informer de la bonne réception de la commande et en cas de doute, de s'assurer qu'elle corresponde bien à ses besoins et de lui transmettre l'information sur l'évolution de ses demandes.
Garantir la bonne répartition des produits dans différentes commandes selon leur statut (article stocké ou article affecté (acheté sur demande)) et leurs caractéristiques intrinsèques (produits dangereux, produits à température contrôlée, stupéfiants, psychotropes, précurseurs,...).

Pour les articles stockés :

Analyser la pertinence des demandes. En cas de souci, faire valider la commande par le Supply Manager Mission et/ou proposer une autre solution
Répondre au mieux à la demande des clients en analysant la disponibilité des produits et en tenant compte de la capacité de production du magasin (négociation avec le service planification des commandes).
S'assurer que le montant alloué à la commande correspond à celui repris dans la commande initiale de la mission et en cas de non-respect l'en informer.

Pour les articles affectés (articles non stockés) :

Analyser la pertinence des demandes. En cas de souci, faire valider la commande par le Supply Manager Mission et/ou proposer une autre solution
Transférer vers le service procurement les demandes afin d'obtenir un délai de livraison et un prix.
S'assurer que le montant alloué à la commande correspond à celui repris dans la commande initiale de la mission et en cas de non-respect l'en informer.

En collaboration avec le service planification du magasin et selon l'urgence de la commande, définir une date de préparation physique de la marchandise (date Ready-To-Ship) selon la disponibilité des articles stockés, les dates de livraison des articles commandés,...
Rester en contact avec le département des expéditions afin d'organiser au mieux la planification commande tout en tenant compte de leurs prévisions de transport.
Classer et archiver l'ensemble des documents et informations liés au traitement des commandes à fin de garder l'historique de la commande.
Tenir le client au courant de sa situation budgétaire en fin d'année et en cas de dépassement budgétaire, trouver une solution avec le client.
En cas de claim, fournir les informations nécessaires au quality officer.
Travailler en binôme par groupe de pays et assurer le back-up en cas de nécessité.
Fournir une expertise technique aux clients - Cellule - Opérations :

A la demande d'un client / d'un SCO, donner un appui sur l'analyse du processus de traitement des commandes et formuler des recommandations.
En cas de demande particulière de produit de la part d'un client, transférer la demande au technicien adéquat afin de trouver la solution la plus adéquate et en faire part au client.
Mise en place et suivi des Services Level Agreement (SLA) en collaboration avec le SCO reprenant les contraintes et obligations des différentes partenaires.
Participer au comité de projet organisé par l'OCB et apporter son expertise pour proposer des solutions permettant de résoudre les problématiques abordées. Il partage les décisions en interne.

Niveau d'étude : bachelier ou équivalent par expérience
Nombre d'années d'expérience : 3 ans dans le supply et minimum 1 an d'expérience en mission.
Compétences linguistiques : bilingue français-anglais. Le néerlandais est un plus.
Compétences fonctionnelles : capacité d'analyse de la chaine supply (analyse des processus de commande, analyse de contexte).
Très bonnes capacités relationnelles et de communication, démarche organisationnelle structurée, esprit de synthèse, sens critique, vision globale, connaissance et respect des procédures.
Compétences techniques (ERP, Office ...) : parfaite connaissance du fonctionnement de la supply chain. Maîtrise de multiples logiciels : Nodhos (ERP), portail OCB, Online OCB, Unifield
Apte à évoluer dans un milieu multiculturel et informel.