Voici les 10 plus grandes frustrations lors de réunions

Tels sont les résultats d’une enquête menée par Protime, le spécialiste de la gestion du temps et du personnel, auprès de 1.000 employés belges francophones. Chaque semaine, ce sont en moyenne 52 minutes de temps de travail qui sont perdues dans des réunions inutiles.

Désagréments

Les réunions… Certains les adorent, d'autres les détestent. Près de quatre employés sur dix (37,8%) font partie de la deuxième catégorie et sont généralement ou systématiquement exaspérés par les meetings. Frustration numéro un: 'On revient toujours sur les mêmes sujets' (38,9%). Celle-ci est directement suivie par 'Les engagements pris ne sont pas tenus' (38,4%) et 'Trop peu de décisions sont prises' (35,5%).

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"Les réunions peuvent et doivent être plus efficaces. Heureusement, de nombreuses entreprises ont pris conscience du problème et près de 7 sur 10 d'entre elles (69,5%) ont mis en place des procédures visant à justement assainir l'esprit des réunions", précise Sophie Henrion, porte-parole de Protime. "Elle élaborent par exemple des points d'action concrets ou se tiennent à des horaires stricts. Ces entreprises veillent ainsi à ce que les réunions ne soient pas perçues par les participants comme une perte de temps."

Top 10 des plus grandes frustrations lors de réunions :

1. On revient toujours sur les mêmes sujets pendant la réunion (38,9%)
2. Les engagements pris ne sont pas tenus (38,4%)
3. Trop peu de décisions sont prises pendant la réunion (35,5%)
4. La réunion n’a pas été préparée (23,5%)
5. Les participants arrivent en retard (23%)
6. Les participants 'font autre chose' pendant la réunion (20,9%)
7. Je suis invité(e) à participer à des réunions qui ne cadrent pas avec ma fonction (20,5%)
8. La réunion fonctionne à sens unique. Je ne reçois pas la possibilité d’y apporter ma contribution (17%)
9. Personne ne dirige la réunion (11,2%)
10. Durant les réunions en distanciel, les participants 'font autre chose' (10,2%)

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S'occuper d'autres choses…

Plus d'un cinquième des participants sont agacés par celles et ceux qui consultent leur smartphone pendant les réunions. Quand celle-ci se déroule en ligne, cela irrite une personne sur dix. C'est surtout durant ces réunions en ligne qu'il est facile d'avoir d'autres occupations. Plus de quatre employés sur cinq (83%) participant à un meeting via Teams, Skype, Zoom ou Google Meet, lisent leurs e-mails (51,8%) et y répondent (42,8%), mangent/boivent (34,1%) ou se consacrent à d'autres tâches (31,6%).

Les autres activités les plus courantes durant un meeting en ligne avec caméra sont les suivantes :

1. Lire ses e-mails (51,8%)
2. Répondre à ses e-mails (42,8%)
3. Manger/boire (34,1%)
4. Travailler sur d’autres tâches (31,6%)
5. Consulter ses réseaux sociaux (20,7%)
6. Utiliser un chat/applis (16,4%)
7. Surfer sur le web (16,1%)
8. Tâche administrative personnelle, opérations bancaires, etc. (14,5%)

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Un esprit de réunions sain

Que l'on aime les meetings ou pas, presque personne n'y échappe. Nous avons donc intérêt à éliminer toutes frustrations en organisant nos réunions pour qu'elles soient le plus efficaces possible.

Près de sept personnes interrogées sur dix (69,5%) indiquent que leur employeur prend des mesures concrètes pour établir un esprit de réunions sain. En s'assurant par exemple que ‘toutes les réunions aient un objectif clair défini préalablement’ (29,4%) ou que ‘un planning strict soit respecté, pour que tous les points de l’ordre du jour puissent être traités’ (21,8%). ‘Sans ordre du jour, pas de réunion’ (17,1%) constitue la troisième de ces mesures.

Que peut-on faire pour améliorer l'efficacité des réunions ?

1. Toutes les réunions ont un objectif clair défini préalablement (29,4%)
2. Un planning strict est respecté pour que tous les points à l’ordre du jour puissent être traités (21,8%)
3. Sans ordre du jour, pas de réunion (17,1%)
4. Un responsable/président est désigné. C’est lui qui va diriger la réunion (16,9%)
5. La réunion débouche toujours sur des points d’action concrets (15,7%)
6. La préparation personnelle à la réunion est obligatoire (13,9%)
7. Les ordinateurs portables et smartphones sont interdits pendant la réunion (11,5%)
8. La participation active est encouragée, par exemple par des stand-ups ou des promenades (9,4%)

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(es/kv/eh) – Source : Protime