Programmez votre 'out of office' un jour plus tôt et un jour plus tard

Ensuite, personne n’a envie d'une messagerie débordante à son retour de vacances. Il est donc essentiel de conclure de bons accords avec vos collègues. À votre reprise, prévoyez également une journée 'rattrapage' supplémentaire pour éplucher les nouveaux dossiers que vos collègues n’auront pas pu traiter. Il est dès lors préférable de configurer votre 'out of office' un jour avant votre dernier jour de travail et un jour après la date effective de votre reprise. Cela vous donnera plus de temps pour vous remettre dans le bain.

Quelques conseils pour un 'out of office' efficace

1. Expliquez pourquoi vous êtes absent. Il n’y a rien de plus irritant que la lecture de messages automatiques impersonnels. Donnez dès lors une touche personnelle à votre message (vacances à Cuba, récemment donné naissance à un(e) petit(e) garçon/fille, etc.).
2. Mentionnez qui peut aider l'expéditeur pendant votre absence et indiquez ses coordonnées complètes.
3. Communiquez quand vous serez à nouveau disponible.

Selon The Boston School, le message ci-dessous est l'exemple le plus populaire d'un bon message 'out of office' :

Merci pour votre e-mail. Je suis absent du lundi 8 au vendredi 12 juillet. Je suis malheureusement dans l’incapacité de répondre à votre e-mail mais le lirai volontiers à mon retour. Si vous souhaitez une assistance supplémentaire immédiate, vous pouvez contacter (nom, numéro de téléphone et adresse e-mail). Merci pour votre compréhension.

Plus d'humour ?

Si vous préférez l'humour, les exemples ci-dessous vous parleront. Veillez toutefois à ce que ces messages ne soient envoyés qu’à vos collègues...

• Je suis en vacances du 8 au 12 juillet et invite tout le monde à n'envoyer qu'un seul e-mail à cette adresse. Si vous décidez tout de même d’envoyer d’autres messages, je les supprimerai au hasard et n’en garderai qu’un seul par personne. Passez d’excellentes vacances.
• Je ne suis pas au bureau cette semaine mais j'ai toujours accès à mes e-mails et à mon téléphone. Sachez toutefois que je ne les utiliserai pas à des fins professionnelles.
• Je ne suis pas au bureau actuellement. Si vous parvenez à deviner mon numéro de téléphone, je me ferai un plaisir de répondre à votre appel.
• Je ne suis pas au bureau et j’y reviendrai quand je serai totalement reposé. Je n'ai pas accès à mes e-mails. S'il s'agit d'une urgence, appelez le 112.
• Je ne suis pas là aujourd'hui. Malheureusement, il en sera de même demain.
• Merci pour votre message qui sera traité par notre système. Vous êtes actuellement en position 352 et recevrez probablement une réponse d’ici 19 semaines. En cas d’urgence, veuillez contacter mon collèque X à l’adresse X@company.com.

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(eh/ll/tc)

Tim Christiaens est le fondateur de Time Management Company. Il est un expert en gestion du temps et coache des employés afin qu’ils puissent mieux s’organiser.