Als technisch-administratief medewerker zal je een veelheid aan verschillende administratieve taken verzorgen ter ondersteuning van de dienst openbare ruimte. De administratieve taken hebben vaak een technische insteek eigen aan het werkdomein openbare ruimte (wegen, groen, milieu, mobiliteit, rioleringen, grachten, afval, …) en partimonium (gebouwen). Je kan ook organisatiebreed ingezet worden om de administratie te verzorgen daar waar de noden op dat moment hoog zijn. Uitvoerende taken:
- Verzorgen van allerhande administratieve taken ter ondersteuning van de deskundigen mobiliteit, patrimonium, openbare wegen, milieu, natuur en groen, het diensthoofd openbare ruimte en het afdelingshoofd omgeving.
- Verzorgen van administratieve taken omtrent beslissingen die genomen worden op diverse beleidsniveaus met betrekking tot het openbaar domein en het gemeentelijke patrimonium.
- Correspondentie en behandelen van meldingen/aanvragen van burgers en externe partijen m.b.t. de openbare ruimte waaronder wegen en riolering, openbaar groen, gemeentelijke gebouwen, milieu en natuur.
- Het administratief beheren en verzorgen van technisch gerelateerde dossiers eigen aan de dienst openbare ruimte (wegen, gebouwen, groen, milieu, natuur, …).
- Het onderhouden van de nodige affiniteit met de technische sector (wegen, gebouwen, groen, …). Volgen van bijscholingen.
- Het opvolgen van de werking en meldingen inzake openbare verlichting en straatinfrastructuur en - meubilair.
- Aanvragen van nutsmaatschappijen of over nutsleidingen ter bespreking voorleggen aan onder meer de deskundigen, het diensthoofd en/of de verkeerscel en terugkoppeling aan de nutsmaatschappijen of de betrokken aanvrager.
- Het opvolgen van de doelstellingen en actieplannen uit de meerjarenplanning inzake openbare ruimte met het oog op het correct en tijdig uitvoeren van toegewezen opdrachten.
- Aanmaken en opvolgen van werkopdrachten voor de dienst openbare ruimte.
- Bestellingen en offertes vragen en opvolgen volgens overheidsopdrachten, waar mogelijk in 3P of een gelijkaardig programma. Bestelbonnen opmaken.
- Nazicht en opvolging facturen en meetstaten volgens bestelbon of offerte.
Bijkomende taken kan je terugvinden in de bijlage.
Vereiste vakkennis en bijkomende vereisten:
- Grondige administratieve vakkennis- en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie.
- Grondige kennis van Word, Excel en Outlook.
- Kennis van de relevante regelgeving die vereist is voor de uitvoering van de functie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Taalvaardig (mondeling en schriftelijk) bij het verder helpen en/of doorverwijzen van interne en externe klanten.
- Beschikken over algemene kennis van een lokaal bestuur.
- Flexibiliteit inzake werkuren (permanentie en openingsuren);
- Brede kijk op mens en maatschappij;
- Stressbestendig;
- Zorgvuldig;
- Integer.
Competenties:
- Zorgvuldigheid
- Loyaal handelen
- Gedrevenheid/ resultaatgerichtheid
- Samenwerken
- Informatie verwerken
- Analyseren
- Werk structureren
- Problemen oplossen
- Beslissen
- Klantvriendelijkheid
Alle competenties worden in detail besproken in de bijlage.