Als expert in payroll en HR-administratie ben je het eerste aanspreekpunt voor onze collega #grensverleggers, ben je verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van het maandelijkse payrollproces en sta je in voor een kwalitatief beheer van de personeelsdossiers. Samen met de coördinator en de andere HR-collega’s geef je mee vorm aan ons HR-beleid en draag je elke dag bij aan een positieve employee experience. Samen zijn we met ongeveer 250 medewerkers. Jouw focus ligt op de 150 medewerkers van North Sea Port Flanders, waarvan de meeste medewerkers contractueel aangesteld zijn.
Wat ga je doen? Correcte en tijdige uitvoering van de maandelijkse payroll in samenwerking met het extern sociaal secretariaat. Je bent zowel voor de voorbereiding als de postpayroll (inclusief aangiftes) verantwoordelijk.
Kwalitatief beheer van personeelsdossiers, zoals onder meer on- en offboarding van medewerkers, aan- en afwezigheden, specifieke loopbaanincidenten, personeelsgebonden verzekeringen, arbeidsongevallen…
- Adequaat en consistent (digitaal) beheer van de personeelsgegevens, actualiseren van data en de dossiers
- Controleren op afwijkingen of onzorgvuldigheden
- Administratieve procedures inherent aan wijzigingen of specifieke incidenten opvolgen en kwalitatief afhandelen (aansluitingen, aanvragen, meldingen, etc...)
- Opmaak en verwerking van vereiste documenten, attesten, rapportages… voor medewerkers en/of externe instanties en partners
- Archivering
Informatie- en adviesfunctie (aanspreekpunt) inzake payroll en sociale wetgeving voor onze medewerkers
- Service- en mensgericht correcte en duidelijke informatie aan medewerkers verstrekken
- Analyseren van de vraagstelling/behoefte en adequate oplossingen voorstellen
- Beheer van de groepsmailbox (eerstelijns- en dispatchfunctie)
- Opvolging van de voortgang van openstaande vragen
Beleidsondersteunend werken - HR richtlijnen en policies toepassen
- Kennis actueel houden inzake sociale wetgeving, sociale zekerheid en fiscaliteit en deze ook borgen en proactief delen
- Oplossingen aanreiken n.a.v. casuïstiek
- Analyses en rapportages opmaken