.
Medewerker secretariaat bij Ferm
Functieomschrijving
Ferm is een inspirerend netwerk met veelzijdige activiteiten en relevante diensten. Samen meerwaarde geven aan het leven, daar is het ons meer dan ooit om te doen! Van onze 200.000 klanten en leden. Van onze 9.000 medewerkers. Bij ons draait het om menselijke warmte, professionele trots en aanstekelijk enthousiasme. Een fijne plek waar mensen en de organisatie samen groeien.Voor de ondersteuning en verdere uitbouw van het team onthaal en administratie van het vrouwennetwerk Ferm vzw zijn we op zoek naar een medewerker secretariaat. Jij bent de geknipte persoon want..Als medewerker secretariaat ben je verantwoordelijk voor administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning om Ferm vlot te laten draaien. Zo draag je bij aan een klantvriendelijke, leane, doel- en resultaatsgerichte organisatie.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke ondersteuning van medewerkers en teams. Je takenpakket daarbij is zeer gevarieerd en speelt in op de noden en vragen van leden, vrijwilligers en collega’s. Je staat bijvoorbeeld in voor het opvolgen van aanmeldingen en inschrijvingen maar ook voor het klantvriendelijk en correct beantwoorden van mails en telefoons.
- Je biedt zelfstandig administratieve en logistieke ondersteuning voor acties, campagnes en projecten. Iedereen kan rekenen op jouw zorgvuldige voorbereiding en nauwgezette opvolging van de praktische aspecten van activiteiten en evenementen, zoals planning, organisatie, reserveringen en het beheer van inschrijvingen.
- Je bent verantwoordelijk voor het verankeren van kennis en informatie. Je beheert documenten van het team en van de organisatie. Databeheer en rapportering zijn je niet vreemd. Je gaat flexibel en vlot aan de slag met nieuwe systemen en neemt anderen hier ook in mee.
- Elke dag geef je blijk van echte klantvriendelijkheid: of het nu gaat om telefonische vragen, het ondersteunen van collega’s, of het zorgvuldig uitzoeken van antwoorden op binnenkomende e-mails.
- Je beheert zelfstandig het administratieve gedeelte van ledenbeheer, activiteitenbeheer en/of begeleiderscoördinatie. Na een inwerkperiode neem je proactief en autonoom het initiatief om antwoorden te vinden op vragen van leden, vrijwilligers en collega’s.
- Je biedt ondersteuning bij het gebruik en de ontwikkeling van het maatwerk Mijn Ferm. Je neemt verantwoordelijkheid in de ontwikkeling en opvolging ervan. Je staat in voor de opmaak en het up-to-date houden van handleidingen.
- Je streeft voortdurend naar optimalisatie van administratieve processen en workflows. Door knelpunten te identificeren en verbeteringen door te voeren, zorg je ervoor dat je efficiënter en effectiever je werk kan doen.
Profiel
- Je draagt klantvriendelijkheid en een warm onthaal hoog in het vaandel.
- Je bent hands-on en kan flexibel schakelen in opdrachten en thema’s.
- Je kan taken en opdrachten zelfstandig tot een goed einde te brengen.
- Je bent een teamplayer die samen met collega’s voor hetzelfde doel gaat.
- Je neemt je verantwoordelijkheid zodat je collega’s op je kunnen bouwen.
- Je bent nauwgezet, resultaatgericht en kritisch ingesteld.
- Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je kan out-of-the-box denken, bent optimistisch ingesteld en meer gericht op opportuniteiten dan op problemen.
- Je bent communicatief sterk, zowel geschreven als mondeling.
- Je gaat planmatig te werk, zowel in het opstellen als opvolgen van de uitvoering van een planning.
- Je hebt goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint,…) en gaat vlot aan de slag met nieuwe systemen.
- Je wil zelf groeien in jouw job door kritisch na te denken over je eigen handelen en oplossingen te zoeken voor leerpunten.
- Je bent iemand die de waarden en deontologische afspraken van de organisatie respecteert en ernaar handelt.
Aanbod
- Een voltijds (of minimaal 80%) contract van onbepaalde duur.
- Een boeiende job vol ontplooiingskansen.
- Interessante verloning met extralegale voordelen.
- Je vaste werkplek is op het hoofdkantoor in Wijgmaal. Er is een thuiswerkregeling.
- Ferm staat voor een gezond evenwicht tussen privé- en professioneel leven.
- Ferm werft aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, gender, origine, beperking, etc.
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende