Als aankoopverantwoordelijke vzw Groep Zorg H. Familie ondersteun je het management in de aankoopstrategie en het aankoopbeleid van de organisatie. Je voert dit beleid uit in overleg met de verschillende diensten van de organisatie, en doet dit alles in overeenstemming met de wettelijke voorwaarden en verplichtingen.
De aankoopstrategie van de organisatie uitwerken en verder uitbouwen
- Je werkt een visie uit over welke aankopen we zelf realiseren, en voor welke aankopen we een beroep doen op een samenaankoop, of een aankoopcentrale.
- Voor de aankoopopdrachten in eigen beheer sta je in voor de correcte toepassing wet overheidsopdrachten (e-procurement wetgeving).
- Je waakt er over dat alle aankopen verlopen volgens de wettelijke verplichtingen en afspraken inzake interne controle.
Het operationeel aankoopbeleid van de organisatie uittekenen en optimaliseren
- Je identificeert de aankoopbehoeften van de verschillende diensten en voorzieningen en analyseert vervolgens de markt van de leveranciers en producten.
- Je onderhandelt over prijzen en leveringsvoorwaarden van producten en diensten met de leveranciers.
- Je evalueert samen met de eindgebruiker de leveranciers en producten op prijs en kwaliteit, en stelt waar mogelijk verbeteringen voor.
- Je neemt een aantal strategische dossiers voor de groep operationeel vast.
- Je optimaliseert het contractenbeheer binnen de organisatie (opstellen contract, opvolging uitvoering contracten tot goedkeuring voor betaling, opvolging termijn, verificatie indexatie,…). Dit zowel voor de leveringscontracten als de contracten voor diensten.
- Je staat in voor de verplichte gegevensregistraties op vlak van aankopen, en voorde opmaak van een jaarverslag aankoop.
Het aankoopproces aansturen en optimaliseren
- Je bent verantwoordelijk voor het administratief aankoopproces, en optimaliseert dit proceswaar mogelijk. Je werkt hiervoor nauw samen met de algemene directies, de facilitair verantwoordelijken, en de andere medewerkers binnen de voorzieningen met bestelbevoegdheid.
- Je superviseert de naleving van de intern afgesproken procedures op vlak van bestelbevoegdheid, leverings- en factuurgoedkeuring. Dit binnen het kader zoals uitgezet door de groep.
Het aankoopbudget opmaken en opvolgen
- Je volgt de financiële en economische situatie met betrekking tot aankopen in de organisatie nauwlettend op. Je geeft input in de begrotingsopmaak, zorgt voor kwartaalopvolging op vlak van verbruikskosten en kosten van contracten, en geeft toelichting bij afwijkingen tussen begroting en realisatie.
Je rapporteert in deze functie aan de financieel administratief directeur.