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L'Alliance Française de Bruxelles Europe - AFBE est une association belge sans but lucratif - Asbl, qui a pour mission l'enseignement du français, la promotion des cultures françaises et francophones ainsi que la défense de la diversité culturelle. L'AFBE fait partie d'un réseau mondial de 830 associations de droit local réparties dans plus de 130 pays. Elle est aujourd'hui l'une des Alliances les plus importantes en Europe avec plus de 3600 inscriptions et 2300 candidats aux examens de français en 2023. Elle est composée d'une équipe dynamique d'une vingtaine de personnes gérant au quotidien toute l'activité de l'association.
Gestionnaire administratif et comptable
Functieomschrijving
Le.la gestionnaire a pour mission d'assister la responsable du pôle finances, comptabilité, RH et gouvernance dans la réalisation de ses missions.
Il.elle est chargé.e du traitement et du suivi des documents comptables et financiers de l'association ; gère le secrétariat de direction ; s'occupe de la gestion administrative et financière des cours ; et du suivi des questions liées aux frais de réception/frais de bouche. La responsable du pôle prévoyant de prendre sa retraite en janvier 2026, une évolution du poste est envisageable : elle passerait notamment par une montée en compétences au niveau des ressources humaines.
1. Gestion comptable et financière
Extraction et traitement des documents financiers nécessaires à la saisie comptable.
Saisie des documents comptables (factures / banque/caisse) dans les logiciels adhoc (WinAuditor / logiciel de gestion de cours AEC).
Gestion et suivi administratif des dossiers comptables de subventions (préparation des dossiers de demande de subvention et envoi des justificatifs).
Classement et archivage (papier et numérique) par année comptable.
2. Gestion du secrétariat de direction
Gestion des courriers entrants et sortants (factures et autres courrier divers).
Préparation des dossiers Bureau/CA/AG, envoi des convocations et gestion des demandes diverses.
3. Gestion financière et administrative des cours
Etablissement et envoi aux enseignants des lettres de mission et archivage des lettres de mission.
Vérification des factures des enseignants et suivi du bilan des heures des cours institutionnels.
Suivi des remboursements.
4. Gestion du suivi des prestataires chargés des paiements en ligne et des frais de réception de l'AFBE
Suivi administratif des prestataires en lien avec les paiements à distance (Ingenico/Worldline).
Demandes de devis et suivi des commandes pour optimiser les achats liés aux frais de bouche et de réception (commandes et demandes de devis).
Inventaire des réserves (liées aux frais de bouche).
5. Suivi des dossiers RH
Possibilité d'évolution de la fiche de poste en fonction du profil du candidat et du départ à la retraite de la responsable de pôle en janvier 2026
Il.elle est chargé.e du traitement et du suivi des documents comptables et financiers de l'association ; gère le secrétariat de direction ; s'occupe de la gestion administrative et financière des cours ; et du suivi des questions liées aux frais de réception/frais de bouche. La responsable du pôle prévoyant de prendre sa retraite en janvier 2026, une évolution du poste est envisageable : elle passerait notamment par une montée en compétences au niveau des ressources humaines.
1. Gestion comptable et financière
Extraction et traitement des documents financiers nécessaires à la saisie comptable.
Saisie des documents comptables (factures / banque/caisse) dans les logiciels adhoc (WinAuditor / logiciel de gestion de cours AEC).
Gestion et suivi administratif des dossiers comptables de subventions (préparation des dossiers de demande de subvention et envoi des justificatifs).
Classement et archivage (papier et numérique) par année comptable.
2. Gestion du secrétariat de direction
Gestion des courriers entrants et sortants (factures et autres courrier divers).
Préparation des dossiers Bureau/CA/AG, envoi des convocations et gestion des demandes diverses.
3. Gestion financière et administrative des cours
Etablissement et envoi aux enseignants des lettres de mission et archivage des lettres de mission.
Vérification des factures des enseignants et suivi du bilan des heures des cours institutionnels.
Suivi des remboursements.
4. Gestion du suivi des prestataires chargés des paiements en ligne et des frais de réception de l'AFBE
Suivi administratif des prestataires en lien avec les paiements à distance (Ingenico/Worldline).
Demandes de devis et suivi des commandes pour optimiser les achats liés aux frais de bouche et de réception (commandes et demandes de devis).
Inventaire des réserves (liées aux frais de bouche).
5. Suivi des dossiers RH
Possibilité d'évolution de la fiche de poste en fonction du profil du candidat et du départ à la retraite de la responsable de pôle en janvier 2026
Profiel
Le.la gestionnaire administratif.administrative et comptable possède un sens aigu de l'organisation, il.elle est rigoureux.rigoureuse, flexible et autonome. Il.elle sait gérer de manière efficiente les différentes tâches administratives et comptables à sa charge.
Pour toutes les questions stratégiques, il.elle se réfère à la responsable du pôle finances, comptabilité, RH et gouvernance pour validation en amont.
* Formation/Expérience professionnelle requise
Formation ou diplôme en gestion, en comptabilité et en secrétariat.
Une formation ou/et expérience professionnelle en RH serait un plus.
Expérience professionnelle probante d'au moins 1 an dans une fonction similaire.
* Compétences requises
Compétences techniques
Planifier et gérer son activité avec efficience et optimiser son temps de travail.
Maîtriser les logiciels de bureautique courant type Microsoft office (Word - Excel - Outlook) et être apte à travailler rapidement sur diverses applications métiers spécifiques (logiciel de comptabilité et logiciel de gestion de cours).
Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.
Rendre compte de son activité.
Rédiger des écrits (mails, courriers, rapports) de qualité et de manière synthétique.
Maîtriser le français (à l'écrit comme à l'oral).
Dominer les bases de la comptabilité (plan comptable, lecture comptable, encodage, etc.).
Actualiser ses connaissances, prendre en compte les nouveautés et les intégrer dans son activité.
Compétences comportementales (soft skills)
Sens de l'organisation, rigueur et esprit de synthèse.
Capacité à travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe - esprit d'équipe et esprit d'initiative.
Aisance à communiquer à l'oral comme à l'écrit.
Capacité d'adaptation aux changements (fonctions, besoins AFBE, clients, outils).
Respect de la confidentialité.
Respect des obligations RGPD.
Pour toutes les questions stratégiques, il.elle se réfère à la responsable du pôle finances, comptabilité, RH et gouvernance pour validation en amont.
* Formation/Expérience professionnelle requise
Formation ou diplôme en gestion, en comptabilité et en secrétariat.
Une formation ou/et expérience professionnelle en RH serait un plus.
Expérience professionnelle probante d'au moins 1 an dans une fonction similaire.
* Compétences requises
Compétences techniques
Planifier et gérer son activité avec efficience et optimiser son temps de travail.
Maîtriser les logiciels de bureautique courant type Microsoft office (Word - Excel - Outlook) et être apte à travailler rapidement sur diverses applications métiers spécifiques (logiciel de comptabilité et logiciel de gestion de cours).
Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.
Rendre compte de son activité.
Rédiger des écrits (mails, courriers, rapports) de qualité et de manière synthétique.
Maîtriser le français (à l'écrit comme à l'oral).
Dominer les bases de la comptabilité (plan comptable, lecture comptable, encodage, etc.).
Actualiser ses connaissances, prendre en compte les nouveautés et les intégrer dans son activité.
Compétences comportementales (soft skills)
Sens de l'organisation, rigueur et esprit de synthèse.
Capacité à travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe - esprit d'équipe et esprit d'initiative.
Aisance à communiquer à l'oral comme à l'écrit.
Capacité d'adaptation aux changements (fonctions, besoins AFBE, clients, outils).
Respect de la confidentialité.
Respect des obligations RGPD.
Aanbod
Type de contrat : CDD à temps complet 38h/semaine. Un temps de télétravail (1 jour par semaine) peut être aménagé.
Rémunérations et avantages :
Salaire mensuel brut de 2300€ par mois x 13,92mois (au prorata du temps de présence) ;
en plus de 20 jours congés annuels légaux, 3 semaines de congés extra-légaux ;
tickets restaurant au prorata du nombre d'heures travaillées ;
remboursement partiel des frais de déplacement - Train/Bus/Métro (sur base de l'achat d'un abonnement) - Vélo- Voiture.
Localisation géographique du poste : Alliance Française de Bruxelles Europe, avenue des Arts, 46, à 1000 Bruxelles.
* Calendrier de recrutement
Date limite d'envoi des candidatures (lettre de motivation CV) : 15/12/2024.
Epreuve pratique en ligne : 18/12/2024.
Prise de poste souhaitée : 20/01/2025.
Rémunérations et avantages :
Salaire mensuel brut de 2300€ par mois x 13,92mois (au prorata du temps de présence) ;
en plus de 20 jours congés annuels légaux, 3 semaines de congés extra-légaux ;
tickets restaurant au prorata du nombre d'heures travaillées ;
remboursement partiel des frais de déplacement - Train/Bus/Métro (sur base de l'achat d'un abonnement) - Vélo- Voiture.
Localisation géographique du poste : Alliance Française de Bruxelles Europe, avenue des Arts, 46, à 1000 Bruxelles.
* Calendrier de recrutement
Date limite d'envoi des candidatures (lettre de motivation CV) : 15/12/2024.
Epreuve pratique en ligne : 18/12/2024.
Prise de poste souhaitée : 20/01/2025.
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