Front Office Assistant

In 1912 opgericht, is Schepens & Co als 5 de generatie familiebedrijf gevestigd in Antwerpen, de internationale referentie in rijst. Door de opbouw van jarenlange expertise, een standvastig netwerk en de continue opvolging van de internationale markten, biedt Schepens & Co een meerwaarde in de bemiddeling tussen verkopers en aankopers in de wereldwijde handel in rijst. Om ons team verder te versterken zijn we op zoek naar een nieuwe collega:

Front Office Assitant
We kijken uit naar een collegiaal persoon die nauwkeurigheid hoog in het vaandel draagt. Je werkt samen met collega’s en kan je eigen taken zelfstandig opvolgen en beheren. Je bent klantgericht zowel extern als intern. Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en Frans zowel mondeling als schriftelijk. Andere talen kunnen nog een pluspunt zijn.

Samen met de collega’s ben je het aanspreekpunt voor onze klanten. Zowel schriftelijk als telefonisch sta je hen te woord met de juiste informatie en een pro actieve opvolging. Je biedt administratieve ondersteuning aan de Traders en dit vanaf de offerte, de verwerking van de internationale contracten, tot aan de facturatie. Je beheert het klassement en neemt taken van collega’s over bij afwezigheid.

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Documenten klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
• Bestellingen plaatsen
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen. Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners. Een boodschap noteren.
• Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Persoonlijke vaardigheden:

• Resultaatgerichtheid
• Samenwerken
• Klantgerichtheid
• Zorgvuldigheid
• Commercieel inzicht (niet noodzakelijk, maar is een pluspunt)
• Zelfstandigheid
• Verantwoordelijkheid