Dossierbeheerder - Notarieel Bediende
Functieomschrijving
Als dossierbeheerder speel je een cruciale rol in het beheer en de opvolging van onze aankoop- en verkoopdossiers. Met jouw oog voor detail en klantvriendelijkheid zorg je ervoor dat alle administratieve en financiële processen vlot en nauwkeurig verlopen. Je werkt daarbij nauw samen met interne en externe partijen, zoals klanten, notarissen en projectleiders, en vormt een belangrijke schakel in ons team. Voor de aankoopdossiers begeleid je het proces vanaf de verwerking van inkomende aankoopovereenkomsten. Je registreert alle documenten zorgvuldig in onze digitale systemen (ERP en SharePoint), volgt betalingen en waarborgen op, onderhoudt contact met notarissen en ondersteunt collega’s met vragen over gronddossiers. Bij de verkoopdossiers stel je nieuwe overeenkomsten op en zorg je ervoor dat onze Nieuwbouw Adviseurs de juiste documentatie ontvangen voor de klanten. Je verwerkt de klantendossiers nauwgezet, leest de compromissen na en beheert de financiële opvolging, zoals voorschotten en facturen ter voorbereiding van de akte. Bovendien garandeer je een vlotte interne informatiedoorstroming, zodat collega’s altijd goed geïnformeerd zijn. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een gestructureerd facturatieproces. Je houdt lijsten bij, stemt deze af met werfleiders en zorgt voor een tijdige en correcte facturatie, inclusief eventuele meer- of minderwerken. Je volgt betalingen strikt op, geeft borgen vrij en neemt contact op met klanten wanneer betalingsherinneringen nodig zijn. In deze functie ben je een belangrijk aanspreekpunt voor klanten, notarissen en andere partijen. Je staat hen professioneel te woord, beantwoordt hun vragen en zorgt voor een duidelijke en efficiënte opvolging van dossiers.
Profiel
Voor deze functie zoeken we een kandidaat met ervaring als Dossierbeheerder of Notarieel Bediende. Jouw achtergrond geeft je een solide basis om de complexe processen rond aankoop- en verkoopdossiers vlot te beheren. In deze rol is het van belang dat je communicatief sterk bent, zodat je moeiteloos kunt schakelen tussen klanten, notarissen en collega’s. Jouw nauwkeurigheid en aandacht voor details zorgen ervoor dat elk dossier correct en volledig wordt afgehandeld. Daarnaast weet je prioriteiten te stellen en behoud je het overzicht, zelfs in drukke periodes.
Aanbod
Als familiebedrijf kent en helpt iedereen elkaar! Onze jarenlange ervaring heeft ervoor gezorgd dat we een financieel gezond bedrijf zijn met een duidelijke toekomstvisie. Bij Hyboma krijg je de kans om jezelf te bewijzen en om te groeien in wat je graag doet! Naast onze interne kennis en opleidingsmogelijkheden bieden we je ook graag:
- een open en ongedwongen bedrijfscultuur die je de vrijheid biedt om initiatief te nemen,
- een contract van onbepaalde duur en een salaris aangevuld met extralegale voordelen (flexibele uren, maaltijd- en ecocheques, groepsverzekering, thuiswerkmogelijkheden,…)
- en last but not least: toffe collega’s die elkaar ook na het werk ontmoeten op een quiz, zomerbar, kerstmarkt …