- Beheer van correspondentie : beantwoorden van e-mails en telefoongesprekken, behandelen van aanvragen en informatie doorgeven aan de betrokken personen.
- Administratieve opvolging : opstellen, controleren en archiveren van administratieve documenten zoals facturen, bestelbonnen, rapporten en andere noodzakelijke documenten voor een goede werking.
- Organisatie en planning : organiseren van afspraken, vergaderingen en coördineren van de agenda’s van de manager en andere teamleden.
- Beheer van klanten- en leveranciersdossiers : bijwerken van informatie, beantwoorden van vragen en opvolgen van betalingen en vervaldata.
- Ondersteuning van de operationele taken : opvolgen van werkbonnen van werknemers, ervoor zorgen dat alle benodigdheden beschikbaar zijn, en indien nodig coördineren met andere afdelingen.
- Basisboekhouding : assisteren bij de voorbereiding van facturen, opvolgen van betalingen en helpen met het beheer van leveranciers- en klantrekeningen.
- Ondersteuning van personeelszaken : soms helpt de assistente met het beheer van afwezigheden, werkroosters en communicatie met medewerkers.
De functie vereist organisatievermogen, goede communicatie, nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren om de administratieve processen soepel te laten verlopen.