Administration Officer (B1-B3)
Functieomschrijving
Doelstelling van de functie Als administration officer ben je verantwoordelijk voor het administratief uitvoeren en opvolgen van verschillende kerntaken binnen de werking van het directiesecretariaat en de personeelsdienst. Daarnaast treed je op als back-up binnen het secretariaat. Je rapporteert aan de directeur personeel en interne organisatie. Functiebeschrijving Je biedt administratieve ondersteuning binnen de teams secretariaat en de personeel. Wat de werking van het secretariaat betreft, omvat dit onder meer:
- Het administratief voorbereiden van het maandelijks directiecomité, de raad van bestuur en het kernteam van de POM, alsook de verslagneming en de administratieve opvolging nadien;
- Het voorbereiden en implementeren van verbetertrajecten, waaronder de verdere optimalisatie van interne administratieve processen, zaken gerelateerd aan informatieveiligheid, archivering…
- Het invoeren van vacatureberichten op verschillende platforms (bv. VDAB, LinkedIn…);
- Het inplannen en praktisch organiseren van de verschillende proeven (schriftelijk, mondeling, assessment);
- Het opmaken en versturen van brieven/emails naar de kandidaten;
- Het opmaken van standaard arbeidscontracten;
- Het op punt zetten en houden van mappenstructuren en bijhouden van documenten…
- De bemanning van het onthaal in Provinciehuis Olympia;
- De postbehandeling;
- Het beheer van reservaties van vergaderzalen, wagenpark…;
- Administratieve ondersteuning bij de organisatie van events;
Profiel
Aanwervingsvoorwaarden
- Je beschikt over een bachelor diploma, bij voorkeur in een richting office management en hebt minstens 3 jaar relevante ervaring (administratieve opvolging van dossiers, inhoudelijke verslaggeving, enz.) OF je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs met minstens 5 jaar relevante ervaring.
- Je bent in het bezig van een rijbewijs B.
- Je voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden voor de functie:
- Je vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passende gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat niet ouder mag zijn dan drie maanden.
- Je geniet de burgerlijke en politieke rechten.
- Je bent medisch geschikt voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk.
- Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis bij openbare besturen, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.
Aanbod
- Een contractuele voltijdse functie van onbepaalde duur in de graad van deskundige en met bezoldiging in de weddeschaal B1 – B3 volgens toegekende anciënniteit. Aan de huidige index (juni 2024) bedraagt de maandelijkse brutowedde in de weddeschaal B1 min. € 2.999,68 en max € 4.048,69.
- Een eindejaarspremie, vakantiegeld, maaltijdcheques (€ 8 bruto), pensioenverzekering (min 5%) en hospitalisatieverzekering.
- 35 vakantiedagen.
- Mogelijkheden tot opleiding en zelfontplooiing.
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende